Människor ingår avtal av olika skäl, t.ex. för att köpa, sälja eller tillhandahålla tjänster. Avtal innehåller relevanta överenskommelser som båda parter ska uppfylla. Det finns dock fall där en av de avtalsslutande parterna hamnar i rättsliga tvister på grund av en väsentlig faktor som har tagits för given: notariellt godkännande. Har notarius publicus någon betydelse för avtalet? Även om enbart undertecknandet av ett avtal binder en person till ett avtal, räcker ett avtal som bär de avtalsslutande parternas underskrift kanske inte till trots att det finns inslag av samtycke.

Betydelsen av notarius publicus

Notarius publicus har en rättslig inverkan på kontraktet eftersom det omvandlar en privat handling till ett offentligt instrument. Överenskommelser om kontraktet är verkställbara när dokumentet är notariserat eftersom det är ett starkt bevis på dokumentets äkthet. Grundläggande krav måste dock också iakttas vid notariering av dokument. Dokumentet blir också godtagbart i domstol som ett materiellt bevis när det är notariellt bestyrkt. Notariellt godkännande förhindrar också bedrägerier bland juridiska dokument och kontrakt. De dokument som ofta kräver notariellt godkännande är fullmakter, medicinska dokument, edsvurna uttalanden, affidavits, handlingar, testamenten och trusts.
Det anges i avsnitt 1 i Public Act No. 2103, känd som Notarial Law, att: ””Ett instrument eller dokument ska anses vara autentiskt om erkännandet görs inför en notarie eller en tjänsteman som är vederbörligen bemyndigad enligt landets lagstiftning att ta emot erkännanden av instrument eller dokument på den plats där handlingen utförs. Notarius publicus eller den tjänsteman som tar emot erkännandet ska intyga att den person som erkänner instrumentet eller handlingen är känd av honom och att han är samma person som utförde det och erkände att det är hans fria handling. Intyget ska göras under hans officiella sigill, om han enligt lag är skyldig att hålla ett sigill, och om så inte är fallet ska det framgå av hans intyg.”

Processen

1. Den osignerade handlingen ska föras till notarien. Det är viktigt att notera att dokumentet inte får undertecknas i förväg eftersom notarius publicus inte tar emot undertecknade dokument utan deras närvaro. Korrekt legitimation måste säkras för att notarius publicus ska kunna verifiera din identitet. Identitetsbevis inkluderar TIN, NBI Clearance och SSS ID.
2. Efter att ha verifierat din identitet kommer notarien också att kontrollera dina dokument. Det finns fall då notarius publicus förbereder dokument som du ska underteckna. Detta steg krävs vanligtvis när det gäller affidavits.
3. När identifiering och dokument är klara ombeds du att underteckna dokumentet. Du kommer också att observeras om du skriver under tvång eller om en annan person tvingar dig att skriva under dokumentet mot din vilja.
4. Du bör också ha ett trovärdigt vittne som är personligen känt av antingen den person som skriver under dokumentet eller notarien.
5. Transaktionen kommer att registreras i notariejournalen. I journalen kommer datum, plats och andra viktiga uppgifter om transaktionen att framgå.
6. Om kraven och processen har uppfyllts kommer notarien att stämpla dokumentet med ett officiellt offentligt sigill eller en stämpel för att bevisa att ditt dokument är notariellt bestyrkt. Betalningen för notarius publicus varierar från plats till plats.