Každá organizace potřebuje písemný bezpečnostní program, ať už je tak jednoduchý jako požární cvičný plán v kanceláři nebo tak složitý jako kontrola patogenů v rušné nemocnici. Jako vedoucí podniku si možná kladete otázku, zda skutečně potřebujete písemně zpracovat bezpečnostní zásady, zejména pokud je vaše organizace malá.

Pro velké podniky jsou písemné bezpečnostní programy nezbytné, protože je třeba jasně rozdělit odpovědnost, aby nedocházelo k nedorozuměním.

Pro malé podniky s jednoduchým provozem a malým počtem nebezpečí se může zdát, že je možné efektivně sdělovat zásady a postupy ústně a příkladem. Zaměstnavatelé však mají podle zákonů souvisejících s Úřadem pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci (OSHA) právní povinnost:

• Používat písemné štítky a značky nebo barevné značení k upozornění zaměstnanců na nebezpečí.
• Sdělit zaměstnancům provozní postupy související s bezpečností a ochranou zdraví.
• Poskytnout zaměstnancům školení o bezpečnosti v jazyce a slovníku, kterému rozumí.

Řada norem OSHA vyžaduje, aby zaměstnavatelé měli písemné programy shody. Nejrozsáhlejší je program komunikace o nebezpečí, který se týká všech zaměstnavatelů, kteří vyrábějí, skladují nebo používají nebezpečné chemické látky.

Existují také písemné požadavky na programy specifické pro různá odvětví. Například zdravotnická zařízení musí mít písemné plány kontroly expozice patogenům přenášeným krví, které chrání zaměstnance.

Zaměstnavatelé mohou využít portál OSHA Compliance Assistance Quick Start a zjistit, které požadavky na pravidla se vztahují na jejich podniky.

Většina obcí má také vlastní pravidla týkající se bezpečnostních plánů podniků pro případ požárů a nepříznivého počasí. Prvním krokem ke splnění všech těchto požadavků je písemné zpracování bezpečnostních zásad.

Písemné zásady mohou vašemu podniku také pomoci vytvořit kulturu bezpečnosti. A kultura zaměřená na bezpečnost může chránit vaše zaměstnance i značku zaměstnavatele při vašem růstu.

Přínosy písemných zásad bezpečnosti a ochrany zdraví při práci

I když neexistuje žádný jasný regulační požadavek na písemný bezpečnostní plán, jeho existence může být pro váš podnik přínosem i v jiných ohledech, než je dodržování předpisů.

Vždyť hlavním cílem je zabránit úrazům, nemocem nebo úmrtím na pracovišti, které by způsobily škodu a finanční potíže vašim pracovníkům, jejich rodinám i vaší organizaci. Plán, na který se lze snadno odvolat, je pravděpodobnější, že bude dodržován.

Podání plánu v písemné podobě může také pomoci snížit náklady spojené s pojistným na odškodnění pracovníků. Je to proto, že když máte bezpečnostní program v písemné podobě, kterým se mohou zaměstnanci řídit, je pravděpodobnější, že si zaměstnanci při práci zapamatují osvědčené bezpečnostní postupy a konkrétní školení.

Písemný bezpečnostní plán může také zapojit pracovníky do dosahování a udržování bezpečnostních cílů vaší organizace. Když vybudujete kulturu bezpečnosti a dodržování předpisů, můžete nejen ušetřit na ztrátě pracovního času a pojistných událostech, ale můžete také zaznamenat zvýšení produktivity, protože řešení problémů souvisejících s bezpečností bude věnováno méně času.

Důsledky nedostatečného bezpečnostního programu

Protože úřad OSHA a mnoho dalších řídicích orgánů provádí bezpečnostní kontroly pouze v reakci na nehodu, může se snadno stát, že podnik na bezpečnostní politiku zanevře. Když však dojde k úrazu nebo nehodě, která přivede inspektory na místo, může se úřad OSHA zabývat celým bezpečnostním programem organizace, nejen počátečním incidentem.

V těchto případech je důležité mít písemné bezpečnostní zásady, abyste vyšetřovatelům prokázali, že váš podnik bere bezpečnost zaměstnanců vážně. Právě když úřad OSHA přijde na místo vyšetřování a zjistí, že na místě nic není, je pravděpodobnější, že dojde k citacím a nákladným pokutám.

Stojí za zmínku, že nové maximální pokuty, které může OSHA uložit, jsou:

• 13 494 dolarů za závažné, jiné než závažné porušení nebo porušení požadavků na vysílání
• 13 494 dolarů za den za nenapravení problémů po uplynutí lhůty stanovené úřadem OSHA
• 134 937 dolarů za úmyslné nebo opakované porušení

Nejlepší postupy při vytváření programu bezpečnosti práce

Jak můžete vytvořit nebo aktualizovat bezpečnostní plán vaší organizace? OSHA doporučuje, aby se zaměstnavatelé zaměřili na sedm základních prvků:

Vedení managementu

K tomu, aby byly písemné bezpečnostní programy účinné, potřebují podporu vedení.

Přístup shora dolů pomáhá udávat tón a cestu sdílení vašich bezpečnostních zásad od vedení k managementu a poté k zaměstnancům. Stejně jako kultura začíná nahoře, začíná i závazek k bezpečnosti.

Účast pracovníků

I ve vaší organizaci by měly informace o bezpečnosti proudit směrem nahoru.

Zaměstnanci mohou mít postřehy a obavy z první ruky, které musí být součástí vašeho písemného plánu bezpečnosti, proto je rozumné stanovit jasnou cestu pro sdílení těchto informací s manažery a vedením.

