Den 1 april 2011, åtta dagar innan New York Wage Theft Prevention Act (WTPA) trädde i kraft den 9 april 2011, utfärdade New York State Department of Labor (NYDOL) efterlängtade blanketter som arbetsgivare kan använda för att uppfylla de skärpta kraven på meddelande som gäller för alla privata arbetsgivare i New York. Enligt WTPA måste arbetsgivare informera alla nyanställda, och de måste ge ett årligt meddelande till alla befintliga anställda, om följande:

• Lönesatsen eller lönesatserna för den anställde;
• Övertidsersättningen, om den anställde omfattas av bestämmelser om övertidsarbete;
• Lönesättningens grunder (per timme, skift eller vecka, ackordsersättning, provision, osv.);
• Alla tillägg som arbetsgivaren avser att kräva som en del av minimilönen, inklusive dricks, måltids- och logitillägg;
• Den ordinarie lönedagen;
• Arbetsgivarens namn och eventuella namn under vilka arbetsgivaren bedriver verksamhet (DBA);
• Den fysiska adressen till arbetsgivarens huvudkontor eller huvudsakliga verksamhetsställe och, om den är annorlunda, arbetsgivarens postadress, och
• Arbetsgivarens telefonnummer.

Efter att ha tillhandahållit detta meddelande måste arbetsgivarna låta sina anställda underteckna ett uttalande som bekräftar att de mottagit det skriftliga meddelandet. Arbetsgivarna måste också ge en kopia av bekräftelserna till sina anställda och bevara bekräftelserna i minst sex år. WTPA kräver också ett skriftligt meddelande om eventuella ändringar av den information som krävs enligt lagen minst sju kalenderdagar före tidpunkten för sådana ändringar, såvida inte sådana ändringar återspeglas i de anställdas lönebesked. (1)

NYDOL har utarbetat sex olika formulär som är utformade för att hantera de olika krav på löneutbetalning som gäller för anställda med timlön (formulär LS 54), anställda med flera timlöner (formulär LS 55), anställda som betalas med veckolön eller lön för ett bestämt antal timmar (formulär LS 56), anställda som betalas med lön för varierande antal timmar, dagslön, ackordslön, schablonlön eller annan lön som inte är timlön (formulär LS 57), anställda som erhåller gällande lön (formulär LS 58) och anställda som är befriade från skattskyldighet (formulär LS 59).

NYDOL utfärdade dessa sex blanketter på engelska, spanska, kinesiska och koreanska. På myndighetens webbplats anges att blanketterna även kommer att ges ut på polska, haitisk-kreolska och ryska, även om blanketterna på dessa språk inte omedelbart fanns tillgängliga på webbplatsen. Anställda som uppger att deras huvudspråk är något av de icke-engelska språk på vilka NYDOL har utfärdat en blankett måste få det skriftliga meddelandet på engelska och på sitt huvudspråk. Anställda vars huvudspråk är engelska eller ett annat språk än de icke-engelska språk som NYDOL valt ut behöver endast få sina meddelanden på engelska.

Samtidigt som blanketterna släpptes publicerade NYDOL också 41 vanliga frågor (FAQ), där myndigheten tog upp många av de frågor som har uppstått sedan guvernör Paterson undertecknade WTPA i december förra året. Vi lyfter nedan fram vad vi anser vara den mest anmärkningsvärda informationen i FAQ:

• Arbetsgivarna kan utveckla sina egna meddelanden så länge meddelandena innehåller all den information som krävs enligt WTPA.
• Årliga meddelanden till befintliga anställda måste lämnas mellan den 1 januari och den 1 februari varje år. Försök att ge det årliga meddelandet vid andra tidpunkter under året kommer inte att uppfylla det årliga kravet.
• Meddelandet kan ges elektroniskt, men arbetsgivarna måste tillhandahålla ett system där arbetstagaren kan bekräfta mottagandet av meddelandet och skriva ut en kopia.
• Med undantag för arbetsgivare inom hotell- och restaurangbranschen krävs inget meddelande om det sker en höjning av en taxa och den nya taxan framgår av det lönebesked som åtföljer nästa löneutbetalning. Vid varje lönesänkning måste dock arbetstagaren underrättas skriftligen innan sänkningen genomförs.
• Arbetstagare som betalas enligt en bonus- eller incitamentsplan varje vecka eller mer sällan behöver inte få ytterligare underrättelse enligt WTPA, förutsatt att arbetstagarna inledningsvis får en beskrivning av planen eller att den tydligt framgår av lönebeskedet för den period under vilken den betalas ut.

WTPA bemyndigar arbetsmarknadskommissionären att bland kraven på meddelande inkludera ”sådan annan information som kommissionären anser vara väsentlig och nödvändig”. Även om arbetsmarknadskommissionären inte har gjort några tillkännagivanden om att hon har för avsikt att lägga till några nya kategorier, verkar blanketterna kräva information utöver det uttryckliga språket i WTPA. I varje formulär krävs att arbetsgivarna anger om löneperioderna är veckovisa, varannan vecka eller andra. I formuläret för anställda som tjänar en lön som är obligatorisk (LS 58) krävs dessutom att arbetsgivarna anger vilket yrke som är tillämpligt och vilken lön som gäller för yrket i fråga. Arbetsgivare som avser att utarbeta egna blanketter bör se till att deras blanketter innehåller denna ytterligare information.

Med erkännande av de utmaningar som WTPA innebär för bemanningsföretag har NYDOL separat utfärdat ett dokument med titeln Guidelines for Notice and Acknowledgment of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms (Riktlinjer för meddelande och bekräftelse av lönesats(er) för bemanningsföretag). NYDOL är medveten om att varierande lönesatser och lönedagar kan hindra dessa företag från att tillhandahålla all den information som krävs enligt WTPA vid anställningstillfället, och har därför lättat på lagens krav för dessa företag, vilket gör det möjligt för dem att informera sökande och anställda om de olika timlöner som de troligen kommer att tjäna.

Till sist, även om många spekulerade i att Labour Commissioner skulle kräva att arbetsgivarna identifierar vilket eller vilka undantag som gäller för deras undantagna anställda, framgår det tydligt av den blankett som gäller för undantagna anställda (blankett LS 59) och NYDOL:s riktlinjer för skriftliga underrättelser om lönesatser och ordinarie lönedagar att det är frivilligt att identifiera det specifika undantaget eller de specifika undantagen.

(1) Även om lagen inte tycks kräva att det fullständiga meddelandet används under sådana omständigheter, och inte heller att arbetsgivarna ska behålla bekräftelser från de anställda i samband med sådana ändringsmeddelanden, har NYDOL intagit ståndpunkten att fullständiga meddelanden och bekräftelser från de anställda krävs närhelst det sker en ändring i någon av de uppgifter som krävs enligt lagen och som inte återspeglas i lönebeskeden. Vi har begärt ytterligare förtydliganden från NYDOL, men för närvarande rekommenderar vi att arbetsgivarna tillhandahåller fullständiga meddelanden till arbetstagarna och erhåller bekräftelser sju dagar i förväg vid förändringar som inte återspeglas i arbetstagarnas lönebesked.