Federal Work Study Information for Students

Obtaining a Federal Work Study Position

Step 1: Determine Federal Work Study Eligibility

Aby studenti zjistili, zda jsou způsobilí pro program Federal Work Study, musí poslat e-mail na oddělení Federal Work Study na adresu [email protected] a uvést své jméno a identifikační číslo studenta. Nepřesná nebo chybějící čísla Student ID nebudou z hlediska způsobilosti kontrolována.

Pokud bude student shledán způsobilým, obdrží e-mailem oznámení o způsobilosti. Nezpůsobilí studenti obdrží dopis o nezpůsobilosti a nebudou se moci účastnit programu Federal Work Study po dobu, po kterou byli považováni za nezpůsobilé.

Další informace naleznete v části Zásady a způsobilost FWS.

Krok 2: Přihlaste se na pozice Federal Work Study

Seznam volných pozic Federal Work Study naleznete na Federal Work Study Job Board.

Studentům se důrazně doporučuje, aby se před podáním přihlášky poradili s kariérním poradcem v oddělení kariérních služeb, který jim pomůže s životopisem a dovednostmi při přijímacím pohovoru. Kromě toho bude oddělení kariérních služeb schopno studentům pomoci identifikovat pozice, které by doplnily jejich stávající dovednosti a budoucí kariérní cíle.

Krok 3: Získejte zaměstnání

Přihlášky studentů posoudí personalisté. Pokud zjistí, že se konkrétní student na danou pozici hodí, zavolají mu a domluví si s ním pohovor. Poté musí student vyčkat na rozhodnutí zaměstnavatele o přijetí do zaměstnání.

Krok 4: Vyplňte papíry pro nového zaměstnance

Po přijetí do zaměstnání nemusí student začít pracovat okamžitě. Student musí vyplnit online papíry, které mu budou zaslány na e-mail původně uvedený v přihlášce a které mu budou zaslány do jednoho až dvou dnů od přijetí do zaměstnání.

Krok 5: Vyplnění požadavků po přijetí do zaměstnání

Po vyplnění papírů pro nové zaměstnání zašle oddělení Federal Work Study studentovi potvrzovací dopis, ve kterém bude uvedeno datum nástupu, počet hodin týdně a další důležité informace. Student může pracovat pouze v den nebo po dni uvedeném v Acknowledgment Letter.

V první den práce musí student vyplnit formulář I-9. Jedná se o dvoufázový proces. Nejprve by se studenti měli přihlásit na http://www.newi9.com, zadat kód zaměstnavatele 14022 a vyplnit část I formuláře I-9. Poté bude muset student navštívit ověřovatele I-9 a předložit doklady totožnosti, aby byl proces dokončen (ověřovatel I-9 je uveden v uvítacím e-mailu, který student obdrží první den práce).

Pokud budete pracovat pro vysokou školu a ne u externího zaměstnavatele, budete muset absolvovat také následující školení:

• Bezpečnost dat
• FERPA
• Etika
• Sexuální obtěžování

Školení o bezpečnosti dat, FERPA a etice najdete v systému UltiPro. Přestože jsou pozice Federal Work Study koncipovány jako flexibilní, jsou s nimi spojeny i povinnosti. Od všech studentů Federal Work Study se očekává, že budou dodržovat níže uvedené pokyny. Pokračující neplnění těchto povinností může vést k ukončení studia Federal Work Study.

Zodpovědnosti studenta federálního pracovního studia

Pracovní povinnosti

• Dostavte se včas na všechny naplánované směny.
• Postupujte profesionálně a zachovávejte důvěrnost dokumentů.
• Učte se povinnosti, dokončete všechny úkoly včas a plňte všechny úkoly podle svých nejlepších schopností.
• Nikdy neslučujte pracovní a studijní čas. Student nemůže pracovat, když má vyučování, a student by neměl studovat, když je v práci.
• Studenti by nikdy neměli zapomínat předem informovat nadřízené, pokud budou v práci chybět nebo se do ní opozdí.

Povinnosti týkající se časových výkazů

• Zadávejte a odevzdávejte časové výkazy v programu UltiPro každý týden (viz Zadávání času v programu UltiPro).
• Pracujte v rozsahu hodin, které máte na týden přiděleny (viz Správa odměn).
• Studenti by měli v časových výkazech vždy zohlednit 30minutovou přestávku, pokud pracují více než šest hodin po sobě (viz Povinné přestávky).
• Hodiny v systému UltiPro by nikdy neměly kolidovat s výukou v rozvrhu studenta (viz Konflikty s výukou).

