Supraîncărcarea muncii este o problemă comună în multe locuri de muncă. Nu este vorba neapărat doar de a lucra multe ore. Supraîncărcarea muncii poate însemna, de asemenea, să ai prea multe elemente în lista de sarcini, pe care pur și simplu nu le termini niciodată.

Am lucrat în roluri în care am lucrat foarte mult timp, pe perioade lungi, pentru a termina totul. De asemenea, am condus echipe în care se întâmplau atât de multe lucruri încât nu era posibil să le termini pe toate. În acest caz, a trebuit doar să alegem ceea ce nu urma să fie făcut.

Atunci cum știți dacă supraîncărcarea de muncă este o problemă pentru dumneavoastră și echipa dumneavoastră? Dacă vă uitați după semnele potrivite, de obicei nu este greu să vă dați seama.

Semne comune ale supraîncărcării de muncă

Oamenii ratează constant termenele limită.

Dacă vă aflați într-o situație în care termenele limită sunt adesea ratate, este posibil să aveți o echipă care este supraîncărcată de muncă. De obicei, acest lucru indică faptul că nu aveți în echipă capacitatea de a face munca, așa că nu puteți respecta fiecare termen limită.

Limitele pot fi un motivator cheie pentru membrii echipei, dar și opusul este adevărat. Dacă nu le respectați, ele pot fi extrem de demotivante! După un timp, echipa dvs. poate dezvolta un sentiment de neputință în care simt că nu are rost să încerce, pentru că au impresia că nu vor reuși niciodată.

Învățați mai multe: Thoughtful Leader Podcast #86: Vreți să îmbunătățiți performanța echipei? Stabiliți termene bune.

O echipă supraîncărcată de muncă va face greșeli.

În situațiile de supraîncărcare a muncii, se fac greșeli. Oamenii ratează lucruri, pentru că iau scurtături. Nimeni nu se concentrează prea mult pe fiecare sarcină, pentru că sunt ocupați să se îngrijoreze de următoarea.

După un timp, acest lucru poate face ca echipa dvs. să se concentreze mai mult pe bifarea sarcinii de pe listă, decât să se asigure că este făcută bine.

Dacă conduceți o echipă care face constant greșeli, în cele din urmă vă va face și pe dvs. să arătați rău.

Membrii echipei încep să devină „frazzled” sau încetează să le mai pese.

Câteodată, cea mai periculoasă parte a supraîncărcării muncii este atunci când oamenii încep să devină copleșiți și „frazzled”.

De obicei, acest lucru se datorează faptului că există multe priorități concurente și oamenii nu sunt foarte siguri pe ce să se concentreze. De asemenea, apare și pentru că oamenii se simt supărați pentru că îi dezamăgesc pe ceilalți.

Membrii echipei pot, de asemenea, să renunțe și să nu le mai pese. Ei simt că nu pot reuși, așa că de ce ar trebui să se mai obosească să încerce?

Rețineți că oamenii se plâng, par stresați, sunt frustrați sau copleșiți. Acestea sunt semne revelatoare ale supraîncărcării de muncă.

Învățați mai multe: Echipa dumneavoastră se luptă? Înțelegeți stresul de la locul de muncă pentru a conduce mai bine.

Cum să evitați suprasolicitarea muncii în echipa dumneavoastră

Semnele sunt relativ ușor de observat. Dar ce putem face în privința lor? Este ușor să nu facem nimic și să așteptăm weekendul, dar ghiciți ce? Va fi în continuare o problemă luni.

În schimb, haideți să analizăm câteva modalități de a gestiona supraîncărcarea muncii.

1. Evitați suprasolicitarea muncii prin găsirea sursei problemei.

Una dintre cele mai mari provocări cu privire la suprasolicitarea muncii este că este greu de măsurat.

Cât de multă muncă poate suporta Brett, lucrătorul de întreținere? Este greu de spus, deoarece fiecare are limite și capacități diferite.

Mulți lideri se străduiesc să semnaleze supraîncărcarea de muncă, deoarece au impresia că vor fi criticați pentru că sunt „blânzi” sau că se aruncă la umbră. De aceea, trebuie să înțelegeți problema în mod corespunzător.

În domeniile cele mai îngrijorătoare, începeți să faceți o hartă a tuturor lucrărilor în care sunt implicați oamenii, împreună cu termenele. Veți vedea în curând dacă aveți o problemă, deoarece unii oameni vor avea multe priorități lângă numele lor, care sunt scadente într-o perioadă scurtă de timp.

