Överbelastning är ett vanligt problem på många arbetsplatser. Det handlar inte nödvändigtvis bara om långa arbetsdagar. Arbetsöverbelastning kan också innebära att man har för många saker på sin uppgiftslista som man helt enkelt aldrig blir klar med.

Jag har arbetat i roller där jag arbetat mycket länge och länge för att bli klar med allting. Jag har också lett team där det var så mycket på gång att det inte var möjligt att avsluta allt. I det fallet var vi bara tvungna att välja vad som inte skulle göras.

Så hur vet du om arbetsöverbelastning är ett problem för dig och ditt team? Om du letar efter de rätta tecknen är det oftast inte svårt att avgöra det.

Gemensamma tecken på arbetsöverbelastning

Människor missar ständigt deadlines.

Om du befinner dig i en situation där deadlines ofta missas kan det vara så att du har ett team som är överbelastat med arbete. Vanligtvis tyder detta på att ni inte har kapaciteten i teamet att utföra arbetet, så ni kan inte hålla alla tidsfrister.

Tidsfrister kan vara en viktig motivationsfaktor för teammedlemmar, men det motsatta är också sant. Om du inte håller dem kan de vara extremt demotiverande! Efter ett tag kan ditt team utveckla en känsla av hjälplöshet där de känner att det inte är någon idé att försöka, eftersom de tror att de aldrig kommer att lyckas.

Lär dig mer: Läs mer: Thoughtful Leader Podcast #86: Vill du förbättra teamets prestationer? Sätt bra tidsfrister.

Ett team som är överbelastat med arbete kommer att göra misstag.

I situationer med överbelastning av arbete görs misstag. Människor missar saker eftersom de tar genvägar. Ingen fokuserar för hårt på varje uppgift eftersom de är upptagna med att oroa sig för nästa.

Efter ett tag kan detta leda till att ditt team är mer fokuserat på att bocka av uppgiften från listan än att se till att den blir bra utförd.

Om du leder ett team som ständigt begår misstag kommer det så småningom att få dig att se dålig ut också.

Teammedlemmarna börjar bli ”frazzled” eller slutar bry sig.

Den farligaste delen av överbelastning är ibland när människor börjar bli överväldigade och ”frazzled”.

Detta beror vanligtvis på att det finns många konkurrerande prioriteringar och att människor inte riktigt vet vad de ska fokusera på. Det sker också för att människor känner sig upprörda för att de sviker andra.

Teammedlemmar kan också ge upp och sluta bry sig. De känner att de inte kan lyckas, så varför ska de ens anstränga sig för att försöka?

Ta notis om människor klagar, ser stressade ut, är frustrerade eller överväldigade. Detta är tecken på överbelastning.

Lär dig mer: Är ditt team kämpigt? Förstå stress på arbetsplatsen för att leda bättre.

Hur du undviker arbetsöverbelastning i ditt team

Tecknen är relativt lätta att upptäcka. Men vad kan vi göra åt dem? Det är lätt att göra ingenting och vänta på helgen, men gissa vad? Det kommer fortfarande att vara ett problem på måndag.

Istället ska vi titta på några sätt att hantera arbetsöverbelastning.

1. Undvik arbetsöverbelastning genom att hitta källan till problemet.

En av de största utmaningarna med arbetsöverbelastning är att den är svår att mäta.

Hur mycket arbete kan Brett underhållsarbetaren hantera? Det är svårt att säga, eftersom alla har olika gränser och förmågor.

Många ledare har svårt att påtala arbetsöverbelastning, eftersom de känner att de kommer att kritiseras för att vara ”mjuka” eller hoppa över skuggor. Därför måste du förstå problemet ordentligt.

I de områden som är mest bekymmersamma bör du börja kartlägga allt arbete som människor är inblandade i tillsammans med tidslinjerna. Du kommer snart att se om du har ett problem eftersom vissa personer kommer att ha många prioriteringar bredvid sitt namn som ska göras inom en kort tidsperiod.

Det är först när du har förstått och formulerat problemet på rätt sätt som du faktiskt kommer att kunna hjälpa någon.

Begynna att säga nej.

En av de kritiska ledarskapsförmågorna som många människor glömmer bort är hur man ska trycka tillbaka och säga nej. Det verkliga problemet är att många människor tror att det inte är ett alternativ att säga ”nej”. Kom ihåg att det nästan alltid är ett alternativ att trycka tillbaka, och du bör påminna ditt team om detta också.

Du vill inte omge dig med människor som alltid säger ja. De kommer att lova för mycket och inte leverera tillräckligt, och så småningom bränna ut sig. Du vill ha människor som slår tillbaka när du är orimlig, och det måste du också göra mot din chef.

Jag hade en gång en coachingklient som var överväldigad av för mycket arbete. Jag frågade honom om han hade pratat med sin chef om sin arbetsbelastning. Han hade inte ens tänkt på det.

Din chef kommer inte att kunna hjälpa dig om han eller hon inte vet hur du känner dig och hur du klarar dig. Det kan vara dags för ett samtal om hur mycket arbete du har på ditt bord.

Lär dig mer:

Giv ditt team tillåtelse att sluta göra saker.

När du befinner dig i en situation med överbelastning måste du skydda din omgivning. Ett sätt att göra detta är att ge dem tillåtelse att sluta arbeta om de är för upptagna.

Det här handlar om prioriteringar. Kom ihåg att om allt är viktigt är ingenting viktigt!

Identifiera några av de mindre viktiga uppgifter som ditt team utför. Ge ditt team tillåtelse att släppa dem eller ställa in dem under en månad. Detta ger ditt team utrymme att andas och de kommer inte att känna sig så dåliga, eftersom du sa att det var okej.

Lär dig mer: Läs mer: Thoughtful Leader Podcast #80: Skapa en kultur av öppen kommunikation.

Det sista sättet att undvika överbelastning i teamet är att förstå vad alla arbetar med och att hålla kommunikationslinjerna öppna. Gör dig själv tillgänglig när folk behöver prata. Försök att ge ditt team alla möjligheter att ta upp problem om de behöver det.

Se till att spåra arbetet med hjälp av något slags system, även om det bara är ett enkelt kalkylblad eller till och med ett anteckningsblock och papper. Du måste ha insyn i arbetet, så att du kan börja se problem innan de spårar ur.

Även när alla är upptagna måste du ta dig tid att hålla kontakten med ditt team. Det kan hjälpa dig att undvika en olycklig utbrändhetssituation. Klicka på länken nedan för att lära dig hur du skapar öppen kommunikation i ditt team.

Lär dig mer:

Har du fått nog av att känna dig överväldigad och överbelastad? Prova min onlinekurs.

Jag vet hur det är att kämpa med sin arbetsbörda och känna sig utbränd. Det är ingen bra känsla!

Det är därför jag skapade onlinekursen Time Management for Leaders, för att hjälpa dig att fokusera på det som är viktigt, känna dig mer organiserad och få ditt viktiga arbete gjort.

Kursen är självgående och innehåller verktyg och tekniker som hjälper dig att hantera din arbetsbelastning, förbättra produktiviteten och uppnå bättre resultat för ditt team. Klicka på knappen nedan för att anmäla dig redan idag.

Överbelastning av arbete är aldrig roligt, och du vill undvika det i ditt team. Även om det verkar vara en bra idé att pressa ditt team hårt för att få allt gjort, finns det kostnader för att göra det.

Det är ingen idé att slutföra fantastiska mängder arbete om alla är utbrända och olyckliga vid mållinjen.