Další povinnosti

• Student musí sledovat svou odměnu za federální pracovní studium. Student nesmí vydělat více, než kolik mu bylo za semestr přiděleno (viz Správa odměn).
• Student musí informovat svého nadřízeného o své finanční pomoci, registraci a statusu rezidentního asistenta, který se týká programu FWS (viz Politika FWS a rezidentní asistenti).
• Nepřestávejte jen tak pracovat. V rámci běžné a profesionální zdvořilosti by měl student svému nadřízenému před odchodem z pozice podat alespoň dvoutýdenní výpověď.

Informace o federálním pracovním studiu pro nadřízené

Získání studenta federálního pracovního studia

Krok 1: Vyžádejte si souhlas COO s pozicí

Oddělení na každém místě mají na začátku každého roku podpory (červenec) přidělen určitý počet míst pro federální pracovní studium. Tato místa již byla předem schválena, a proto je nemusí schvalovat COO.

Pokud student místo opustí, katedra si schválené místo ponechá a může přijmout náhradního studenta, aniž by musela žádat o schválení.

Všechna místa, která nespadají pod dříve uvedené okolnosti, budou vyžadovat schválení COO.

Krok 2: Informování oddělení Federal Work Study o volném pracovním místě

Vedoucí pracovníci se schválenými pozicemi musí zaslat vyplněný formulář s popisem pracovního místa na oddělení Federal Work Study na adresu [email protected], aby mohly být jejich pozice zveřejněny na nástěnce pracovních míst.

Krok 3: Přezkoumání uchazečů

Oddělení Federal Work Study denně přijímá a vyhodnocuje žádosti z hlediska způsobilosti pro FWS. Žádosti způsobilé pro federální studium práce jsou zasílány nadřízeným k přezkoumání. Supervizoři by měli pravidelně kontrolovat své stránky UltiPro Recruitment a prověřovat žádosti. Nadřízený je zodpovědný za sjednání pohovorů s kandidáty.

Krok 4: Přijmout rozhodnutí o přijetí

Po přijetí studenta musí nadřízený informovat oddělení Federal Work Study na adrese [email protected], že byl kandidát vybrán na jeho pozici. Student obdrží e-mail od personálního oddělení, které zahájí proces přijímání. Jakmile oddělení lidských zdrojů potvrdí vyplnění dokumentů, oddělení FWS poté zašle studentovi i nadřízenému potvrzující dopis. Student může začít pracovat až v den nástupu nebo po dni uvedeném v Acknowledgment Letter.

Krok 5: Vyplnění požadavků po nástupu do zaměstnání

V první den nástupu do zaměstnání musí student vyplnit formulář I-9. V případě, že student nastoupí do zaměstnání, musí vyplnit formulář I-9. Jedná se o dvoufázový proces. Nejdříve by se studenti měli přihlásit na http://www.newi9.com, zadat kód zaměstnavatele 14022 a vyplnit část I. formuláře I-9. Poté bude muset student navštívit ověřovatele I-9 a předložit doklady totožnosti k dokončení procesu (viz seznam ověřovatelů I-9).

Pokud bude student pracovat pro vysokou školu a ne u zaměstnavatele mimo pracoviště, bude muset absolvovat také následující školení:

• Bezpečnost dat
• FERPA
• Etika
• Sexuální obtěžování

Školení o bezpečnosti dat, FERPA a etice naleznete v systému UltiPro.

Povinnosti supervizora federálního pracovního studia

Úloha supervizora je pro úspěch každého programu pracovního vzdělávání zásadní, a aby byla efektivní, musí supervizor vykonávat celou řadu činností. Všichni supervizoři jsou zodpovědní za rozvoj pracovního prostředí, včetně školení, motivace, komunikace, vedení, hodnocení a vztahu ke studentům, které zaměstnávají. Hlavní odpovědností nadřízeného je poskytovat studentským zaměstnancům odpovídající vedení, školení a podporu.

