Tento článek prakticky vysvětluje setkání na radnici. Po jeho přečtení pochopíte základy tohoto užitečného nástroje komunikačních dovedností.

Co je to Town Hall Meeting

Town Hall Meeting je odvozen od názvu radnice. Radnice existují proto, aby sloužily všem; od občanů až po úředníky. Přesně o tom je také jednání na radnici. Je to setkání určené všem zaměstnancům organizace, na kterém vedení informuje o politických záležitostech a zaměstnanci mají dostatek příležitostí reagovat, klást otázky a vstupovat do diskuse s manažery.

Úplná transparentnost

Mnozí zaměstnanci se domnívají, že manažeři nevěnují dostatek času vysvětlování organizačních politik a plánů a cílů, které je doprovázejí. Pociťují to jako nedostatek transparentnosti. Tato transparentnost je však důležitá pro zajištění dobře fungujícího podniku. Setkání na radnici k tomu může přispět. Zlepšení transparentnosti ovlivní inovace a zapojení zaměstnanců. Prostřednictvím Town Hall Business Meetings vzniká příležitost k diskusi mezi zaměstnanci a manažery. Jinými slovy se tak vedení stává přístupnějším. Taková setkání lze nabízet čtvrtletně. Zároveň jsou vítaným způsobem, jak se zapojit do diskuse a usilovat o naprostou transparentnost v méně formálním prostředí. Probírat lze širokou škálu témat; čtvrtletní čísla, dosažené milníky, nové plány, témata, která si zaslouží další pozornost, nebo hrozící konkurenci. To je jen několik příkladů.

Místo konání

Zasedání na radnici se mohou konat interně v rámci společnosti. Například v podnikové jídelně. Je také možné uspořádat tato setkání externě, a to rezervací (velké) konferenční místnosti. Alternativou je také možnost komunikovat s různými pobočkami současně pomocí videa, streamingu nebo jiných komunikačních systémů. I zaměstnanci, kteří se nacházejí v jiném časovém pásmu, se pak mohou připojit a reagovat. Kromě toho lze využít i prezentaci v aplikaci PowerPoint, která jasně ukáže body programu a zpřehlední strukturu schůzky.

Dobrou schůzku na radnici by měl nejlépe vést moderátor; jedná se o vedoucího diskuse, který provede krátký úvod, položí otázky a dá účastníkům (v tomto případě zaměstnancům) možnost odpovědět. Jeho úkolem je zapojit veřejnost do diskuse a vést setkání správným směrem. Může jím být manažer nebo externě najatá osoba. Úkolem moderátora je podat krátké shrnutí toho, co bylo řečeno, aby všichni pochopili dané téma.

Závaznost

Cílem setkání na radnici je více než jen prezentace firemních informací. Jde především o podporu dialogu mezi manažery a zaměstnanci, aby se všichni cítili s organizací spjati. Dává zaměstnancům příležitost vyjádřit svůj názor a být součástí společnosti.

Pro zapojení každého zaměstnance se doporučuje uspořádat zvláštní sezení s otázkami&A. K tomu lze využít například takzvanou metodu Round Robin; variantu klasického způsobu brainstormingu. Každý má možnost přispět a všechny nápady jsou stejně důležité. Předtím má každý účastník možnost posvítit si na problém nebo příslušné téma. Každý napíše své návrhy a případné otázky na list papíru. To dává každému možnost dát volný průchod svým myšlenkám a zabraňuje tomu, aby byl někdo přímo ovlivněn nápady ostatních. Každému zaměstnanci se tak dostane plné pozornosti všech vedoucích pracovníků a je dostatek času na kladení otázek a zahrnutí doplňujících otázek. Otázky jsou následně diskutovány během samotné porady.

4 kroky

Porada na radnici může mít různou strukturu. Obvykle dobře funguje níže uvedený postupný plán. Strukturovaná schůzka zaručuje, že se každý cítí být vyslechnut a aktivně zapojen, přičemž hlavním cílem je otevřená komunikace.