Postřehy zaměstnanců mohou pomoci s třetím základním prvkem dobrého bezpečnostního plánu: identifikací nebezpečí.

Identifikace a posouzení nebezpečí

Každé pracoviště potřebuje základní bezpečnostní plán, který popisuje požární východy a postup v případě mimořádné události způsobené počasím nebo veřejnou bezpečností. Aby se však každý podnik mohl posunout dále než k základům, musí zhodnotit svůj vlastní profil nebezpečí a rizik. To začíná analýzou pracovních rizik (JHA), což je vyhodnocení vašich podnikatelských činností a všech rizik, která jsou s nimi spojena.

Například čistírna, která pracuje s topnými tělesy a chemikáliemi, bude mít zcela jiný soubor nebezpečí a rizik než školka, kde jsou klíčovými bezpečnostními otázkami hrací zařízení, manipulace s potravinami a zabezpečení pracoviště.

Procházka vaším pracovištěm, včetně skladovacích prostor a venkovních ploch, a procházení úkolů, které vaši zaměstnanci vykonávají, vám může pomoci sestavit seznam potenciálních nebezpečí, která by měl váš plán zahrnovat.

Pokud má vaše firma více než jedno pracoviště, budete muset vypracovat bezpečnostní plán na míru pro každé z nich. Například dopravní společnost, která má na jednom místě vysokozdvižné vozíky a na jiných ne, bude potřebovat bezpečnostní program pro vysokozdvižné vozíky alespoň pro toto místo.

Prevence a kontrola nebezpečí

Identifikace nebezpečí je prvním krokem. Dalším krokem je vypracování postupů a zásad pro prevenci úrazů a nemocí způsobených těmito nebezpečími.

Pro podnik, který provozuje vysokozdvižné vozíky pouze na jednom ze svých pracovišť, by tedy základní zásady prevence nebezpečí spočívaly v tom, že zařízení mohou používat pouze pracovníci, kteří byli proškoleni v obsluze a bezpečnosti vysokozdvižných vozíků, a to i v případě, že máte nedostatek pracovníků a na výpomoc přišli lidé z jiných pracovišť.

Na druhou stranu školka může mít vstupní dveře ovládané klávesnicí a přísné písemné zásady, že se nesmí zvonit u nečekaných návštěvníků. A čistírna bude mít pravidla, jak bezpečně zacházet s chemickými látkami, které používá, a také bezpečnostní listy (MSDS) ke každé chemické látce.

Vzdělávání a kontrola

Když jste identifikovali svá nebezpečí a pro každé z nich vypracovali preventivní a kontrolní postupy, dalším krokem je proškolení zaměstnanců o vašem bezpečnostním plánu. Harmonogram, který si stanovíte, závisí na míře rizika a průběžném školení, které je nutné k řízení nebezpečí, udržení shody s předpisy a zajištění bezpečnosti vašich zaměstnanců.

Některé organizace mohou potřebovat pouze roční školení, zatímco jiné potřebují měsíční školení, aby se zaměstnanci soustředili na předcházení nebezpečí.

Vyhodnocování a zlepšování programu

Stejně jako vaši zaměstnanci potřebují pravidelné školení, aby měli bezpečnost na paměti, bude váš bezpečnostní program potřebovat pravidelné revize a aktualizace. Dobrým postupem je minimálně jednou ročně provést revizi vašich zásad, abyste se ujistili, že pokrývají všechna aktuální nebezpečí.

Mezi každoročními revizemi je dobré se k písemným zásadám vrátit vždy, když se změní vaše činnosti, včetně:

• Používání nových chemických látek na pracovišti
• Přidání nových strojů
• Zavedení nových procesů
• Práce s novými materiály

Je tu ještě jeden základní prvek, který váš bezpečnostní plán potřebuje: komunikace s pracovníky mimo pracoviště, smluvními a dočasnými zaměstnanci.

Komunikace se smluvními a dočasnými pracovníky

Udržování aktuálních informací o bezpečnosti pro vaše zaměstnance na pracovišti je nutností. Pokud máte vzdálené zaměstnance, zaměstnance, kteří často cestují, nebo dočasné a smluvní pracovníky, ujistěte se, že váš program zahrnuje i je.

To znamená, že tyto pracovníky budete informovat o školeních a aktualizacích. Může to také znamenat nastínění osvědčených bezpečnostních postupů pro pracovníky, kteří jsou na cestách a pracují na dálku.

Zdroje pro vytvoření skvělého programu bezpečnosti pracovníků

Konzultační program agentury OSHA na místě nabízí bezplatné poradenství malým a středním podnikům, které chtějí nastavit nebo zlepšit své bezpečnostní zásady. Můžete také spolupracovat s profesionální organizací zaměstnavatelů (PEO) na vytvoření bezpečnostního programu na míru pro váš podnik, od základních postupů v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví v kanceláři až po podrobný program pro větší podniky s více pracovišti. Bez ohledu na to, jakou cestu zvolíte, vám další vstupy pomohou vytvořit bezpečnostní program, který ochrání vaše zaměstnance i vaši firmu.

Chcete získat další tipy, jak zajistit, aby vaše firma fungovala chytřeji? Stáhněte si naši bezplatnou e-knihu:

Vyloučení odpovědnosti: Informace uvedené v tomto blogu mají pouze informativní a ilustrační charakter. Insperity neposkytuje právní poradenství a žádné informace zde obsažené za něj nelze považovat.