Jedes Unternehmen braucht ein schriftliches Sicherheitsprogramm, ganz gleich, ob es so einfach ist wie ein Plan für Feuerübungen im Büro oder so komplex wie die Kontrolle von Krankheitserregern in einem stark frequentierten Krankenhaus. Als Unternehmensleiter fragen Sie sich vielleicht, ob Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien wirklich schriftlich festhalten müssen, vor allem, wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt.

Für große Unternehmen sind schriftliche Sicherheitsprogramme unverzichtbar, da die Zuständigkeiten klar zugewiesen werden müssen, um Verwirrung zu vermeiden.

Für kleine Unternehmen mit einfachen Abläufen und wenigen Gefahren mag es möglich sein, Richtlinien und Verfahren effektiv mündlich und durch Beispiele zu vermitteln. Arbeitgeber sind jedoch nach dem Gesetz der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) gesetzlich verpflichtet:

• Mit schriftlichen Etiketten und Schildern oder Farbkennzeichnungen die Mitarbeiter vor Gefahren zu warnen.
• Mitarbeitern sicherheits- und gesundheitsrelevante Betriebsverfahren zu vermitteln.
• Mitarbeitern Sicherheitsschulungen in einer Sprache und einem Vokabular anzubieten, das sie verstehen.

Eine Reihe von OSHA-Normen verlangt von Arbeitgebern schriftliche Programme zur Einhaltung der Vorschriften. Das weitreichendste ist das Programm zur Gefahrenkommunikation, das alle Arbeitgeber betrifft, die gefährliche Chemikalien herstellen, lagern oder verwenden.

Es gibt auch schriftliche Programmanforderungen, die für verschiedene Branchen gelten. So müssen beispielsweise Einrichtungen des Gesundheitswesens über schriftliche Pläne zur Kontrolle der Exposition gegenüber blutübertragbaren Krankheitserregern verfügen, um die Arbeitnehmer zu schützen.

Arbeitgeber können das OSHA-Portal „Compliance Assistance Quick Start“ nutzen, um herauszufinden, welche Richtlinienanforderungen für ihr Unternehmen gelten.

Die meisten Gemeinden haben auch ihre eigenen Vorschriften für Sicherheitspläne von Unternehmen für Brände und Unwetter. Der erste Schritt zur Erfüllung all dieser Anforderungen besteht darin, die Sicherheitsrichtlinien schriftlich festzuhalten.

Eine schriftliche Richtlinie kann Ihrem Unternehmen auch helfen, eine Sicherheitskultur zu schaffen. Und eine auf Sicherheit ausgerichtete Kultur kann Ihre Mitarbeiter und Ihre Arbeitgebermarke schützen, während Sie wachsen.

Vorteile schriftlicher Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien

Selbst wenn es keine eindeutige gesetzliche Vorschrift für einen schriftlichen Sicherheitsplan gibt, kann das Vorhandensein eines solchen Plans Ihrem Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung der Vorschriften helfen.

Das Hauptziel besteht darin, Verletzungen, Krankheiten oder Todesfälle am Arbeitsplatz zu verhindern, die Ihren Mitarbeitern, ihren Familien und Ihrem Unternehmen Schaden zufügen und finanzielle Nachteile verursachen würden. Ein Plan, auf den man sich leicht beziehen kann, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit befolgt.

Die schriftliche Fixierung Ihres Plans kann auch dazu beitragen, die Kosten für die Arbeitnehmerentschädigungsprämien zu senken. Denn wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein schriftliches Sicherheitsprogramm an die Hand geben, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich bei ihrer Arbeit an bewährte Sicherheitspraktiken und spezielle Schulungen erinnern.

Ein schriftlicher Sicherheitsplan kann die Mitarbeiter auch in die Erreichung und Einhaltung der Sicherheitsziele Ihres Unternehmens einbinden. Wenn Sie eine Kultur der Sicherheit und der Einhaltung von Vorschriften aufbauen, können Sie nicht nur Arbeitsausfälle und Versicherungsansprüche einsparen, sondern auch die Produktivität steigern, weil weniger Zeit für die Lösung sicherheitsrelevanter Probleme aufgewendet werden muss.

