Pracovní přetížení je častým problémem na mnoha pracovištích. Nemusí jít nutně jen o dlouhou pracovní dobu. Pracovní přetížení může také znamenat, že máte v seznamu úkolů příliš mnoho položek, které prostě nikdy nedokončíte.

Pracoval jsem na pozicích, kde jsem pracoval velmi dlouho a dlouho, abych vše dokončil. Také jsem řídil týmy, kde se toho dělo tolik, že nebylo možné vše dokončit. V takovém případě jsme si prostě museli vybrat, co se nestihne.

Jak tedy poznáte, zda přetížení prací představuje pro vás a váš tým problém? Pokud budete hledat správné příznaky, obvykle to není těžké poznat.

Obvyklé příznaky pracovního přetížení

Lidé neustále nedodržují termíny.

Pokud jste v situaci, kdy se termíny často nedodržují, možná máte tým, který je přetížený prací. Obvykle to svědčí o tom, že v týmu nemáte dostatečnou kapacitu na práci, takže nemůžete dodržet každý termín.

Termíny mohou být pro členy týmu klíčovou motivací, ale platí to i naopak. Pokud je nedodržujete, mohou být extrémně demotivující! Po nějaké době může váš tým získat pocit bezmoci, kdy bude mít pocit, že nemá smysl se snažit, protože bude mít pocit, že nikdy neuspěje.

Zjistěte více: Podcast pro přemýšlivé lídry #86: Chcete zlepšit výkonnost týmu? Nastavte dobré termíny.

Tým přetížený prací bude dělat chyby.

V situacích pracovního přetížení dochází k chybám. Lidé něco zmeškají, protože si zkracují cestu. Nikdo se příliš nesoustředí na každý úkol, protože je zaneprázdněn starostmi o ten další.

Po nějaké době se tak může stát, že se váš tým soustředí spíše na odškrtávání úkolů ze seznamu, než na to, aby byl úkol dobře proveden.

Povedete-li tým, který neustále dělá chyby, budete nakonec vypadat špatně i vy.

Členové týmu začnou být „roztěkaní“ nebo se přestanou zajímat.

Nejnebezpečnější částí pracovního přetížení někdy bývá, když lidé začnou být zahlceni a „roztěkaní“.

Obvykle je to proto, že existuje mnoho konkurenčních priorit a lidé si nejsou zcela jisti, na co se mají zaměřit. Dochází k tomu také proto, že se lidé cítí naštvaní, protože zklamávají ostatní.

Členové týmu to také mohou vzdát a přestat se starat. Mají pocit, že nemohou uspět, tak proč by se měli vůbec snažit?“

Všímejte si lidí, kteří si stěžují, vypadají vystresovaně, jsou frustrovaní nebo přetížení. To jsou varovné příznaky pracovního přetížení.

Zjistěte více: Je váš tým v problémech? Pochopte stres na pracovišti, abyste mohli lépe vést.

Jak se vyhnout pracovnímu přetížení ve vašem týmu

Tyto příznaky lze poměrně snadno rozpoznat. Co s nimi ale můžeme dělat? Je snadné nedělat nic a čekat na víkend, ale hádejte co? V pondělí to bude stále problém.

Naproti tomu se podívejme na několik způsobů, jak se s pracovním přetížením vypořádat.

1. Zjistěte, jak se s pracovním přetížením vypořádat. Vyhněte se pracovnímu přetížení tím, že najdete zdroj problému.

Jedním z největších problémů pracovního přetížení je to, že se těžko měří.

Jak velký objem práce zvládne pracovník údržby Brett? To je těžké určit, protože každý má jiné limity a schopnosti.

Mnoho vedoucích pracovníků má problém upozornit na pracovní přetížení, protože mají pocit, že budou kritizováni za to, že jsou „měkcí“ nebo že skáčou ve stínu. Proto je třeba problém správně pochopit.

V oblastech, které vás nejvíce trápí, začněte mapovat veškerou práci, na které se lidé podílejí, spolu s časovými harmonogramy. Brzy zjistíte, zda máte problém, protože někteří lidé budou mít u svého jména mnoho priorit, které jsou splatné v krátkém časovém období.

