Dne 1. dubna 2011, osm dní před datem účinnosti zákona o prevenci krádeží mezd v New Yorku (WTPA), vydalo Ministerstvo práce státu New York (NYDOL) dlouho očekávané formuláře, které mohou zaměstnavatelé použít ke splnění rozšířených požadavků na oznámení, jež se vztahují na všechny soukromé zaměstnavatele v New Yorku. Podle zákona WTPA musí zaměstnavatelé oznamovat všem nově přijatým zaměstnancům a musí každoročně oznamovat všem stávajícím zaměstnancům následující informace:

• Sazba nebo sazby mzdy zaměstnance;
• Sazba mzdy za práci přesčas, pokud zaměstnanec podléhá předpisům o práci přesčas;
• Základ výplaty mzdy (za hodinu, směnu nebo týden, kusová sazba, provize atd.);
• Všechny příplatky, které zaměstnavatel hodlá uplatňovat jako součást minimální mzdy, včetně spropitného, příspěvků na stravování a ubytování;
• Pravidelný výplatní den;
• Název zaměstnavatele a všechny názvy, pod kterými zaměstnavatel podniká (DBA);
• Fyzická adresa hlavní kanceláře nebo hlavního místa podnikání zaměstnavatele, a pokud se liší, poštovní adresa zaměstnavatele; a
• Telefonní číslo zaměstnavatele.

Po poskytnutí tohoto oznámení musí zaměstnavatel nechat zaměstnance podepsat prohlášení, že písemné oznámení obdržel. Zaměstnavatelé musí rovněž poskytnout kopii potvrzení svým zaměstnancům a uchovávat potvrzení po dobu nejméně šesti let. Zákon WTPA rovněž vyžaduje písemné oznámení jakýchkoli změn v informacích požadovaných zákonem, a to nejméně sedm kalendářních dnů před okamžikem těchto změn, pokud se tyto změny nepromítnou do mzdových výkazů zaměstnanců. (1)

Úřad NYDOL připravil šest různých formulářů určených k řešení rozdílných požadavků na vyplácení mezd, které se vztahují na zaměstnance s hodinovou sazbou (formulář LS 54), zaměstnance s více hodinovými sazbami (formulář LS 55), zaměstnance odměňované týdenní sazbou nebo mzdou za pevný počet hodin (formulář LS 56), zaměstnance odměňované mzdou za různý počet hodin, denní sazbou, kusovou sazbou, paušální sazbou nebo jinou nehodinovou mzdou (formulář LS 57), zaměstnance, kteří pobírají převažující mzdu (formulář LS 58), a zaměstnance osvobozené od daně (formulář LS 59).

Těchto šest formulářů vydal NYDOL v angličtině, španělštině, čínštině a korejštině. Na internetových stránkách agentury je uvedeno, že formuláře budou vydány také v polštině, haitské kreolštině a ruštině, ačkoli formuláře v těchto jazycích nebyly na internetových stránkách okamžitě k dispozici. Zaměstnanci, kteří prohlásí, že jejich primárním jazykem je jeden z neanglických jazyků, v nichž NYDOL vydal formulář, musí obdržet písemné oznámení v angličtině a ve svém primárním jazyce. Zaměstnanci, jejichž primárním jazykem je angličtina nebo jiný jazyk než neanglické jazyky vybrané úřadem NYDOL, musí obdržet oznámení pouze v angličtině.