Nadřízený by měl být osobou, která je v nejpřímějším, každodenním kontaktu se studentským zaměstnancem. Nadřízení by měli zadávat pouze úkoly, které souvisejí s provozem akademických programů, údržbou zařízení nebo podporou instituce obecně. Všichni nadřízení studentských zaměstnanců mají tyto konkrétní povinnosti:

Povinnosti vůči studentům

• Spolupracovat se studentskými zaměstnanci na stanovení pravidelného pracovního rozvrhu. Pravidelné pracovní rozvrhy usnadní dodržování některých předpisů pro vyplňování timesheetů FWS.
• Zajistit, aby naplánované směny nekolidovaly s rozvrhem výuky studenta.
• Poskytnout studentským zaměstnancům jasné pokyny týkající se katedrových a institucionálních pravidel.
• Dát přednost studijnímu pokroku studentů tím, že umožníte flexibilitu v rozvrhu v době zkoušek.
• Zajistit odpovídající školení a dohled nad každým studentským zaměstnancem.

Zodpovědnost za pracovní výkazy

• Před týdenním schvalováním ověřte správnost hodin každého studentského zaměstnance.
• Zajistěte, aby byla využita 30minutová přestávka a aby byla zohledněna v pracovním výkazu, pokud student pracuje více než šest hodin po sobě (viz Požadované přestávky).
• Zkontrolujte, zda hodiny zadané v systému UltiPro nejsou v rozporu s rozvrhem hodin studenta (viz Konflikty hodin).

Další povinnosti

• Zajistěte, aby student nezískal více, než je jeho FWS Award za semestr (viz Správa Award).
• Být si vědom statusu finanční pomoci, registrace a rezidentního asistenta každého studenta v souvislosti s programem FWS (viz Politika FWS a rezidentní asistenti). Jakékoli změny by měly být oznámeny oddělení FWS.
• Dodržujte správné postupy pro ukončení studia.

Informace o federálním pracovním studiu pro zaměstnavatele mimo pracoviště

Berkeley College nabízí neziskovým institucím možnost bezplatně zaměstnat studenty Berkeley prostřednictvím programu Federal Work Study. Obecně platí, že studenti FWS budou moci pracovat až 20 hodin týdně. Na oplátku musí nezisková instituce určit nadřízeného, který bude studenta řídit a dodržovat institucionální zásady a postupy Berkeley College v oblasti FWS, jako je zadávání časových výkazů do systému UltiPro a udržování integrity časových výkazů.

Získání studenta Federal Work Study

Krok 1: Vyplnění formulářů žádosti o Federal Work Study

Organizace, které mají zájem zaměstnat studenty Federal Work Study, musí podat žádost o účast v programu. Bude třeba předložit celkem tři dokumenty:

• Žádost o služby FWS
• Smlouva o práci mimo pracoviště
• Formulář popisu práce
• Doklad o neziskovém statusu organizace

Tyto dokumenty je třeba zaslat na oddělení Federal Work Study na adresu: Po schválení žádosti neziskové instituce zašle oddělení kariérních služeb žádosti studentů této instituci k posouzení. Nezisková instituce musí informovat zástupce oddělení kariérního poradenství o studentech, se kterými chce vést pohovor.

Krok 3: Pohovory se studenty

Krok 4: Rozhodnutí o přijetí do zaměstnání Nezisková instituce musí po výběru uchazeče do zaměstnání neprodleně informovat zástupce oddělení kariérního poradenství.

Krok 5: Vyplnění požadavků po přijetí do zaměstnání V první den nástupu do zaměstnání musí studenti vyplnit formulář I-9.

Krok 6: Výběr uchazeče do zaměstnání. Jedná se o dvoufázový proces. Nejprve by se studenti měli přihlásit na http://www.newi9.com, zadat kód zaměstnavatele 14022 a vyplnit část I. formuláře I-9. Poté bude muset student navštívit ověřovatele I-9 a předložit doklady totožnosti, aby byl proces dokončen (viz seznam ověřovatelů I-9).

Po úspěšném umístění studenta bude muset přidělený nadřízený v organizaci mimo pracoviště dodržovat zásady FWS. Více informací naleznete v části Informace o federálním pracovním studiu pro vedoucí pracovníky.

Federal Work Study Policies

Studenti musí zaslat e-mail na adresu [email protected] se svým jménem a identifikačním číslem studenta, aby bylo možné určit jejich způsobilost. Člen oddělení Federal Work Study odpoví do dvou dnů.

