Acest articol explică întâlnirea primăriei într-un mod practic. După ce îl veți citi, veți înțelege elementele de bază ale acestui instrument util de abilități de comunicare.

Ce este o ședință Town Hall Meeting?

Reuniunile Town Hall își derivă numele de la primării. Primăriile există pentru a servi pe toată lumea; de la cetățeni la funcționari publici. Acesta este, de asemenea, și scopul exact al Town Hall Meeting. Este o întâlnire destinată tuturor celor din organizație, în cadrul căreia conducerea raportează cu privire la chestiuni de politică, iar angajaților li se oferă numeroase posibilități de a răspunde, de a pune întrebări și de a intra în discuții cu managerii.

Transparență completă

Mulți angajați consideră că managerii nu petrec suficient timp explicând politicile organizaționale și planurile și obiectivele care le însoțesc. Ei resimt acest lucru ca pe o lipsă de transparență. Cu toate acestea, această transparență este importantă pentru a asigura o companie performantă. Un Town Hall Meeting poate ajuta în acest sens. Îmbunătățirea transparenței va influența inovația și implicarea angajaților. Prin intermediul Town Hall Business Meetings, apare oportunitatea de a discuta între angajați și manageri. Cu alte cuvinte, aceasta face conducerea mai accesibilă. Astfel de întâlniri pot fi oferite trimestrial. În același timp, ele sunt, de asemenea, o modalitate binevenită de a participa la discuții și de a depune eforturi pentru o transparență totală într-un cadru mai puțin formal. Se poate discuta o gamă largă de subiecte; cifrele trimestriale, reperele care au fost atinse, noile planuri, subiectele care merită o atenție suplimentară sau concurența iminentă. Acestea sunt doar câteva exemple.

Localizare

Întrunirile de primărie pot fi organizate la nivel intern în cadrul companiei. De exemplu, în cantina companiei. De asemenea, este posibil să se organizeze aceste întâlniri în exterior prin rezervarea unei săli de conferințe (mari). Alternativ, există, de asemenea, posibilitatea de a comunica simultan cu mai multe sucursale folosind sisteme video, de streaming sau alte sisteme de comunicare. Chiar și angajații care se află într-un alt fus orar pot astfel să participe și să răspundă. În plus, se poate folosi și o prezentare PowerPoint, care să arate în mod clar punctele de pe ordinea de zi și să clarifice structura reuniunii.

Un bun Town Hall Meeting ar trebui, de preferință, să fie condus de un moderator; acesta este un conducător de discuții care face o scurtă introducere, pune întrebări și oferă participanților (angajații în acest caz) posibilitatea de a răspunde. Sarcina sa este de a implica publicul în discuție și de a ghida reuniunea în direcția corectă. Acesta poate fi managerul sau o persoană angajată din exterior. Moderatorul are sarcina de a face un scurt rezumat a ceea ce s-a spus, astfel încât toată lumea să înțeleagă subiectul în cauză.

Compromisiune

Obiectivul unei ședințe de primărie este mai mult decât simpla prezentare a informațiilor companiei. Este vorba în principal de încurajarea dialogului între manageri și angajați, astfel încât toată lumea să se simtă conectată la organizație. Le oferă angajaților posibilitatea de a-și face auzită vocea și de a face parte din companie.

Pentru a implica fiecare angajat, se recomandă organizarea unei sesiuni speciale de întrebări&A. De exemplu, acest lucru se poate face prin utilizarea așa-numitei metode Round Robin; o variantă a metodei clasice de brainstorming. Fiecăruia i se oferă posibilitatea de a contribui, iar toate ideile sunt la fel de importante. În prealabil, fiecărui participant i se oferă posibilitatea de a-și pune în lumină problema sau subiectul relevant. Fiecare își scrie propunerile și eventualele întrebări pe o foaie de hârtie. Acest lucru oferă tuturor posibilitatea de a-și lăsa libere gândurile și previne ca cineva să fie direct influențat de ideile celorlalți. Oferă fiecărui angajat atenția deplină a tuturor managerilor și permite suficient timp pentru a pune întrebări și pentru a include întrebări ulterioare. Întrebările sunt ulterior discutate în timpul întâlnirii propriu-zise.

4 pași

O întâlnire la primărie poate fi structurată în diferite moduri. Planul pas cu pas prezentat mai jos funcționează de obicei bine. O întâlnire structurată garantează că toată lumea se simte ascultată și implicată activ, scopul principal fiind comunicarea deschisă.

