936 Zahlungen

936.1 Zahlungsbeschränkungen

936.11 Jährliche Gesamtzahlungen

Die Gesamtzahlungen für einen Angestellten während eines Zulagenjahres dürfen die vorgeschriebene Höchstzulage nicht überschreiten, außer wie in 935.25.

936.12 Unzureichende Mittel für Ansprüche

Für einen Einkauf, der die jährliche Zulage eines Angestellten übersteigt, wird keine Zahlung geleistet. Die Beschäftigten müssen besonders darauf achten, dass die Waren nicht vor ihrem Jahrestag in Rechnung gestellt werden, wenn der Freibetrag für das laufende Jahr bereits ausgeschöpft ist.

936.13 Damit zusammenhängende Ausgaben

Für Ausgaben, die mit dem Kauf von gebrauchten Uniformteilen verbunden sind, sowie für Reinigung, Reparaturen oder Änderungen (mit Ausnahme von Änderungen, die zum Zeitpunkt des Kaufs vorgenommen werden, um die richtige Passform zu gewährleisten), wird keine Zahlung verlangt oder geleistet.

936.14 Nicht spezifizierte Artikel

Alle Zweige des Dienstes haben spezifische detaillierte Spezifikationen für den Stil und die Farbe ihrer jeweiligen Uniformen. Detaillierte Spezifikationen und Stile sind sowohl für männliche als auch für weibliche einheitliche Kleidungsstücke in jeder spezifischen Beschäftigungskategorie vorgeschrieben. Für Kleidungsstücke, die nicht den detaillierten Spezifikationen und Stilen für Männer und Frauen für die Beschäftigungskategorie des Mitarbeiters entsprechen, wird weder eine Zahlung gefordert noch geleistet.

936.15 Einkäufe, die den Freibetrag überschreiten

Jeder Mitarbeiter ist gegenüber dem zugelassenen Verkäufer für alle Einkäufe, die seinen Freibetrag für Uniformen überschreiten, persönlich verantwortlich. In Fällen, in denen Angestellte mehr einkaufen, als ihnen zusteht, wird die Rechnung des zugelassenen Verkäufers unabhängig vom Betrag bearbeitet (auch wenn die Aufzeichnungen einen Nullsaldo im Taschengeld des Angestellten ausweisen). Das St. Louis ASC zahlt nur den Höchstbetrag, der auf dem Konto des Mitarbeiters verbleibt, und teilt dem Verkäufer mit, warum der Restbetrag nicht bezahlt wurde.

936.2 Zahlung für den Kauf von Uniformen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters

Die Zahlung an den Verkäufer ist nicht zulässig, wenn die folgenden Bedingungen vorliegen:

1. Der Mitarbeiter scheidet aus irgendeinem Grund, einschließlich der Pensionierung, innerhalb von 30 Tagen nach dem Kauf von Uniformteilen aus, die nicht als unverwechselbare Uniformteile erkennbar sind, wenn sie nicht zusammen mit den grundlegenden Oberteilen der Uniform getragen werden. In diesen Fällen sind sowohl der Mitarbeiter als auch der betreffende Verkäufer zu benachrichtigen. Senden Sie die Rechnung an den Verkäufer zurück (siehe 936.32). Zu den nicht unterscheidbaren Artikeln gehören Schuhe, Handschuhe, Gummis, Galoschen, Überstiefel, Schläuche, Gesichtsmasken, Tropenhelme und Gürtel.
2. Wenn es Beweise dafür gibt, dass der Angestellte vor dem Kauf die Absicht bekundet hat, aus dem Uniformierungsprogramm aus irgendeinem Grund auszuscheiden, einschließlich Ruhestand, unfreiwillige Trennung oder Angebot einer Aufgabe, die nicht dieselbe Uniformierungskategorie erfordert, bearbeiten Sie die Rechnung nicht zur Zahlung. Nachdem Sie eine Kopie der Rechnung mit den entsprechenden Anmerkungen in die Uniformakte des Mitarbeiters gelegt haben, senden Sie die Rechnung an den Verkäufer zurück und teilen ihm mit, warum sie nicht eingelöst wird.

