Care organizație are nevoie de un program scris de siguranță, fie că este la fel de simplu ca un plan de exerciții de incendiu la birou sau la fel de complex ca și controlul agenților patogeni într-un spital aglomerat. În calitate de conducător de afaceri, vă puteți întreba dacă este într-adevăr necesar să vă puneți în scris politicile de siguranță, mai ales dacă organizația dvs. este mică.

Pentru întreprinderile mari, programele de siguranță scrise sunt esențiale, deoarece responsabilitatea trebuie să fie atribuită în mod clar pentru a evita confuzia.

Pentru întreprinderile mici, cu operațiuni simple și puține pericole, poate părea posibil să se comunice eficient politicile și procedurile verbal și prin exemplu. Cu toate acestea, angajatorii au o responsabilitate legală în conformitate cu legislația legată de Administrația pentru Securitate și Sănătate în Muncă (OSHA) de a:

• Utiliza etichete și semne scrise sau coduri de culori pentru a avertiza angajații cu privire la pericole.
• Comunică angajaților procedurile de operare legate de siguranță și sănătate.
• Furnizează instruire în domeniul siguranței angajaților într-o limbă și într-un vocabular pe care aceștia le înțeleg.

O serie de standarde OSHA impun angajatorilor să aibă programe scrise de conformitate. Cel mai amplu este programul de comunicare a pericolelor, care afectează toți angajatorii care fabrică, depozitează sau utilizează substanțe chimice periculoase.

Există, de asemenea, cerințe de programe scrise specifice diferitelor industrii. De exemplu, unitățile de îngrijire a sănătății trebuie să aibă planuri scrise de control al expunerii la agenți patogeni transmiși prin sânge pentru a proteja lucrătorii.

Angajatorii pot utiliza portalul de asistență pentru conformitate Quick Start al OSHA pentru a afla ce cerințe de politică se aplică întreprinderilor lor.

Majoritatea municipalităților au propriile reguli privind planurile de siguranță ale întreprinderilor pentru incendii și vreme severă, de asemenea. Primul pas pentru a îndeplini toate aceste cerințe este de a pune în scris politicile de siguranță.

O politică scrisă poate ajuta, de asemenea, afacerea dumneavoastră să stabilească o cultură a siguranței. Iar o cultură axată pe siguranță vă poate proteja angajații și brandul de angajator pe măsură ce vă dezvoltați.

Beneficii ale politicilor scrise de sănătate și siguranță

Inclusiv dacă nu există o cerință de reglementare clară pentru un plan de siguranță scris, existența unui astfel de plan poate aduce beneficii afacerii dvs. în alte moduri decât conformitatea.

La urma urmei, obiectivul principal este de a preveni accidentele de muncă, bolile sau decesele la locul de muncă, care ar putea cauza prejudicii și dificultăți financiare lucrătorilor dumneavoastră, familiilor acestora și organizației dumneavoastră. Un plan la care este ușor de consultat este unul care are mai multe șanse să fie urmat.

Punerea în scris a planului dvs. poate contribui, de asemenea, la reducerea costurilor legate de primele de despăgubire a lucrătorilor. Acest lucru se datorează faptului că, atunci când aveți un program de siguranță în scris pe care angajații dvs. să îl urmeze, este mai probabil ca angajații dvs. să își amintească cele mai bune practici de siguranță și instruirile specifice în timp ce lucrează.

Un plan de siguranță scris poate, de asemenea, să implice lucrătorii în atingerea și menținerea obiectivelor de siguranță ale organizației dvs. Atunci când construiți o cultură a siguranței și a conformității, nu numai că puteți economisi timp de lucru pierdut și despăgubiri de asigurare, dar puteți observa și o creștere a productivității, deoarece mai puțin timp este dedicat rezolvării problemelor legate de siguranță.

Consecințele lipsei unui program de siguranță adecvat

Pentru că OSHA și multe alte organisme de conducere fac inspecții de siguranță doar ca răspuns la un incident, poate fi ușor pentru o afacere să se complacă în politicile de siguranță. Dar atunci când există o vătămare sau un accident care aduce inspectorii la fața locului, OSHA poate examina întregul program de siguranță al organizației, nu doar incidentul inițial.

În aceste cazuri, este important să aveți o politică de siguranță scrisă, pentru a le demonstra anchetatorilor că afacerea dvs. ia în serios siguranța lucrătorilor. Atunci când OSHA vine la fața locului pentru a investiga și constată că nu există nimic în vigoare, este mai probabil să se întâmple citații și amenzi costisitoare.

Este demn de remarcat faptul că noile sancțiuni maxime pe care OSHA le poate impune sunt:

• 13.494 de dolari pentru fiecare încălcare gravă, alta decât cea gravă sau a cerințelor de afișare
• 13.494 de dolari pe zi pentru necorectarea problemelor după termenul stabilit de OSHA
• 134.937 de dolari pentru fiecare încălcare intenționată sau repetată

Bune practici pentru crearea unui program de siguranță la locul de muncă

Cum puteți crea sau actualiza planul de siguranță al organizației dumneavoastră? OSHA recomandă ca angajatorii să se concentreze asupra a șapte elemente de bază:

Liderat managerial

Pentru a fi eficiente, programele scrise de siguranță au nevoie de implicarea conducerii.

O abordare de sus în jos ajută la stabilirea tonului și a căii de împărtășire a politicilor dumneavoastră de siguranță, de la conducere la management și apoi la angajați. La fel cum cultura începe de sus, la fel și angajamentul față de siguranță.

Participarea lucrătorilor

Informațiile de siguranță ar trebui să circule și în sus în organizația dumneavoastră.

Angajații pot avea observații și preocupări de primă mână care trebuie să facă parte din planul dvs. de siguranță scris, așa că este înțelept să stabiliți o cale clară pentru a împărtăși aceste informații cu managerii și conducerea.