Pasul 1: deschideți dialogul

Anunțând întâlnirea Town Hall Meeting cu mult timp înainte, fiecare angajat va lua cunoștință de aceasta. Aceasta este tocmai intenția. La urma urmei, întâlnirea este mai eficientă dacă participă cât mai mulți angajați. Anunțul poate fi făcut în mai multe moduri, inclusiv prin intermediul Intranetului. Este recomandat să se menționeze că prezența și feedback-ul angajaților sunt mai mult decât binevenite pentru ca reuniunea să fie un succes. În plus, în timpul pregătirii, angajații pot fi deja rugați să contribuie cu întrebări anonime și/sau feedback despre operațiunile companiei. Acest anonimat este atrăgător și asigură faptul că niciun angajat nu se va simți ezitant în a-și exprima adevăratele sentimente. Cu alte cuvinte, este baza unei comunicări bidirecționale.

Pasul 2: creați un sondaj

Prin utilizarea unui sondaj (online), angajații își pot exprima ideile și opiniile despre organizație într-un mod diferit. Acest sondaj este, de asemenea, complet anonim. De exemplu, întrebările se pot referi la funcționarea departamentului sau a organizației, la potențiale îmbunătățiri, la sugestii și la alte subiecte legate de management. Din nou, anonimatul este important aici pentru a obține răspunsuri sincere. Angajații trebuie să fie liberi să ofere răspunsuri și să nu fie inhibați de faptul că managerii le vor cunoaște imediat numele.

Etapa 3: colectarea datelor

În timpul acestei etape, toate datele și întrebările din etapele 1 și 2 sunt colectate și integrate în agenda întâlnirii. Trebuie remarcat faptul că este esențial ca toate întrebările și feedback-ul să fie returnate. În caz contrar, se va pierde credibilitatea în fața angajaților. Întrebările la care nu se poate răspunde în mod direct în timpul întâlnirii de afaceri a primăriei pot fi discutate la un alt moment.

Etapa 4: lista de acțiuni

După discutarea punctelor de pe ordinea de zi, vor exista, fără îndoială, diverse acțiuni care trebuie întreprinse. Prin încadrarea acestora într-un calendar realist, conducerea își demonstrează angajamentul față de promisiuni. Acest lucru nu va face decât să-i încurajeze pe angajați. Aceștia vor fi luați în serios de organizație, în urma căreia vor continua să contribuie activ. Prin intermediul unei întâlniri la primărie, o organizație arată că se angajează și că este dispusă să comunice cu angajații într-un mod deschis și onest.

Precondiții

Pentru ca întâlnirea la primărie să fie cât mai eficientă, există o serie de condiții prealabile importante de care trebuie să se țină cont. În primul rând, este vorba de prezentarea PowerPoint. Menținând la minimum numărul de diapozitive și cantitatea de text pe diapozitiv, audiența nu se va plictisi, iar angajații vor cunoaște exact subiectul de discuție. În al doilea rând, este o idee bună să se mențină contactul cu publicul. Un manager care se bazează prea mult pe diapozitive va pierde contactul vizual. Mai mult decât atât, este recomandat să se alterneze subiectele mai grele cu altele mai ușoare, astfel încât să se creeze un echilibru, iar angajații să rămână implicați.

Prin implicarea a cât mai mulți manageri în Town Hall Meeting, o companie poate transmite un semnal pozitiv angajaților. Chiar dacă este posibil ca unii dintre ei să nu fie implicați direct în prezentare, aceasta permite oportunitatea de a discuta subiecte cu angajații în deplină deschidere. Ca urmare, toată lumea va contribui la întâlnire.

Este rândul tău

Ce părere ai? Ați auzit vreodată de o reuniune a primăriei? Recunoașteți explicația practică sau aveți mai multe sugestii? Care sunt factorii dvs. de succes pentru a stimula implicarea angajaților?

Părtășiți experiența și cunoștințele dvs. în căsuța de comentarii de mai jos.

Dacă v-a plăcut acest articol, atunci vă rugăm să vă abonați la Newsletter-ul nostru gratuit pentru cele mai recente postări despre modele și metode. De asemenea, ne puteți găsi pe Facebook, LinkedIn, Twitter și YouTube.

Mai multe informații

1. Hanson, C. M. (2003). Promisiunea colegiului democrației: Town hall meeting ca metodă de predare. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Luarea democrației la scară: Crearea unei ședințe de primărie pentru secolul XXI. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). Comunicarea prezidențială ca formă culturală: Reuniunea primăriei. Politics, discourse, and American society: new agendas, 173-92.

Cum se citește acest articol:
Mulder, P. (2018). Town Hall Meeting. Retrieved from ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

Adaugați un link către această pagină pe site-ul dumneavoastră:
<a href=”https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/”>ToolsHero: Town Hall Meeting</a>

.