Doar după ce ați înțeles și ați articulat problema în mod corespunzător, veți putea să ajutați cu adevărat pe cineva.

Începeți să spuneți „Nu”.

Una dintre abilitățile critice de conducere pe care mulți oameni o trec cu vederea este cum să respingi și să spui „Nu”. Adevărata problemă este că mulți oameni cred că a spune „Nu” nu este o opțiune. Amintiți-vă că împingerea înapoi este aproape întotdeauna o opțiune și ar trebui să reamintiți acest lucru și echipei dvs. de asemenea.

Nu doriți să vă înconjurați de oameni care spun întotdeauna „Da”. Aceștia vor promite prea mult și nu vor livra suficient, iar în cele din urmă se vor epuiza. Îți dorești oameni care să respingă atunci când ești nerezonabil și trebuie să faci acest lucru și cu șeful tău.

Am avut odată un client de coaching care era copleșit de prea multă muncă. L-am întrebat dacă a vorbit cu managerul său despre volumul său de muncă. Nici măcar nu se gândise la asta.

Managerul dvs. nu vă va putea ajuta dacă nu știe cum vă simțiți și cum faceți față. S-ar putea să fie timpul pentru o conversație despre cât de multă muncă aveți pe farfurie.

Învățați mai mult: Cum pot liderii să se împotrivească și să spună „nu” pentru a-și îmbunătăți cariera.

Dați permisiunea echipei dvs. să nu mai facă lucruri.

Când vă aflați într-o situație de suprasolicitare a muncii, trebuie să protejați bunăstarea oamenilor din jurul dvs. O modalitate de a face acest lucru este să le dați permisiunea de a opri unele lucrări dacă sunt prea ocupați.

Este vorba de priorități. Amintiți-vă că dacă totul este important, atunci nimic nu este important!

Identificați unele dintre sarcinile mai puțin importante pe care le îndeplinește echipa dumneavoastră. Dați echipei dumneavoastră permisiunea de a le lăsa să scape sau de a le anula pentru o lună. Acest lucru oferă echipei dvs. spațiu pentru a respira și nu se vor simți atât de rău, pentru că ați spus că este în regulă.

Învățați mai mult: Thoughtful Leader Podcast #80: What to Do When You Have Too Many Priorities.

Creați o cultură a comunicării deschise.

Ultima modalitate de a evita supraîncărcarea muncii în echipa dvs. este să înțelegeți la ce lucrează toată lumea și să păstrați liniile de comunicare deschise. Fiți disponibil atunci când oamenii au nevoie să vorbească. Încercați să oferiți echipei dvs. toate oportunitățile de a ridica probleme, dacă au nevoie.

Asigurați-vă că urmăriți munca folosind un fel de sistem, chiar dacă este vorba doar de o simplă foaie de calcul sau chiar de un blocnotes și hârtie. Trebuie să aveți vizibilitate asupra muncii, astfel încât să puteți începe să vedeți problemele înainte ca acestea să scape de sub control.

Inclusiv atunci când toată lumea este ocupată, trebuie să vă faceți timp să păstrați legătura cu echipa dumneavoastră. S-ar putea să vă ajute să evitați o situație nefericită de epuizare. Faceți clic pe linkul de mai jos pentru a afla cum să creați o comunicare deschisă în echipa dvs.

Învățați mai multe: 6 moduri puternice de a crea o comunicare deschisă în echipa ta.

Te-ai săturat să te simți copleșit și suprasolicitat? Încearcă cursul meu online.

Știu cum este să te lupți cu volumul de muncă și să te simți epuizat. Nu este un sentiment bun!

De aceea am creat Cursul Online Managementul Timpului pentru Lideri, pentru a vă ajuta să vă concentrați pe ceea ce contează, să vă simțiți mai organizat și să vă faceți treaba importantă.

Cursul se desfășoară în ritm propriu și conține instrumente și tehnici care să vă ajute să vă gestionați volumul de muncă, să vă îmbunătățiți productivitatea și să obțineți rezultate mai bune pentru echipa dumneavoastră. Faceți clic pe butonul de mai jos pentru a vă înscrie astăzi.

Supraîncărcarea cu muncă nu este niciodată distractivă și doriți să o evitați în echipa dvs. Chiar dacă pare o idee bună să vă împingeți echipa din greu pentru a termina totul, există costuri dacă faceți acest lucru.

Nu are rost să finalizați cantități uimitoare de muncă, dacă toată lumea este epuizată și nefericită la linia de sosire.

.