Jakmile problém správně pochopíte a zformulujete, budete schopni někomu skutečně pomoci.

Začněte říkat „ne“.

Jednou z klíčových vůdčích dovedností, kterou mnoho lidí přehlíží, je umět se prosadit a říkat „ne“. Skutečný problém spočívá v tom, že mnoho lidí si myslí, že říkat „Ne“ není možné. Pamatujte, že zatlačit zpět je téměř vždy možnost, a měli byste to připomínat i svému týmu.

Nechcete se obklopovat lidmi, kteří vždy říkají ano. Budou příliš slibovat a nedostatečně plnit a nakonec vyhoří. Chcete lidi, kteří vás odstrčí, když se chováte nerozumně, a to musíte udělat i svému šéfovi.

Kdysi jsem měl klienta kouče, který byl zahlcen příliš velkým množstvím práce. Zeptal jsem se ho, jestli o svém pracovním vytížení mluvil se svým nadřízeným. Vůbec ho to nenapadlo.

Váš nadřízený vám nebude schopen pomoci, pokud nebude vědět, jak se cítíte a jak to zvládáte. Možná je čas na rozhovor o tom, kolik práce máte na talíři.

Zjistěte více:

Dejte svému týmu povolení přestat něco dělat.

Když jste v situaci pracovního přetížení, musíte chránit pohodu lidí kolem sebe. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je dát jim svolení přerušit některé práce, pokud jsou příliš zaneprázdněni.

Jedná se o priority. Pamatujte, že pokud je důležité všechno, pak není důležité nic!“

Identifikujte některé méně důležité úkoly, které váš tým vykonává. Dejte svému týmu povolení, aby je na měsíc vypustil nebo zrušil. Dáte tak svému týmu prostor k oddechu a nebude se cítit tak špatně, protože jste řekli, že je to v pořádku.

Zjistěte více: Podcast pro přemýšlivé lídry #80:

Vytvořte kulturu otevřené komunikace.

Posledním způsobem, jak se vyhnout pracovnímu přetížení v týmu, je pochopit, na čem kdo pracuje, a udržovat komunikační linky otevřené. Buďte k dispozici, když si lidé potřebují promluvit. Snažte se dát svému týmu všechny možnosti, aby mohl vznášet problémy, pokud to potřebuje.

Ujistěte se, že sledujete práci pomocí nějakého systému, i kdyby to měla být jen jednoduchá tabulka nebo dokonce poznámkový blok a papír. Musíte mít přehled o práci, abyste si mohli začít všímat problémů dříve, než se vymknou kontrole.

I když jsou všichni zaneprázdněni, musíte si najít čas, abyste byli s týmem v kontaktu. Může vám to právě pomoci vyhnout se nešťastné situaci vyhoření. Kliknutím na níže uvedený odkaz se dozvíte, jak ve svém týmu vytvořit otevřenou komunikaci.

Dozvíte se více:

Máte dost pocitu zahlcení a přetížení? Vyzkoušejte můj online kurz.

Vím, jaké to je bojovat s pracovní zátěží a cítit se vyhořelý. Není to dobrý pocit!

Proto jsem vytvořil online kurz Time management pro vedoucí pracovníky, který vám pomůže soustředit se na to, co je důležité, cítit se organizovaněji a zvládnout důležitou práci.

Kurz je samostudijní a obsahuje nástroje a techniky, které vám pomohou zvládat pracovní zátěž, zvýšit produktivitu a dosáhnout lepších výsledků pro váš tým. Klikněte na tlačítko níže a přihlaste se ještě dnes.

Přetížení prací není nikdy zábavné a vy se mu chcete ve svém týmu vyhnout. I když se zdá, že je dobrý nápad tvrdě tlačit na svůj tým, aby všechno stihl, má to své náklady.

Nemá smysl dokončit úžasné množství práce, pokud jsou všichni v cíli vyhořelí a nešťastní.