Cloud-basierte ERP-Lösungen (SaaS) haben sich in den letzten Jahren explosionsartig entwickelt, und das Human Capital Management (HCM) bildet dabei keine Ausnahme. Workday ist ein führender Anbieter von Cloud-Anwendungen für das Personal- und Finanzwesen, die es Unternehmen erleichtern, ihre HR-, Personalbeschaffungs- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu verwalten.

Die meisten Unternehmen, die eine Implementierung von Workday in Erwägung ziehen, haben einen der folgenden geschäftlichen Beweggründe:

• Eine Richtlinie zur Konsolidierung mehrerer ERP-Anwendungen (oft über mehrere geografische Standorte hinweg), die HR-, Gehaltsabrechnungs- und andere Prozesse in einer einzigen Anwendung unterstützen.
• Die Notwendigkeit, abteilungsspezifische Anforderungen zu erfüllen, die in der zentralisierten ERP-Lösung nicht abgedeckt sind.

In beiden Szenarien hat Workday das Potenzial, Ihre bestehenden HCM-bezogenen Funktionen zu erweitern und Ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren, aber es kann nicht isoliert funktionieren. Um die Effizienz und die Kosteneinsparungen, die sich mit Workday erzielen lassen, zu maximieren, müssen Sie sich darauf konzentrieren, wie Sie die Anwendung in Ihre bestehenden On-Premise- und Cloud-Systeme integrieren können.

In diesem Blog werde ich einige unserer wichtigsten Erkenntnisse zur Systemintegration aus einer Workday-Implementierung teilen, die wir kürzlich für ein großes australisches Unternehmen abgeschlossen haben.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Workday mit anderen Systemen zu integrieren. Da es sich um ein relativ neues Produkt handelt, ist möglicherweise nicht immer klar, welcher Ansatz am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Es gibt eine Reihe von Fragen und/oder Dilemmas, mit denen Sie zu Beginn Ihrer Implementierung konfrontiert werden könnten, z. B.:

• Workday-Integrationsoptionen gegenüber traditionellen Integrationsanbietern oder einer Kombination aus beidem?
• Punkt-zu-Punkt-Integration gegenüber Best-Practice-Integrationsmethoden?
• Wie können Workday-Integrationen bei einer schrittweisen Einführung von Workday wiederverwendet werden?
• Wie minimiert man die Integrationsrisiken, die mit regelmäßigen Produktreleases und dem Upgrade von Workday und nachgelagerten Systemen verbunden sind?
• Wie minimiert man die langfristige Abhängigkeit von externen Workday-Fachleuten, die die Integrationen unterstützen und verwalten?

Der Schlüssel liegt darin, Ihre spezifische Situation zu bewerten und den Ansatz zu wählen, der am besten mit Ihren kurz- und langfristigen Geschäftszielen übereinstimmt. Einer der häufigsten Fehler, die ich beobachtet habe, ist, dass Unternehmen nur die Integration mit der Workday-Anwendung bewerten, anstatt die Integration aus einer End-to-End-Perspektive zu validieren, die eine Reihe von nachgelagerten Systemen umfasst.

Vermeiden Sie die Punkt-zu-Punkt-Integration

Dies mag offensichtlich erscheinen, da Punkt-zu-Punkt-Integrationen ein seit langem bekanntes Problem sind, das sowohl für das Unternehmen als auch für die IT-Abteilung viele Jahre lang Probleme verursacht hat. Es könnte jedoch verlockend sein, diesen Ansatz für eine schnelle und einfache Implementierung von Workday oder einer anderen SaaS-Lösung zu wählen. Dazu würde ich sagen: „Tun Sie es nicht!“

Sie müssen nur ein wenig Phantasie aufbringen, um sich vorzustellen, welch komplexes Netz von Integrationen Sie schaffen könnten, wenn Sie in Zukunft weitere SaaS-Produkte einsetzen.

Nehmen Sie eine prozessorientierte Sichtweise ein

Workday wird Ihre bestehenden HCM-bezogenen Funktionen erweitern und Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren, aber es ist kein vollständiges ERP-System. Daher ist es wichtig, bei der Integration eine prozessorientierte Sichtweise einzunehmen, um Doppelarbeit zu vermeiden und die Effizienz zu maximieren, die Sie sich von der Einführung versprechen.

Ein paar Beispiele, bei denen eine prozesszentrierte Sichtweise wichtig ist, sind:

• Feststellen, ob ein Hire-Geschäftsprozess direkt in Workday initiiert wird oder ob ein externes Rekrutierungssystem den Prozess durch Integration auslösen muss
• Bestimmen, wie Sie die unternehmensspezifische Duplizierungs Prüfregel während eines integrierten Einstellungs-GP anwenden
• Definieren, was in die Gehaltsabrechnung (oder andere Systeme) integriert werden muss, wenn ein Kündigungs-GP in Workday initiiert wird
• Verstehen der Auswirkungen der Integration auf nachgelagerte Systeme aufgrund der Funktionen Rückgängig machen, Stornieren und Korrigieren in Workday
• Sicherstellen, dass Prozesse und Datenerfassung nicht dupliziert werden, wenn Workday in andere Lohn- und Gehaltsabrechnungs- oder Finanz-ERPs integriert wird

Das Design von Geschäftsprozessen, ergänzt durch Integrationspunkte, sollte typischerweise im Vorfeld erfolgen.

Wählen Sie die richtige Middleware für Ihre Situation

Workday bietet eine eigene Cloud-basierte Integrations-Middleware, die sich gut für den Aufbau von Integrationsteilen eignet, die nahe an der Workday-Domäne liegen. Middleware-Plattformen (vor Ort oder iPaaS) außerhalb von Workday können jedoch eine größere Flexibilität bei der Integration mit mehreren Anwendungen bieten.

Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie sich für eine Middleware-Plattform entscheiden:

• Gibt es in Ihrem Unternehmen eine bestehende Middleware-Plattform und entsprechende Fähigkeiten?
• Wird sich das halbjährliche Workday-Produktupdate auf die von Ihnen erstellten Integrationspunkte auswirken?
• Die Anzahl der Workday-Integrationspunkte wird auf einer externen Middleware-Plattform wahrscheinlich geringer sein, z. B. müsste das gemeinsame Modell der Worker-Daten nur einmal erstellt werden.
• Eine externe Middleware-Plattform bietet möglicherweise mehr Flexibilität und Funktionen für die Integration mit Zielsystemen als Workday-Middleware, z. B. direkte Datenbank, JMS und viele andere Protokolle.
• Traditionelle Middleware-Fähigkeiten sind auf dem Markt leichter zu finden als die Fähigkeiten, die zur Unterstützung der Integration auf Workday-Middleware erforderlich sind.

Nutzen Sie geeignete Integrationstools aus dem Workday Integration Toolkit

Es gibt eine Reihe von Optionen, die als Teil des Workday-Integrations-Frameworks zur Verfügung stehen, und die Wahl der richtigen Option ist entscheidend für langfristigen Support und Wartung. Workday bietet fertige Konnektoren und einen Enterprise Interface Builder (EIB), die für einfache Integrationsszenarien geeignet sind.

Sie erfordern nur sehr wenig Entwicklung, haben aber Einschränkungen bei der Wiederverwendung. Für größere Organisationen mit komplexen Integrationsszenarien können benutzerdefinierte Integrationen mit Workday Studio und Middleware, Message Queues und Workday Web Services erstellt werden.

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