936.3 Genehmigung durch den Leiter der Einrichtung

936.31 Überprüfung der Käufe

Der Leiter der Einrichtung kann den Mitarbeiter auffordern, die Uniformkäufe innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Erhalt der Uniform zur Überprüfung vorzulegen. Ein Angestellter, der dieser Aufforderung nicht nachkommen kann, weil er sich in einem genehmigten Urlaubsstatus befindet, kann die gekauften Artikel bei seiner Rückkehr in den Arbeitsstatus zur Kontrolle vorlegen. Alle Kleidungsstücke müssen mit dem vom Qualitätskontrollbüro des Postdienstes ausgestellten Etikett versehen sein, mit Ausnahme der in 936.32 genannten Fälle. Bei der Genehmigung des Kaufs übermäßiger Mengen von Einzelstücken wie Schuhen, Handschuhen, Socken und anderen zivilen Gegenständen wird Ermessen ausgeübt.

936.32 Käufe, die nicht den Vorschriften entsprechen

Wenn die gesamte oder ein Teil der in 936.31 vorgelegten Ware nicht akzeptabel ist, weil sie nicht den geltenden Postvorschriften entspricht, schickt der für die Überprüfung der Lieferantenrechnungen zuständige Mitarbeiter (siehe 936.53) die Rechnung an den Lieferanten zurück und gibt an, warum sie nicht akzeptabel war. Der Mitarbeiter behält die unzulässige Ware, trägt sie aber nicht und wartet auf Anweisungen des Verkäufers.

936.33 Ablehnung von Zahlungen

Die Bezirksbuchhaltung kann die Zahlung für überteuerte Artikel, für Artikel, die für die örtlichen klimatischen Bedingungen nicht benötigt werden, und für übermäßige Mengen von Artikeln ziviler Art ablehnen.

936.34 Verantwortung des Mitarbeiters für Überschüsse

Der Leiter der Einrichtung weist alle Mitarbeiter darauf hin, dass sie für den Kauf von Uniformen, die über ihre derzeitigen Zuschüsse hinausgehen, selbst verantwortlich sind.

936.35 Mitteilung der Verantwortung

Obwohl die Post nicht für Käufe verantwortlich ist, die über die Uniformzulage eines Mitarbeiters hinausgehen, weist sie die Mitarbeiter schriftlich auf ihre Verantwortung hin, die Zahlung zu leisten, wenn sie über Zahlungsrückstände informiert werden.

936.4 Ausscheidende Mitarbeiter

936.41 Bedingungen für Nichtzahlung

Rechnungen, die vor dem Ausscheidungsdatum eines Mitarbeiters datiert sind und zur Zahlung eingereicht werden, werden zur Zahlung bearbeitet. Sie werden jedoch nicht bezahlt, wenn eine der folgenden Bedingungen vorliegt:

1. Wenn Käufe von Uniformartikeln, die nicht als unverwechselbare Uniformartikel erkennbar sind, innerhalb von 30 Tagen vor der Trennung getätigt wurden (siehe 936.2a).
2. Wenn es Beweise dafür gibt, dass der Arbeitnehmer vor dem Kauf seine Absicht bekundet hat, sich aus irgendeinem Grund, einschließlich der Pensionierung, zu trennen (siehe 936.2b).

936.42 Hinzufügung zu Formular 337

Postmeister und Einrichtungsleiter fügen „Uniform Allowance Invoices Submitted“ auf PS Form 337, Clearance Record for Separated Employee, als Eintragungsposition hinzu.

