Co je to pracovní výkaz?
Pracovní výkaz je fyzický nebo virtuální nástroj, který umožňuje zaznamenávat a evidovat odpracovaný čas. To znamená, že jako zaměstnavatel budete mít přesný přehled o tom, kolik hodin každý zaměstnanec odpracoval.
Timesheets were formerly known as time books. Poprvé se začaly používat v 19. století ve formě papírového listu, na který se zapisovaly úkoly, pracovní dny a pracovní doba. Zaměstnanci je razítkovali prostřednictvím hodinových strojů pokaždé, když přišli nebo odešli z práce. Byly nezbytné pro stanovení mzdy pracovníka.
V pracovním prostředí je jejich hlavní využití pro mzdy, řízení lidských zdrojů a účetnictví. Knihy pracovní doby fungují jako databáze, která obsahuje všechny potřebné záznamy o pracovní době, aby zaměstnavatel mohl spravedlivě odměňovat pracovníky. Jsou také dokladem o odvedené práci, pokud ještě nemáte zavedeno jiné podobné řešení.
Časové výkazy můžete využít také při řízení projektů. Znalost toho, kolik času váš tým stráví plněním úkolů, vám pomůže odhalit problémy s řízením času a zlepšit způsob práce.
V kombinaci s dalšími metodami a nástroji zvyšují timesheety transparentnost. Více lidí uvidí, jak dlouho jste pracovali, kolik jste měli přestávek a kdy jste si vzali volno. V případě virtuálních timesheetů, jako je software pro řízení projektů nebo nástroje pro sledování času, vedoucí projektů katn vidí, na čem ostatní pracovali a jak dlouho.
Počítáním přesných hodin strávených na úkolech také spočítáte náklady na projekt, míru zapojení zaměstnanců a kolik zdrojů budete potřebovat.
Online nástroje vám umožní sčítat čas podle konkrétního projektu nebo úkolu:
Zaměstnanci je mohou používat i ke zvýšení své produktivity. Budou moci přesně vidět, kolik hodin strávili nad daným úkolem, a vizualizovat, jak trávili čas na denní bázi.
Zvýšená transparentnost a objektivní údaje vám mohou pomoci získat důvěru zaměstnanců. Ti už nebudou pochybovat o tom, zda ostatní pracují stejně jako oni nebo zda jim manažeři platí méně, než si zaslouží.
Jednou z nejdůležitějších výhod timesheetů a důvodem jejich širokého používání je skutečnost, že umožňují všem pracovníkům pracovat stejnou dobu. U typických osmihodinových rozvrhů budou všichni zaměstnanci povinně sčítat denní počet hodin, který odpovídá této hranici. V ideálním případě budou všichni pracovat přesně stejnou dobu jako ostatní členové týmu.
Podniky z toho mohou těžit, protože manažeři získají přehled o tom, kam jdou jejich peníze a jak rozdělují výdaje. Díky tomu mohou snížit náklady nebo přestat investovat peníze do oblastí, kde to nedává ekonomický smysl, a přesměrovat tyto prostředky na ziskovější činnosti.
Přejděme k významu času pro mzdy a účetnictví. Pokud jste placeni na základě zúčtovatelných hodin, bude výkaz pracovní doby prvním důkazem, který můžete předložit pro zdůvodnění svých příjmů. Pracovníci na volné noze a hodinoví pracovníci mohou tyto timesheety použít k porovnání svých předchozích časových záznamů mezi sebou nebo k vytvoření realistických odhadů pro budoucí projekty.
Digitální versus papírové timesheety
V porovnání s papírovými timesheety je u cloudových online nástrojů menší pravděpodobnost ztráty dat. Zahlcujete se všemi papíry? Většina z nich uchovává vaše data bezpečně na serverech nebo v cloudu po mnoho let a může vám dokonce usnadnit vyhledávání ve všem tom nepořádku.
Věřte tomu nebo ne, ale některé firmy stále používají papírové timesheety. Je to proto, že fyzické timesheety mají své výhody, jako je úspora nákladů a jednoduchost celého procesu.
Tady je bezplatná šablona timesheetu, kterou můžete použít právě teď. K dispozici je také ve formátu PDF.
.