936 Plăți

936.1 Limitări privind plățile

936.11 Plăți anuale totale

Plățile totale pentru un salariat în cursul unui an de indemnizație nu pot depăși indemnizația maximă prevăzută, cu excepția celor indicate la 935.25.

936.12 Fonduri insuficiente pentru cereri de rambursare

Nu se efectuează plăți pentru o achiziție efectuată în plus față de alocația anuală a unui angajat. Angajații trebuie să fie deosebit de atenți ca mărfurile să nu fie facturate înainte de data lor aniversară, dacă alocația pentru anul în curs a fost epuizată.

936.13 Cheltuieli aferente

Nu se solicită și nici nu se efectuează plăți pentru cheltuielile implicate de achiziționarea de articole de uniformă la mâna a doua și nici pentru curățare, reparații sau modificări (cu excepția modificărilor efectuate în momentul cumpărării, cu unicul scop de a asigura o potrivire corespunzătoare).

936.14 Articole nespecificate

Toate ramurile de serviciu au specificații specifice detaliate pentru stilul și culoarea uniformelor lor particulare. Specificațiile și stilurile detaliate sunt prescrise atât pentru articolele de îmbrăcăminte pentru uniformele masculine, cât și pentru cele feminine din fiecare categorie specifică de angajare. Nu se solicită și nici nu se efectuează plăți pentru articolele de îmbrăcăminte care nu sunt conforme cu specificațiile și stilurile detaliate pentru bărbați și femei pentru categoria de încadrare a angajatului.

936.15 Achiziții care depășesc alocațiile

Care angajat este personal responsabil față de vânzătorul autorizat și licențiat pentru toate achizițiile care depășesc alocația pentru uniformă care îi revine. În cazurile în care angajații fac achiziții care depășesc întreaga lor alocație sau soldul existent al alocației, se procesează factura integrală a furnizorului licențiat, indiferent de sumă (chiar dacă înregistrările arată un sold zero în alocația angajatului). ASC din St. Louis plătește doar suma maximă rămasă în contul angajatului și notifică vânzătorului motivul pentru care restul nu a fost plătit.

936.2 Plata pentru achiziționarea uniformei după separarea angajatului

Nu este permisă plata către furnizor dacă există următoarele condiții:

1. Angajatul se separă de programul de uniforme din orice motiv, inclusiv pensionarea, în termen de 30 de zile de la achiziționarea articolelor de îmbrăcăminte care nu sunt recunoscute ca articole distinctive ale uniformei decât dacă sunt purtate cu hainele exterioare de bază ale uniformei. În aceste cazuri, notificați atât angajatul, cât și vânzătorul specific implicat. Returnați factura furnizorului (a se vedea punctul 936.32). Articolele nedistinctive includ pantofii, mănușile, gumele, galoanele, cizmele, furtunurile, măștile de față, căștile de protecție și curelele.
2. Când există dovezi că, înainte de a face achiziția, angajatul a indicat intenția de a se despărți de programul de uniforme din orice motiv, inclusiv pensionare, separare involuntară sau ofertare pentru o misiune care nu necesită aceeași categorie de uniforme, nu procesați factura pentru plată. După ce plasați o copie a facturii în dosarul de uniforme al angajatului cu observațiile corespunzătoare, returnați factura vânzătorului, indicând motivul pentru care aceasta nu va fi onorată.

936.3 Aprobarea de către șeful de instalație

936.31 Inspecția achizițiilor

Șeful de instalație poate solicita angajatului să prezinte achizițiile de uniforme pentru inspecție în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea articolului de uniformă. Un angajat care nu poate respecta această cerință din cauză că se află într-o stare de concediu aprobată poate prezenta articolele achiziționate pentru inspecție la revenirea la statutul de lucru. Toate articolele trebuie să conțină eticheta de certificat eliberată de Biroul de control al calității serviciilor poștale, cu excepția cazurilor menționate la punctul 936.32. Se face dovadă de discreție atunci când se permite achiziționarea unor cantități excesive de articole unicat, cum ar fi pantofi, mănuși, șosete și alte articole de tip civil.

936.32 Achiziții care nu respectă reglementările

Dacă toată sau o parte din marfa prezentată la 936.31 este inacceptabilă deoarece nu este conformă cu reglementările poștale în vigoare, angajații responsabili cu examinarea facturilor furnizorului (a se vedea 936.53) returnează factura furnizorului, indicând motivul pentru care aceasta a fost inacceptabilă. Angajatul păstrează, dar nu poartă marfa inacceptabilă și așteaptă instrucțiuni din partea vânzătorului.

936.33 Respingerea plăților

Biroul de contabilitate districtual poate refuza plata pentru articole cu preț excesiv, pentru articole care nu sunt necesare pentru condițiile climatice locale și pentru cantități excesive de articole de tip civil.