Folgen eines unzureichenden Sicherheitsprogramms

Da die OSHA und viele andere Behörden Sicherheitsinspektionen nur als Reaktion auf einen Vorfall durchführen, kann es für ein Unternehmen leicht sein, sich über die Sicherheitsrichtlinien zu ärgern. Wenn es jedoch zu einer Verletzung oder einem Unfall kommt, der Inspektoren vor Ort bringt, kann die OSHA das gesamte Sicherheitsprogramm des Unternehmens unter die Lupe nehmen, nicht nur den ersten Vorfall.

In solchen Fällen ist es wichtig, eine schriftliche Sicherheitsrichtlinie zu haben, um den Ermittlern zu zeigen, dass Ihr Unternehmen die Sicherheit der Arbeitnehmer ernst nimmt. Wenn die OSHA vor Ort Untersuchungen durchführt und feststellt, dass nichts vorhanden ist, sind Vorladungen und teure Geldstrafen wahrscheinlicher.

Es ist erwähnenswert, dass die neuen Höchststrafen, die die OSHA verhängen kann, folgende sind:

• $13.494 pro schwerwiegenden, nicht schwerwiegenden oder Verstoß gegen die Entsendevorschriften
• $13.494 pro Tag, wenn Probleme nach Ablauf der von der OSHA gesetzten Frist nicht behoben werden
• $134.937 pro vorsätzlichen oder wiederholten Verstoß

Best Practices für den Aufbau eines Programms zur Sicherheit am Arbeitsplatz

Wie können Sie den Sicherheitsplan Ihres Unternehmens erstellen oder aktualisieren? Die OSHA empfiehlt Arbeitgebern, sich auf sieben Kernelemente zu konzentrieren:

Führung durch das Management

Um wirksam zu sein, müssen schriftliche Sicherheitsprogramme von der Geschäftsleitung unterstützt werden.

Ein von oben nach unten gerichteter Ansatz hilft, den Ton und den Weg für die Weitergabe der Sicherheitsrichtlinien vorzugeben, von der Führung zum Management und dann zu den Mitarbeitern. So wie die Kultur an der Spitze beginnt, so beginnt auch das Engagement für die Sicherheit.

Beteiligung der Mitarbeiter

Sicherheitsinformationen sollten auch in Ihrem Unternehmen nach oben fließen.

Mitarbeiter können Beobachtungen und Bedenken aus erster Hand haben, die in den schriftlichen Sicherheitsplan einfließen müssen. Es ist daher ratsam, einen klaren Weg für den Austausch dieser Informationen mit Managern und Führungskräften zu schaffen.

Die Erkenntnisse der Mitarbeiter können beim dritten Kernelement eines guten Sicherheitsplans helfen: der Ermittlung von Gefahren.

Gefahrenermittlung und -bewertung

Jeder Arbeitsplatz braucht einen grundlegenden Sicherheitsplan, in dem die Notausgänge und das Verhalten bei einem Wetter- oder öffentlichen Sicherheitsnotfall festgelegt sind. Aber um über die Grundlagen hinauszugehen, muss jedes Unternehmen eine Bestandsaufnahme seines eigenen Gefahren- und Risikoprofils vornehmen. Das beginnt mit einer Gefährdungsanalyse am Arbeitsplatz (JHA), d. h. einer Bewertung des Geschäftsbetriebs und der damit verbundenen Risiken.

Eine chemische Reinigung, die mit Heizelementen und Chemikalien arbeitet, weist beispielsweise ganz andere Gefahren und Risiken auf als eine Kindertagesstätte, in der Spielgeräte, der Umgang mit Lebensmitteln und die Sicherheit des Geländes die wichtigsten Sicherheitsaspekte sind.

Eine Begehung Ihres Standorts, einschließlich der Lager- und Außenbereiche, und der Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter ausführen, kann Ihnen dabei helfen, eine Liste potenzieller Gefahren zu erstellen, die Ihr Plan abdecken sollte.

Wenn Ihr Unternehmen mehr als einen Standort hat, müssen Sie für jeden einzelnen einen individuellen Sicherheitsplan erstellen. Ein Transportunternehmen beispielsweise, das an einem Standort Gabelstapler einsetzt, an anderen aber nicht, benötigt ein Sicherheitsprogramm für Gabelstapler, zumindest für diesen Standort.