Krok 1: zahájení dialogu

Oznamem schůzky na radnici s dostatečným předstihem se o ní dozví každý zaměstnanec. Právě to je záměrem. Setkání je přece nejefektivnější, pokud se ho zúčastní co nejvíce zaměstnanců. Oznámení lze učinit různými způsoby, mimo jiné i prostřednictvím intranetu. Doporučujeme zmínit, že přítomnost a zpětná vazba zaměstnanců je více než vítána, aby schůzka byla úspěšná. Kromě toho mohou být zaměstnanci již během přípravy požádáni, aby přispěli anonymními dotazy a/nebo zpětnou vazbou týkající se činnosti společnosti. Tato anonymita je lákavá a zajistí, že se žádný zaměstnanec nebude zdráhat vyjádřit své skutečné pocity. Jinými slovy, je to základ pro obousměrnou komunikaci.

Krok 2: vytvoření průzkumu

Pomocí (online) průzkumu mohou zaměstnanci vyjádřit své nápady a názory na organizaci jiným způsobem. Tento průzkum je navíc zcela anonymní. Otázky se mohou týkat například fungování oddělení nebo organizace, možných zlepšení, návrhů a dalších témat souvisejících s řízením. I zde je anonymita důležitá pro získání upřímných odpovědí. Zaměstnanci musí mít možnost svobodně odpovídat a nesmí jim bránit skutečnost, že vedoucí pracovníci budou okamžitě znát jejich jméno.

Krok 3: sběr dat

V této fázi jsou shromážděny všechny údaje a otázky z kroků 1 a 2 a jsou začleněny do programu schůzky. Je třeba poznamenat, že je nezbytné, aby všechny otázky a zpětná vazba byly vráceny. V opačném případě se ztrácí důvěryhodnost u zaměstnanců. Otázky, které nelze zodpovědět přímo během pracovního setkání na radnici, lze projednat jindy.

Krok 4: seznam opatření

Po projednání bodů programu se nepochybně objeví různá opatření, která je třeba přijmout. Jejich zařazením do realistického časového plánu dává vedení najevo svůj závazek plnit sliby. To zaměstnance jen povzbudí. Organizace je bude brát vážně, v důsledku čehož budou i nadále aktivně přispívat. Prostřednictvím setkání na radnici dává organizace najevo, že je odhodlaná a ochotná komunikovat se zaměstnanci otevřeně a upřímně.

Předpoklady

Aby bylo setkání na radnici co nejefektivnější, je třeba vzít v úvahu několik důležitých předpokladů. V první řadě je to prezentace v PowerPointu. Pokud omezíte počet slidů a množství textu na jeden slide na minimum, posluchači se nebudou nudit a zaměstnanci budou přesně vědět, o čem se bude diskutovat. Za druhé je dobré udržovat kontakt s publikem. Manažer, který se příliš spoléhá na slajdy, ztratí oční kontakt. Kromě toho se také doporučuje střídat těžší témata s lehčími, aby se vytvořila rovnováha a zaměstnanci zůstali zapojeni.

Zapojením co největšího počtu manažerů do jednání na radnici může společnost vyslat zaměstnancům pozitivní signál. I když někteří z nich nemusí být přímo zapojeni do prezentace, umožňuje to příležitost diskutovat se zaměstnanci zcela otevřeně. Výsledkem je, že k jednání přispěje každý.

Je řada na vás

Co si o tom myslíte? Slyšeli jste někdy o schůzi na radnici? Uznáváte praktické vysvětlení, nebo máte další návrhy? Jaké jsou vaše faktory úspěchu při stimulaci angažovanosti zaměstnanců?

Podělte se o své zkušenosti a poznatky v komentářích níže.

Pokud se vám tento článek líbil, přihlaste se k odběru našeho bezplatného newsletteru, kde najdete nejnovější příspěvky o modelech a metodách. Najdete nás také na Facebooku, LinkedIn, Twitteru a YouTube.

Více informací

1. Hanson, C. M. (2003). Příslib vysoké školy demokracie: Setkání na radnici jako vyučovací metoda. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Taking democracy to scale: Vytvoření schůze městské rady pro jednadvacáté století. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). Prezidentská komunikace jako kulturní forma: The town hall meeting. Politics, discourse, and American society: new agendas, 173-92.

Jak citovat tento článek:
Mulder, P. (2018). Setkání na radnici. Převzato z ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

Přidejte odkaz na tuto stránku na své webové stránky:
<a href=“https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/“>ToolsHero: Town Hall Meeting</a>