936.34 Responsabilitatea angajatului pentru excese

Șeful instalației îi avertizează pe toți angajații că achizițiile de uniforme care depășesc alocațiile curente sunt responsabilitatea personală a angajaților.

936.35 Notificarea responsabilității

Deși nu este responsabil pentru achizițiile care depășesc alocația pentru uniforme a unui angajat, serviciul poștal îi informează în scris pe angajați cu privire la responsabilitățile lor de a efectua plata atunci când sunt notificați cu privire la restanțe.

936.4 Angajați care se despart

936.41 Condiții de neplată

Facturile datate înainte de data de separare a unui angajat și prezentate pentru plată sunt procesate pentru plată. Cu toate acestea, ele nu sunt plătite în oricare dintre următoarele condiții:

1. Atunci când achizițiile de articole de uniformă care nu pot fi recunoscute ca articole de uniformă distinctive au fost efectuate în termen de 30 de zile înainte de separare (a se vedea 936.2a).
2. Atunci când există dovezi că, înainte de a face achiziția, angajatul a indicat intenția de a se separa din orice motiv, inclusiv pensionarea (a se vedea 936.2b).

936.42 Adăugare la Formularul 337

Postorii și șefii de instalații adaugă „Facturi de indemnizație pentru uniformă prezentate” pe Formularul PS 337, Registrul de lichidare pentru angajatul care s-a despărțit, ca element de scris.

936.43 Prezentarea facturilor de către angajat

Când un angajat care părăsește serviciul poștal își dă liber, șeful de post, sau alt angajat desemnat, îl întreabă pe angajatul care se desparte dacă în ultimele 30 de zile au fost făcute achiziții de uniforme. În cazul în care răspunsul este negativ, se completează rubrica în același mod ca și celelalte rubrici din fișa de control. Dacă răspunsul este afirmativ, contactați biroul de contabilitate al districtului și informați angajatul în consecință.

936.5 Plata către vânzătorii autorizați

936.51 Plata directă

Plata se face direct către vânzătorii autorizați.

936.52 Rambursarea angajaților

Angajații nu sunt rambursați pentru achizițiile de uniforme, cu excepția șepcilor (a se vedea 932.21) și conform prevederilor din 936.6 și 938.4.

936.53 Examinarea facturii

Biroul pentru programul de uniforme poate solicita vânzătorilor de uniforme să furnizeze documente pentru a se asigura că achizițiile sunt rezonabile în toate circumstanțele și că sunt conforme cu reglementările poștale.

936.54 Dovada achiziției

Vânzătorul trebuie să păstreze o evidență detaliată a vânzărilor pentru fiecare tranzacție în parte, care să includă numele angajatului, data achiziției și o descriere a articolelor din tranzacție – inclusiv mărimea, culoarea și prețul unitar. Aceste înregistrări trebuie să fie păstrate în scopuri de audit timp de cel puțin 3 ani de la data achiziției.

936.6 Proceduri de achiziție pentru programul pentru asistenți medicali

936.61 Eligibilitate

Asistenții medicali cu normă întreagă și cu fracțiune de normă care și-au încheiat perioada de probă primesc un card de rambursare a uniformei după data aniversară a uniformei. Asistentele medicale cu fracțiune de normă care nu au lucrat cel puțin 1 560 de ore în perioada de 12 luni imediat înainte de data lor aniversară nu au dreptul la rambursarea uniformei.

936.62 Proceduri

936.621 Standard

Asistentele medicale pot achiziționa uniforme de la vânzătorii de uniforme licențiați ai serviciilor poștale. Plata către vânzător se face în același mod ca și pentru alți angajați eligibili pentru indemnizații pentru uniforme.

936.622 Opțional

Infirmierele care întâmpină dificultăți în localizarea unui vânzător de uniforme licențiat al Serviciului Poștal care furnizează uniforme pentru infirmiere pot să își achiziționeze uniformele de la orice sursă de bună credință în modul următor:

1. Infirmierele trebuie să prezinte facturile detaliate managerului districtual de resurse umane pentru examinare, pentru a se asigura că articolele sunt autorizate pentru rambursare în conformitate cu articolul 26 din Acordul național. Facturile trebuie să includă următoarele informații:
1. Numele angajatului.
2. Numele firmei de la care s-a făcut achiziția.
3. Data achiziției.
4. Numărul de identificare al angajatului.
5. O descriere detaliată a articolelor cumpărate, inclusiv mărimea și culoarea.
6. O declarație a angajatului care certifică faptul că articolele enumerate au fost efectiv achiziționate și o explicație a motivului pentru care o astfel de achiziție nu a putut fi făcută de la un vânzător de uniforme autorizat.
2. Managerul de resurse umane al districtului trebuie să trimită factura detaliată a infirmierului aprobată la serviciile de contabilitate St. Louis pentru procesare. Valoarea achiziției aprobate va fi dedusă din alocația disponibilă a angajatului.

.