La 1 aprilie 2011, cu opt zile înainte de data de 9 aprilie 2011, data intrării în vigoare a Legii de prevenire a furtului de salariu din New York (WTPA), Departamentul Muncii din statul New York (NYDOL) a publicat formularele mult așteptate pe care angajatorii le pot folosi pentru a îndeplini cerințele îmbunătățite de notificare care se aplică tuturor angajatorilor privați din New York. În conformitate cu WTPA, angajatorii trebuie să notifice toți noii angajați și trebuie să furnizeze o notificare anuală tuturor angajaților existenți cu privire la următoarele:

• Taxa sau ratele de salarizare a angajatului;
• Taxa de salarizare a orelor suplimentare, în cazul în care angajatul face obiectul reglementărilor privind orele suplimentare;
• Baza de plată a salariului (pe oră, tură sau săptămână, la bucată, comision, etc.);
• Toate indemnizațiile pe care angajatorul intenționează să le solicite ca parte a salariului minim, inclusiv indemnizațiile pentru bacșiș, masă și cazare;
• Ziua obișnuită de plată;
• Numele angajatorului și orice nume sub care angajatorul își desfășoară activitatea (DBA);
• Adresa fizică a biroului principal sau a sediului principal al angajatorului și, dacă este diferită, adresa poștală a angajatorului; și
• Numărul de telefon al angajatorului.

După furnizarea acestei notificări, angajatorii trebuie să le ceară angajaților lor să semneze o declarație prin care confirmă primirea notificării scrise. De asemenea, angajatorii trebuie să furnizeze o copie a confirmărilor angajaților lor și să păstreze aceste confirmări timp de cel puțin șase ani. WTPA prevede, de asemenea, obligația de a anunța în scris orice modificare a informațiilor cerute de lege cu cel puțin șapte zile calendaristice înainte de momentul acestor modificări, cu excepția cazului în care aceste modificări sunt reflectate în declarațiile salariale ale angajaților. (1)

NYDOL a pregătit șase formulare diferite concepute pentru a aborda diferitele cerințe de plată a salariilor care se aplică angajaților cu plata cu ora (Formularul LS 54), angajaților cu mai multe rate orare (Formularul LS 55), angajaților plătiți cu un tarif săptămânal sau cu un salariu pentru un număr fix de ore (Formularul LS 56), angajaților plătiți cu un salariu pentru un număr variabil de ore, cu o rată zilnică, la bucată, cu o rată forfetară sau cu o altă plată care nu este orară (Formularul LS 57), angajaților care primesc salarii predominante (Formularul LS 58) și angajaților scutiți (Formularul LS 59).

NYDOL a emis aceste șase formulare în engleză, spaniolă, chineză și coreeană. Site-ul web al agenției indică faptul că formularele vor fi publicate și în poloneză, haitiană-creolă și rusă, deși formularele în aceste limbi nu au fost disponibile imediat pe site. Angajații care declară că limba lor primară este una dintre limbile altele decât engleza în care NYDOL a emis un formular trebuie să primească notificarea scrisă în engleză și în limba lor primară. Angajații a căror limbă primară este engleza sau o altă limbă decât limbile non-englezești selectate de NYDOL trebuie să primească înștiințarea doar în limba engleză.

În paralel cu publicarea acestor formulare, NYDOL a publicat, de asemenea, un set de 41 de întrebări frecvente (FAQ), în care agenția a răspuns la multe dintre întrebările care au apărut de când guvernatorul Paterson a semnat WTPA în decembrie anul trecut. Subliniem mai jos ceea ce considerăm a fi cele mai importante informații incluse în FAQ:

• Angajatorii își pot elabora propriile notificări, atâta timp cât acestea conțin toate informațiile cerute de WTPA.
• Anunțurile anuale către angajații existenți trebuie să fie furnizate între 1 ianuarie și 1 februarie a fiecărui an. Încercarea de a da notificarea anuală în alte momente ale anului nu va satisface cerința anuală.
• Noificația poate fi dată electronic, dar angajatorii trebuie să asigure un sistem prin care lucrătorul să poată confirma primirea notificării și să tipărească o copie.
• Cu excepția angajatorilor din industria hotelieră, notificarea nu este necesară în cazul în care există o creștere a unui tarif, iar noul tarif este indicat în declarația de salariu care însoțește următoarea plată a salariului. Cu toate acestea, pentru orice reducere a salariului, un angajat trebuie să fie notificat în scris înainte ca reducerea să fie pusă în aplicare.
• Angajații plătiți în cadrul unui plan de bonusuri sau de stimulente săptămânal sau mai puțin frecvent nu trebuie să primească o notificare suplimentară în temeiul WTPA, cu condiția ca angajaților să li se ofere inițial o descriere a planului sau ca acesta să fie indicat în mod clar în declarația de salariu pentru perioada în care este plătit.

WTPA îl autorizează pe comisarul pentru muncă să includă printre cerințele de notificare orice „alte informații pe care comisarul le consideră importante și necesare”. Deși Comisarul Muncii nu a făcut niciun anunț privind intenția sa de a adăuga noi categorii, formularele par să solicite informații care depășesc limbajul expres al WTPA. În special, fiecare formular cere angajatorilor să precizeze dacă perioadele de plată sunt săptămânale, bisăptămânale sau altele. În plus, formularul aplicabil angajaților care primesc salarii predominante (Formularul LS 58) solicită angajatorilor să identifice ocupația aplicabilă, în plus față de rata predominantă afișată pentru acea ocupație. Angajatorii care intenționează să își pregătească propriile formulare ar trebui să se asigure că formularele lor includ aceste informații suplimentare.

Recunoscând provocările pe care WTPA le prezintă pentru firmele de muncă temporară, NYDOL a emis separat un document intitulat Guidelines for Notice and Acknowledgment of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms (Orientări pentru notificarea și recunoașterea ratei (ratelor) salariale pentru firmele de muncă temporară). Recunoscând că ratele salariale și zilele de plată variabile pot împiedica aceste firme să furnizeze toate informațiile cerute de WTPA în momentul angajării, NYDOL a relaxat cerințele legii în ceea ce privește aceste firme, permițându-le să notifice candidații și angajații cu privire la salariile orare pe care le vor câștiga probabil.

În cele din urmă, deși mulți au speculat că Comisarul Muncii va cere angajatorilor să identifice ce scutire (scutiri) se aplică angajaților lor scutiți, formularul aplicabil angajaților scutiți (Formularul LS 59) și Orientările NYDOL pentru notificarea scrisă a ratelor de salarizare și a zilelor de plată obișnuite arată clar că identificarea scutirii (scutirilor) specifice este opțională.

(1) Deși statutul nu pare să impună utilizarea avizului complet în astfel de circumstanțe și, în mod similar, nu pare să impună angajatorilor să păstreze afirmațiile angajaților în legătură cu astfel de avize de modificare, NYDOL a adoptat poziția conform căreia avizele complete și afirmațiile angajaților sunt necesare ori de câte ori are loc o modificare a oricăreia dintre informațiile prevăzute de lege care nu este reflectată în declarațiile salariale. Am solicitat clarificări suplimentare din partea NYDOL, dar, pentru moment, recomandăm ca angajatorii să furnizeze notificări complete angajaților și să obțină declarații afirmative cu șapte zile înainte de orice modificare care nu este reflectată în declarațiile salariale ale angajaților.

.