936 Betalningar

936.1 Begränsningar av betalningar

936.11 Totala årliga betalningar

De totala betalningarna för en anställd under ett ersättningsår får inte överstiga det högsta föreskrivna ersättningsbeloppet, med undantag för vad som anges i 935.25.

936.12 Otillräckliga medel för fordringar

Inbetalning görs inte för ett inköp som överstiger en anställds årliga ersättning. Anställda måste vara särskilt försiktiga så att varor inte faktureras före deras årsdag om det innevarande årets ersättning har förbrukats.

936.13 Relaterade utgifter

Betalning begärs inte och görs inte för utgifter i samband med inköp av begagnade uniformsartiklar och inte heller för rengöring, reparationer eller ändringar (med undantag för ändringar som görs vid inköpstillfället i det enda syftet att säkerställa korrekt passform).

936.14 Artiklar som inte är specificerade

Alla tjänstegrenar har specifika detaljerade specifikationer för stil och färg på sina särskilda uniformer. Detaljerade specifikationer och stilar är föreskrivna för både manliga och kvinnliga enhetliga klädesplagg i varje specifik anställningskategori. Betalning varken begärs eller görs för kläder som inte överensstämmer med de detaljerade specifikationerna och stilarna för män och kvinnor för den anställdes anställningskategori.

936.15 Inköp som överstiger bidrag

Varje anställd är personligen ansvarig gentemot den auktoriserade licensierade försäljaren för alla inköp som överstiger hans eller hennes uniformsbidrag. I de fall då anställda köper mer än deras fulla ersättning eller befintligt ersättningssaldo behandlas den fullständiga fakturan från den licensierade leverantören oavsett belopp (även om registren visar ett nollsaldo i den anställdes ersättning). Louis ASC betalar endast det högsta belopp som finns kvar på den anställdes konto och meddelar säljaren varför resten inte har betalats.

936.2 Betalning för inköp av uniform efter att den anställde har slutat

Betalning till leverantören är inte tillåten om följande villkor föreligger:

1. Den anställde slutar att delta i uniformsprogrammet av någon anledning, inklusive pensionering, inom 30 dagar efter inköp av uniformsartiklar som inte går att känna igen som utmärkande uniformsartiklar om de inte bärs tillsammans med uniformens grundläggande ytterplagg. I dessa fall ska både den anställde och den berörda leverantören underrättas. Skicka tillbaka fakturan till säljaren (se 936.32). Icke särskiljande artiklar inkluderar skor, handskar, gummi, galoscher, stövlar, slangar, ansiktsmasker, märkeshjälmar och bälten.
2. Om det finns bevis för att den anställde, innan han eller hon gjorde inköpet, angav att han eller hon av någon anledning hade för avsikt att avskilja sig från uniformsprogrammet, inklusive pensionering, ofrivillig separation eller erbjudande till ett uppdrag som inte kräver samma uniformskategori, ska du inte behandla fakturan för betalning. Efter att ha placerat en kopia av fakturan i den anställdes uniformsmapp med lämpliga anmärkningar, returnera fakturan till säljaren med information om varför den inte kommer att betalas.

936.3 Godkännande av installationschefen

936.31 Inspektion av inköp

Installationschefen kan kräva att den anställde visar upp uniformsinköpen för inspektion inom 10 arbetsdagar från det att han/hon har mottagit uniformsartikeln. En anställd som inte kan uppfylla detta krav på grund av att han eller hon befinner sig i ett godkänt ledighetstillstånd kan visa upp de inköpta föremålen för inspektion när han eller hon återgår till ett arbetstillstånd. Alla artiklar måste vara försedda med den intygsetikett som utfärdats av Postal Service Quality Control Office, med undantag för vad som anges i 936.32. Diskretion utövas när det gäller att tillåta inköp av alltför stora mängder av unika artiklar, såsom skor, handskar, strumpor och andra civila artiklar.

936.32 Inköp som inte uppfyller bestämmelserna

Om alla eller en del av de varor som presenteras i 936.31 är oacceptabla eftersom de inte uppfyller gällande postföreskrifter, returnerar den anställde som är ansvarig för att granska leverantörsfakturor (se 936.53) fakturan till säljaren med angivande av varför den var oacceptabel. Den anställde behåller men bär inte de oacceptabla varorna och väntar på instruktioner från säljaren.

936.33 Avvisning av betalningar

Distriktets redovisningskontor kan avvisa betalning för varor till ett överdrivet högt pris, för varor som inte behövs för de lokala klimatförhållandena och för överdrivna mängder varor av civil typ.