Spusele angajaților pot ajuta la cel de-al treilea element de bază al unui plan de siguranță bun: identificarea pericolelor.

Identificarea și evaluarea pericolelor

Care loc de muncă are nevoie de un plan de siguranță de bază care să prezinte ieșirile de incendiu și ce trebuie făcut în caz de urgență meteorologică sau de siguranță publică. Dar pentru a trece dincolo de elementele de bază, fiecare întreprindere trebuie să facă un bilanț al propriului profil de pericole și riscuri. Acest lucru începe cu o analiză a pericolelor la locul de muncă (JHA), care este o evaluare a operațiunilor dvs. de afaceri și a oricăror riscuri implicate.

De exemplu, o afacere de curățătorie chimică, care lucrează cu elemente de încălzire și substanțe chimice, va avea un set de pericole și riscuri foarte diferit față de o grădiniță, unde echipamentele de joacă, manipularea alimentelor și securitatea locului de muncă sunt probleme cheie de siguranță.

Mersul prin locația dvs., inclusiv prin zonele de depozitare și zonele exterioare, și parcurgerea sarcinilor pe care le îndeplinesc angajații dvs. vă poate ajuta să întocmiți o listă de pericole potențiale pe care planul dvs. ar trebui să le acopere.

Dacă afacerea dvs. are mai multe locații, va trebui să elaborați un plan de siguranță personalizat pentru fiecare dintre ele. De exemplu, o companie de transport care are stivuitoare la un loc și nu la altele va avea nevoie de un program de siguranță pentru stivuitoare, cel puțin pentru acea locație.

Prevenirea și controlul pericolelor

Identificarea pericolelor este primul pas. Următorul este elaborarea de proceduri și politici pentru a preveni rănirea și îmbolnăvirea din cauza acelor pericole.

Atunci, pentru o afacere care operează stivuitoare doar la una dintre locațiile sale, o politică de bază de prevenire a pericolelor ar fi să spună că doar lucrătorii care au fost instruiți cu privire la operațiunile și siguranța stivuitoarelor pot folosi echipamentul, chiar dacă sunteți în criză de personal și au venit oameni din alte locații pentru a vă ajuta.

O grădiniță, pe de altă parte, ar putea avea uși de intrare controlate cu tastatură și o politică scrisă strictă de a nu deschide ușa vizitatorilor neașteptați. Iar o spălătorie chimică va avea reguli despre cum să manipuleze în siguranță substanțele chimice pe care le utilizează, precum și fișe de date de securitate a materialelor (MSDS) pentru fiecare substanță chimică.

Educație și control

După ce ați identificat pericolele și ați dezvoltat proceduri de prevenire și control pentru fiecare dintre ele, următorul pas este instruirea angajaților cu privire la planul dvs. de siguranță. Programul pe care îl stabiliți depinde de nivelul de risc și de instruirea continuă necesară pentru a gestiona pericolele, pentru a menține conformitatea și pentru a vă menține oamenii în siguranță.

Câteva organizații pot avea nevoie doar de instruire anuală, în timp ce altele au nevoie de instruire lunară pentru a menține angajații concentrați pe evitarea pericolelor.

Evaluarea și îmbunătățirea programului

La fel cum angajații dvs. au nevoie de instruire periodică pentru a menține siguranța pe primul loc, programul dvs. de siguranță va avea nevoie de revizuiri și actualizări regulate. Este o bună practică să vă revizuiți politicile cel puțin o dată pe an, pentru a vă asigura că acestea acoperă toate pericolele actuale.

Între revizuirile anuale, este o idee bună să revedeți politica dvs. scrisă ori de câte ori operațiunile dvs. se schimbă, inclusiv:

• Utilizarea de noi substanțe chimice la fața locului
• Aducerea de noi utilaje
• Implementarea de noi procese
• Lucrul cu noi materiale

Există un ultim element de bază de care planul dvs. de siguranță are nevoie: comunicarea cu angajații din afara amplasamentului, angajații contractuali și cei temporari.

Comunicarea cu angajații contractuali și cei temporari

Menținerea angajaților de la fața locului la curent cu siguranța este o necesitate. Dacă aveți angajați la distanță, angajați care călătoresc destul de mult sau lucrători temporari și contractuali, asigurați-vă că programul dvs. îi include și pe aceștia.

Aceasta înseamnă să îi țineți pe acești lucrători la curent cu instruirea și actualizările. De asemenea, poate însemna conturarea celor mai bune practici de siguranță pentru lucrători în timp ce aceștia călătoresc și lucrează la distanță.

Resurse pentru a crea un program excelent de siguranță a lucrătorilor

Programul de consultanță la fața locului al OSHA oferă consultanță gratuită IMM-urilor care doresc să își stabilească sau să își îmbunătățească politicile de siguranță. De asemenea, puteți lucra cu o organizație profesională de angajatori (PEO) pentru a dezvolta un program de siguranță personalizat pentru afacerea dvs., de la proceduri de bază de siguranță și sănătate la birou până la un program detaliat, cu mai multe locații, pentru întreprinderile mai mari. Indiferent de calea pe care o alegeți, contribuțiile suplimentare vă pot ajuta să construiți un program de siguranță care să vă protejeze lucrătorii și afacerea.

Vreți mai multe sfaturi pentru a vă face afacerea să funcționeze mai inteligent? Descărcați cartea noastră electronică gratuită: 7 greșeli de resurse umane și cum să le evitați.

Disclaimer: Informațiile furnizate în acest blog sunt prezentate doar în scop informativ și ilustrativ. Insperity nu oferă consultanță juridică și nicio informație inclusă aici nu trebuie să fie considerată ca atare.