Gefahrenverhütung und -kontrolle

Die Ermittlung der Gefahren ist der erste Schritt. Der nächste Schritt ist die Entwicklung von Verfahren und Richtlinien zur Verhütung von Verletzungen und Krankheiten aufgrund dieser Gefahren.

So würde eine grundlegende Richtlinie zur Gefahrenverhütung für ein Unternehmen, das nur an einem seiner Standorte Gabelstapler einsetzt, darin bestehen, dass nur Mitarbeiter, die in der Bedienung und Sicherheit von Gabelstaplern geschult wurden, das Gerät benutzen dürfen, selbst wenn Sie unterbesetzt sind und Leute von anderen Standorten zur Hilfe kommen.

Eine Kindertagesstätte hingegen könnte über schlüsseltastaturgesteuerte Eingangstüren und eine strenge schriftliche Richtlinie verfügen, die es verbietet, unerwartete Besucher einzulassen. Und in einer chemischen Reinigung gibt es Regeln für den sicheren Umgang mit den verwendeten Chemikalien sowie Sicherheitsdatenblätter für jede Chemikalie.

Schulung und Kontrolle

Wenn Sie Ihre Gefahren ermittelt und Präventions- und Kontrollverfahren für jede Gefahr entwickelt haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Mitarbeiter in Ihrem Sicherheitsplan zu schulen. Der von Ihnen festgelegte Zeitplan hängt von der Höhe des Risikos und der fortlaufenden Schulung ab, die erforderlich sind, um die Gefahren zu beherrschen, die Vorschriften einzuhalten und die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Einigen Unternehmen genügen jährliche Schulungen, während andere monatliche Schulungen benötigen, damit sich die Mitarbeiter auf die Vermeidung von Gefahren konzentrieren können.

Programmbewertung und -verbesserung

So wie Ihre Mitarbeiter regelmäßig geschult werden müssen, um die Sicherheit im Auge zu behalten, muss auch Ihr Sicherheitsprogramm regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Es empfiehlt sich, Ihre Richtlinien mindestens einmal im Jahr zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie alle aktuellen Gefahren abdecken.

Zwischen den jährlichen Überprüfungen sollten Sie Ihre schriftlichen Richtlinien immer dann überprüfen, wenn sich Ihre Arbeitsabläufe ändern, z. B.:

• Verwendung neuer Chemikalien vor Ort
• Einführung neuer Maschinen
• Einführung neuer Verfahren
• Arbeiten mit neuen Materialien

Ein letztes Kernelement, das Ihr Sicherheitsplan braucht, ist die Kommunikation mit externen Mitarbeitern, Vertragsarbeitern und Zeitarbeitern.

Kommunikation mit Leih- und Zeitarbeitnehmern

Die Mitarbeiter vor Ort müssen unbedingt über Sicherheitsfragen auf dem Laufenden gehalten werden. Wenn Sie Mitarbeiter an entfernten Standorten, Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, oder Zeit- und Leiharbeiter beschäftigen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Programm auch sie einbezieht.

Das bedeutet, dass Sie diese Mitarbeiter über Schulungen und Aktualisierungen auf dem Laufenden halten. Es kann auch bedeuten, dass Sie bewährte Sicherheitsverfahren für Mitarbeiter auf Reisen und bei der Arbeit aus der Ferne festlegen.

Ressourcen für die Erstellung eines hervorragenden Arbeitssicherheitsprogramms

Das Vor-Ort-Beratungsprogramm der OSHA bietet KMUs, die ihre Sicherheitsrichtlinien einführen oder verbessern möchten, kostenlose Beratung. Sie können auch mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO) zusammenarbeiten, um ein maßgeschneidertes Sicherheitsprogramm für Ihr Unternehmen zu entwickeln, von grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren für Büros bis hin zu einem detaillierten Programm für mehrere Standorte für größere Unternehmen. Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, kann zusätzlicher Input Ihnen helfen, ein Sicherheitsprogramm zu entwickeln, das Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen schützt.

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