936.34 Anställdas ansvar för överskott

Installationschefen varnar alla anställda för att uniformsinköp som överstiger deras nuvarande bidrag är de anställdas personliga ansvar.

936.35 Meddelande om ansvar

Och även om Postal Service inte är ansvarig för inköp som överstiger den anställdes uniformsersättning, informerar Postal Service skriftligen de anställda om deras ansvar att betala när de underrättas om obetalda belopp.

936.4 Avskilda anställda

936.41 Villkor för utebliven betalning

Fakturor som är daterade före den anställdes avgångsdatum och som lämnats in för betalning behandlas för betalning. De betalas dock inte under något av följande villkor:

1. När inköp av uniformsartiklar som inte kan kännas igen som utmärkande uniformsartiklar har gjorts inom 30 dagar före separation (se 936.2a).
2. När det finns bevis för att den anställde innan köpet gjordes angav att han eller hon hade för avsikt att avskilja sig av någon anledning, inklusive pensionering (se 936.2b).

936.42 Tillägg till blankett 337

Postchefer och installationschefer lägger till ”Uniform Allowance Invoices Submitted” (Fakturor för uniformsbidrag inlämnade) på PS Form 337, Clearance Record for Separated Employee (blankett 337, dokument för avskedad anställd), som en post att skriva in.

936.43 Employee Submission of Invoices

När en anställd som lämnar Postal Service checkar ut, frågar postchefen, eller annan utsedd anställd, den avgående anställde om några uniformsinköp har gjorts under de senaste 30 dagarna. Om svaret är negativt, fyll i posten på samma sätt som de andra posterna på utcheckningsbladet. Om svaret är jakande, kontakta distriktets redovisningskontor och meddela den anställde detta.

936.5 Betalning till licensierade leverantörer

936.51 Direktbetalning

Betalning sker direkt till licensierade leverantörer.

936.52 Ersättning till anställda

Anställda får inte ersättning för inköp av uniformer utom för kepsar (se 932.21) och enligt bestämmelserna i 936.6 och 938.4.

936.53 Granskning av faktura

Kontoret för uniformsprogrammet kan kräva att uniformsförsäljarna tillhandahåller dokumentation för att säkerställa att inköpen är rimliga under alla omständigheter och att de överensstämmer med postens bestämmelser.

936.54 Bevis på inköp

Säljaren måste föra specificerade försäljningsregister över de enskilda transaktionerna som innehåller den anställdes namn, inköpsdatum och en beskrivning av artiklarna i transaktionen – inklusive storlek, färg och enhetspris. Dessa register måste bevaras för revisionsändamål i minst tre år efter inköpsdatumet.

936.6 Inköpsrutiner för sjuksköterskeprogrammet

936.61 Stödberättigande

Sjuksköterskor på heltid och deltid som har avslutat sin prövotid får ett återbetalningskort för uniform efter deras årsdag för uniform. Deltidsanställda sjuksköterskor som inte har arbetat minst 1 560 timmar under den 12-månadersperiod som föregår deras årsdag har inte rätt till uniformsersättning.

936.62 Förfaranden

936.621 Standard

Sjuksköterskor kan köpa uniformer från Postal Services licensierade uniformsförsäljare. Betalning till säljaren sker på samma sätt som för andra anställda som är berättigade till uniformsbidrag.

936.622 Valfritt

Sjuksköterskor som har svårt att hitta en av Postal Service licensierad uniformsleverantör som tillhandahåller sjuksköterskeuniformer kan köpa sina uniformer från någon bona fide-källa på följande sätt:

1. Sjuksköterskorna måste presentera specificerade fakturor till distriktets personalchef för granskning för att se till att artiklarna är godkända för återbetalning enligt artikel 26 i det nationella avtalet. Fakturorna måste innehålla följande information:
1. Anställdas namn.
2. Namn på det företag från vilket inköpet gjordes.
3. Datum för inköpet.
4. Anställdas identifikationsnummer.
5. En detaljerad beskrivning av de inköpta varorna, inklusive storlek och färg.
6. Ett uttalande av den anställde som intygar att de angivna artiklarna faktiskt köptes och en förklaring till varför ett sådant köp inte kunde göras hos en licensierad uniformsförsäljare.
2. Distriktets personalchef måste skicka den godkända sjuksköterskans specificerade faktura till St Louis Accounting Services för behandling. Beloppet för det godkända inköpet kommer att dras från den anställdes tillgängliga ersättning.