Aby měl student nárok na Federal Work Study Award v daném semestru, musí:

• Být zapsán alespoň na poloviční úvazek jako imatrikulovaný student ve způsobilém studijním programu
• Prokázat dostatečnou neuspokojenou potřebu vypočítanou podle federálních vzorců pro analýzu potřeb
• Udržovat uspokojivou úroveň studijního pokroku

Zápis na poloviční úvazek

Zápis na poloviční úvazek je definován jako absolvování šesti nebo více kreditů v daném semestru. Vzhledem k tomu, že většina předmětů na Berkeley má tři kredity, požadavek šesti kreditů odpovídá dvěma předmětům.

Neuspokojená potřeba
Neuspokojená potřeba je definována jako náklady na docházku (COA) snížené o očekávaný příspěvek rodiny (EFC) a snížené o všechny ostatní zdroje, které se obecně skládají z celkové finanční pomoci, kterou student obdržel ze všech zdrojů. COA je celková částka průměrných výdajů, které studentovi vzniknou při studiu na vysoké škole. EFC je částka, kterou by měl student zaplatit z vlastní kapsy na základě údajů FAFSA a federální metodiky. Pokud je součet (COA) minus (EFC) minus (všechny ostatní zdroje) větší než nula, má se za to, že student nemá uspokojené potřeby.

Uspokojivá úroveň studijního pokroku
Studenti, kteří jsou zapsáni na Berkeley, jsou považováni za studenty, kteří splnili požadavek na uspokojivou úroveň studijního pokroku. Studenti, kteří jsou ve zkušební době, však mohou být považováni za nezpůsobilé. Toto rozhodnutí je výhradně v kompetenci College.

Odměny a mzdové sazby FWS

Rozpis mzdových sazeb

Úroveň	Kredity	Na-pr.Místo (kromě ASC)	ASC/Off-Site
Úroveň I/II		$15.00/hodina	17,00 USD/hodina
Úroveň III/IV	61 a více	16,00 USD/hodina	18,00 USD.00/hodina
Mimo pracoviště $19,00/hodina
M.B.A. $15.00 za hodinu

Odměny a platové tarify jsou založeny na kreditech, které byly absolvovány v daném semestru zaměstnání, plus případné převedené kredity. Nedokončené kredity se nezohledňují.

Pokud má student omezené potřeby, může být přiznaná odměna nižší než ve výše uvedené tabulce. V důsledku toho může být student nucen pracovat méně hodin týdně. Například student, který má neuspokojenou potřebu pouze ve výši 1 500 USD, nedostane 2 000 USD FWS, ale 1 500 USD.

Jakékoli nevyužité odměny Federal Work Study lze převést a získat v následujících semestrech. Budoucí odměny by však neměly být získány v aktuálním semestru bez výjimečného schválení koordinátorem federálního pracovního studia.

Potvrzující dopis

Po úspěšném dokončení a zpracování požadovaných dokumentů pro zaměstnání studenta federálního pracovního studia zašle koordinátor FWS potvrzující dopis. V dopise bude uvedeno datum nástupu studenta, hodinová mzdová sazba, celková výše odměny a další relevantní informace v době jeho sepsání.

Potvrzovací dopisy mohou být kdykoli v průběhu semestru revidovány, pokud dojde ke změně odměny studenta FWS, mzdové sazby nebo data nástupu.

Resident Assistants

Přestože práce rezidentního asistenta nediskvalifikuje studenta z programu Federal Work Study, existují zvláštní omezení pro rezidentní asistenty pracující současně na pozicích FWS. Asistenti mohou pracovat na pozici FWS pouze v případě, že:

• Student vykazuje dostatečnou neuspokojenou potřebu vypočtenou podle vzorců federální analýzy potřeb se zohledněním kreditu rezidentního asistenta
• Student je ochoten pracovat pouze 10 hodin týdně
• Nadřízený pro RA/FWS uznává, že student zaměstnanec je omezen ve své dostupnosti pracovat na základě výše uvedeného

Shrnuto, doporučení vysoké školy je, aby RA nepracovali v programu FWS. Pokud však student i nadřízený RA chtějí program FWS realizovat i přes jeho omezení pro RA, vysoká škola jim v tom nebude bránit.