Současně se zveřejněním těchto formulářů vydal úřad NYDOL také soubor 41 často kladených otázek (FAQ), v nichž se úřad zabýval mnoha otázkami, které se objevily od podpisu WTPA guvernérem Patersonem v prosinci loňského roku. Níže zdůrazňujeme to, co považujeme za nejpozoruhodnější informace obsažené v často kladených dotazech:

• Zaměstnavatelé mohou vypracovat vlastní oznámení, pokud tato oznámení obsahují všechny informace požadované zákonem WTPA.
• Roční oznámení stávajícím zaměstnancům musí být poskytnuta v období od 1. ledna do 1. února každého roku. Pokusy o podání ročního oznámení v jiných obdobích roku nesplní požadavek ročního oznámení.
• Oznámení může být podáno elektronicky, ale zaměstnavatelé musí zajistit systém, ve kterém může pracovník potvrdit přijetí oznámení a vytisknout si jeho kopii.
• S výjimkou zaměstnavatelů v pohostinství se oznámení nevyžaduje, pokud dojde ke zvýšení sazby a nová sazba je uvedena na mzdovém výměru přiloženém k příští výplatě mzdy. Při jakémkoli snížení mzdy však musí být zaměstnanec písemně vyrozuměn před provedením snížení.
• Zaměstnancům vypláceným v rámci prémiového nebo motivačního plánu týdně nebo méně často není třeba zasílat dodatečné oznámení podle WTPA, pokud je zaměstnancům na začátku poskytnut popis plánu nebo je jasně uveden na mzdovém výměru za období, ve kterém je vyplácen.

Zákon WTPA zmocňuje komisaře pro práci, aby mezi požadavky na oznámení zahrnul „další informace, které komisař považuje za podstatné a nezbytné“. Ačkoli komisařka pro práci neoznámila žádný záměr přidat nové kategorie, zdá se, že formuláře vyžadují informace nad rámec výslovného znění WTPA. Každý formulář zejména vyžaduje, aby zaměstnavatelé uvedli, zda jsou výplatní termíny týdenní, dvoutýdenní nebo jiné. Kromě toho formulář použitelný pro zaměstnance, kteří pobírají převažující mzdu (formulář LS 58), vyžaduje, aby zaměstnavatelé kromě zveřejněné převažující sazby pro dané povolání uvedli i příslušné povolání. Zaměstnavatelé, kteří mají v úmyslu připravit vlastní formuláře, by měli zajistit, aby jejich formuláře obsahovaly tyto dodatečné informace.

Při vědomí problémů, které WTPA představuje pro firmy poskytující dočasnou výpomoc, vydal NYDOL samostatně dokument s názvem Guidelines for Notice and Acknowledgment of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms. Uznávaje, že proměnlivé mzdové sazby a výplatní termíny mohou těmto firmám bránit v tom, aby byly schopny poskytnout všechny informace požadované zákonem WTPA v okamžiku přijetí do zaměstnání, NYDOL zmírnil požadavky zákona, které se na tyto firmy vztahují, a umožnil jim oznámit uchazečům a zaměstnancům rozsah hodinových mezd, které budou pravděpodobně vydělávat.

Nakonec, ačkoli mnozí spekulovali, že komisař pro práci bude vyžadovat, aby zaměstnavatelé určili, která výjimka (výjimky) se vztahuje na jejich osvobozené zaměstnance, formulář použitelný pro osvobozené zaměstnance (formulář LS 59) a pokyny NYDOL pro písemné oznámení o mzdových sazbách a pravidelném výplatním termínu jasně uvádějí, že určení konkrétní výjimky (výjimek) je nepovinné.

(1) Ačkoli se nezdá, že by zákon vyžadoval použití úplného oznámení za těchto okolností, a stejně tak se nezdá, že by vyžadoval, aby zaměstnavatelé uchovávali potvrzení zaměstnanců v souvislosti s takovými oznámeními o změnách, NYDOL zaujal stanovisko, že úplná oznámení a potvrzení zaměstnanců jsou vyžadována vždy, když dojde ke změně některého z údajů požadovaných zákonem, které nejsou zohledněny ve mzdových výkazech. Požádali jsme NYDOL o další vysvětlení, ale prozatím doporučujeme, aby zaměstnavatelé poskytovali zaměstnancům úplná oznámení a získávali potvrzení sedm dní předem o všech změnách, které se neodrážejí ve výkazech mezd zaměstnanců.

.