936.43 Einreichung von Rechnungen durch den Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter, der den Postdienst verlässt, auscheckt, fragt der Postmeister oder ein anderer benannter Mitarbeiter den ausscheidenden Mitarbeiter, ob in den letzten 30 Tagen Uniformkäufe getätigt wurden. Wenn die Antwort negativ ausfällt, ist dieser Punkt auf die gleiche Weise auszufüllen wie die anderen Punkte auf dem Abmeldeformular. Wenn die Antwort positiv ist, setzen Sie sich mit der Buchhaltung des Bezirks in Verbindung und informieren Sie den Mitarbeiter entsprechend.

936.5 Zahlung an lizenzierte Verkäufer

936.51 Direkte Zahlung

Die Zahlung erfolgt direkt an lizenzierte Verkäufer.

936.52 Erstattung an Mitarbeiter

Mitarbeiter erhalten keine Erstattung für den Kauf von Uniformen, mit Ausnahme von Mützen (siehe 932.21) und wie in 936.6 und 938.4 vorgesehen.

936.53 Prüfung der Rechnung

Das Büro des Uniform-Programms kann von den Uniform-Verkäufern eine Dokumentation verlangen, um sicherzustellen, dass die Käufe unter allen Umständen angemessen sind und den Postvorschriften entsprechen.

936.54 Kaufnachweis

Der Verkäufer muss detaillierte Verkaufsaufzeichnungen der einzelnen Transaktionen aufbewahren, die den Namen des Mitarbeiters, das Kaufdatum und eine Beschreibung der Artikel in der Transaktion – einschließlich Größe, Farbe und Stückpreis – enthalten. Diese Aufzeichnungen müssen für Prüfungszwecke mindestens 3 Jahre nach dem Kaufdatum aufbewahrt werden.

936.6 Einkaufsverfahren für das Krankenpflegeprogramm

936.61 Anspruchsberechtigung

Vollzeit- und Teilzeitkrankenschwestern und -pfleger, die ihre Probezeit abgeschlossen haben, erhalten nach ihrem Jahrestag der Uniformierung eine Uniform-Erstattungskarte. Teilzeitbeschäftigte Krankenschwestern und -pfleger, die in den 12 Monaten unmittelbar vor ihrem Jahrestag nicht mindestens 1.560 Stunden gearbeitet haben, haben keinen Anspruch auf Erstattung der Uniform.

936.62 Verfahren

936.621 Standard

Krankenschwestern und -pfleger können Uniformen von lizenzierten Uniformhändlern der Post kaufen. Die Zahlung an den Verkäufer erfolgt auf die gleiche Weise wie für andere Angestellte, die Anspruch auf Uniformzulagen haben.

936.622 Fakultativ

Krankenschwestern, die Schwierigkeiten haben, einen von der Post lizenzierten Uniformverkäufer zu finden, der Uniformen für Krankenschwestern anbietet, können ihre Uniformen von einer beliebigen vertrauenswürdigen Quelle auf folgende Weise erwerben:

1. Krankenschwestern müssen dem Personalleiter des Distrikts aufgeschlüsselte Rechnungen zur Überprüfung vorlegen, um sicherzustellen, dass die Artikel für eine Erstattung gemäß Artikel 26 der nationalen Vereinbarung zugelassen sind. Die Rechnungen müssen die folgenden Informationen enthalten:
1. Name des Mitarbeiters.
2. Name der Firma, bei der der Kauf getätigt wurde.
3. Datum des Kaufs.
4. Identifikationsnummer des Mitarbeiters.
5. Eine detaillierte Beschreibung der gekauften Artikel, einschließlich Größe und Farbe.
6. Eine Erklärung des Mitarbeiters, in der er bestätigt, dass die aufgelisteten Artikel tatsächlich gekauft wurden, sowie eine Erklärung, warum der Kauf nicht bei einem lizenzierten Uniformhändler getätigt werden konnte.
2. Der Personalleiter des Distrikts muss die genehmigte Einzelrechnung der Krankenschwester an die St. Louis Accounting Services zur Bearbeitung weiterleiten. Der Betrag des genehmigten Kaufs wird von der verfügbaren Zulage des Mitarbeiters abgezogen.