Řízení odměn

Studenti a nadřízení jsou zodpovědní za řízení výše federálního pracovního studia přiděleného na semestr. Počet hodin týdně uvedený na potvrzujícím dopise slouží jako vodítko. Dodržování těchto hodin rovnoměrně rozvrhne dobu, po kterou mohou studenti získat svou odměnu.

S počtem hodin za týden lze však manipulovat tak, že student může jeden týden překročit doporučený počet hodin, ale následující týden pracovat méně než doporučený počet hodin, aby si to vynahradil.

Časové zásady

Maximální počet hodin za týden
Studentům se doporučuje pracovat pouze takový počet hodin za týden, který je uveden na jejich Acknowledgment Letter. Studentům a vedoucím je povolena určitá flexibilita v týdenním počtu hodin.

Například pokud student jeden týden zamešká dvě hodiny, může zameškané hodiny odpracovat následující týden, i když by tím překročil svůj pravidelný týdenní počet hodin podle Acknowledgment Letter. V žádném případě však student nesmí v daném týdnu odpracovat více než 35 hodin.

Povinné přestávky
Studenti, kteří odpracují čtyři až šest hodin po sobě, mají nárok na 15minutovou placenou přestávku. Tato přestávka nemusí být zohledněna v jejich výkazu pracovní doby. Studenti, kteří pracují více než šest po sobě jdoucích hodin, musí mít 30minutovou neplacenou přestávku. To se musí zřetelně odrazit v jejich timesheetu vytvořením dalšího časového úseku (např. 9:00-12:00 a poté 12:30-16:00).

Konflikty s výukou
Studentovy hodiny nesmí kolidovat s rozvrhem jeho výuky. Studenti nemohou pracovat, když mají naplánovanou výuku. Pokud je výuka zrušena, může student pracovat v době, kdy by se výuka konala. Pokud se tak stane, měl by student nebo jeho nadřízený informovat oddělení FWS.

Týdny přestávek
Studenti federálního pracovního studia obvykle nemají v rozpočtu zahrnuty týdny přestávek. Studenti i nadřízení by měli vždy předpokládat, že studenti nemají nárok na práci během týdnů přestávek.

Jeden týden před týdnem přestávky oddělení Federal Work Study zkontroluje již získané platy a promítne výši odměny, která studentovi z jeho balíčku zbude. Studenti s předpokládanou zbývající částkou odměny získají nárok na práci během prázdninového týdne. Studentovi i nadřízenému bude zaslán e-mail s informací o počtu hodin, které může odpracovat.

Studenti, kteří nebudou v příštím semestru studovat, nebudou mít nárok na práci v týdnu přestávky (odstoupení, absolventi, dovolená atd.).

Pravidla pro vyplácení časových výkazů a plateb
Všichni studenti federálního pracovního studia jsou povinni každý týden odevzdávat své hodiny v systému UltiPro. Timesheety se odevzdávají každé pondělí za předchozí týden. Nadřízení musí předkládané timesheety schvalovat každou středu.

Při nedodržení termínů timesheetů může dojít ke zpoždění výplaty studentovi. Kromě toho mohou být opožděné timesheety účtovány na vrub rozpočtu katedry na částečný úvazek. Trvalé nedodržování termínů je považováno za nedodržování pravidel a může vést k sankcím v závislosti na četnosti a závažnosti.

Studenti FWS jsou vypláceni k 15. dni a na konci měsíce prostřednictvím přímého vkladu nebo karty Money Network Service Card. Výplatní karta je studentovi zaslána poštou před první výplatou.

Studenti mohou získat přístup ke svým finančním prostředkům rychleji, pokud se zaregistrují do programu Direct Deposit. Po přihlášení jsou prostředky ukládány přímo na studentem zvolený bankovní účet. Studenti se mohou k přímému vkladu přihlásit prostřednictvím programu UltiPro.

Změny a ukončení pracovního poměru
Změny na pozici studenta, jako je změna nadřízeného nebo převedení na jiné oddělení, musí být oznámeny oddělení FWS.

Pokud je student nespolehlivý nebo neplní zodpovědně své přidělené povinnosti, může být nutné ukončit jeho pracovní poměr. Se studentem je třeba jednat spravedlivě a zdvořile jako s každým jiným zaměstnancem. Pokud je se studentem ukončen pracovní poměr, je třeba o tom co nejdříve informovat federální oddělení pro studium práce.