Este artigo explica o Town Hall Meeting de uma forma prática. Após lê-lo, você entenderá o básico desta útil ferramenta de comunicação.

O que é uma Reunião da Câmara Municipal?

Reuniões da Câmara Municipal derivam o seu nome das prefeituras. As prefeituras existem para servir a todos; dos cidadãos aos funcionários públicos. Isto também é exactamente o que é a Reunião da Câmara Municipal. É uma reunião destinada a todos na organização, na qual a gerência informa sobre questões políticas e os funcionários têm ampla oportunidade de responder, fazer perguntas e entrar em discussões com os gerentes.

Transparência completa

Muitos funcionários acreditam que os gerentes não gastam tempo suficiente para explicar as políticas organizacionais e os planos e objetivos que as acompanham. Eles sentem isso como uma falta de transparência. No entanto, esta transparência é importante para assegurar uma empresa com bom desempenho. Uma reunião da prefeitura pode ajudar nesse sentido. A melhoria da transparência influenciará a inovação e o engajamento dos funcionários. Através das Reuniões de Negócios da Câmara Municipal, surge a oportunidade de discussão entre colaboradores e gestores. Em outras palavras, ela torna a liderança mais acessível. Tais reuniões podem ser oferecidas trimestralmente. Ao mesmo tempo, são também uma forma bem-vinda de participar na discussão e lutar pela transparência total num ambiente menos formal. Uma ampla gama de tópicos pode ser discutida; números trimestrais, marcos atingidos, novos planos, tópicos que merecem atenção adicional ou competição iminente. Estes são apenas alguns exemplos.

Local

Reuniões do salão da cidade podem ser realizadas internamente na empresa. Por exemplo, na cantina da empresa. Também é possível organizar estas reuniões externamente, reservando uma (grande) sala de conferências. Alternativamente, existe também a possibilidade de comunicar com várias filiais simultaneamente usando vídeo, streaming ou outros sistemas de comunicação. Mesmo os funcionários que se encontram num fuso horário diferente podem então juntar-se a nós e responder. Além disso, também pode ser utilizada uma apresentação em PowerPoint, mostrando claramente os pontos da agenda e tornando clara a estrutura da reunião.

Uma boa reunião da Câmara Municipal deve, de preferência, ser liderada por um moderador; este é um líder de discussão que faz uma breve introdução, faz perguntas e dá aos participantes (funcionários, neste caso) a oportunidade de responder. A sua tarefa é envolver o público na discussão e orientar a reunião na direcção certa. Este pode ser um gestor ou uma pessoa contratada externamente. É tarefa do moderador dar um pequeno resumo do que foi dito, para que todos compreendam o tema em questão.

Compromisso

O objectivo de uma Reunião da Câmara Municipal é mais do que apenas a apresentação de informações da empresa. Trata-se principalmente de incentivar o diálogo entre gestores e funcionários, para que todos se sintam ligados à organização. Ela dá aos funcionários uma oportunidade de fazer ouvir a sua voz e fazer parte da empresa.

Para envolver todos os funcionários, é recomendado organizar uma sessão especial Q&A. Por exemplo, isto pode ser feito usando o chamado método Round Robin; uma variante da forma clássica de brainstorming. A todos é dada a oportunidade de contribuir, e todas as ideias são igualmente importantes. Antes, é dada a cada participante a oportunidade de iluminar o problema ou tópico relevante. Todos escrevem suas propostas e possíveis perguntas em um pedaço de papel. Isto dá a todos a oportunidade de deixar o pensamento correr livremente e evita que alguém seja directamente influenciado pelas ideias dos outros. Dá a cada colaborador a atenção total de todos os gestores e permite tempo suficiente para fazer perguntas e incluir perguntas de seguimento. As perguntas são posteriormente discutidas durante a própria reunião.

4 passos

Uma Reunião da Câmara Municipal pode ser estruturada de diferentes formas. O plano passo-a-passo mostrado abaixo geralmente funciona bem. Uma reunião estruturada garante que todos se sintam ouvidos e ativamente envolvidos, sendo o objetivo principal a comunicação aberta.

Passo 1: abrir o diálogo

Ao anunciar a Reunião da Prefeitura com bastante antecedência, todos os funcionários tomarão consciência disso. Esta é precisamente a intenção. Afinal de contas, a reunião é mais eficaz se o maior número possível de funcionários participar. O anúncio pode ser feito de várias formas, inclusive através da Intranet. Recomenda-se mencionar que a presença e o feedback dos colaboradores é mais do que bem-vinda para que a reunião seja um sucesso. Além disso, durante a preparação, os funcionários já podem ser solicitados a contribuir com perguntas anônimas e/ou feedback sobre as operações da empresa. Este anonimato é convidativo e garante que nenhum colaborador se sinta hesitante em falar os seus verdadeiros sentimentos. Em outras palavras, é a base da comunicação bidirecional.

Passo 2: criar uma pesquisa

Usando uma pesquisa (on-line), os funcionários podem expressar suas idéias e opiniões sobre a organização de uma maneira diferente. Esta pesquisa também é completamente anônima. Por exemplo, as perguntas podem dizer respeito ao funcionamento do departamento ou da organização, potenciais melhorias, sugestões e outros tópicos relacionados com a gestão. Mais uma vez, o anonimato é importante aqui para obter respostas honestas. Os funcionários devem ser livres para fornecer respostas e não serem inibidos pelo fato de que os gerentes saberão imediatamente seu nome.

Passo 3: coleta de dados

Durante esta fase, todos os dados e perguntas dos passos 1 e 2 são coletados e integrados à agenda da reunião. Deve-se notar que é essencial que todas as perguntas e feedback sejam devolvidos. Caso contrário, a credibilidade com os funcionários será perdida. As perguntas que não podem ser respondidas diretamente durante a Reunião de Negócios da Prefeitura podem ser discutidas em outro momento.

Passo 4: lista de ações

Após discutir os itens da agenda, sem dúvida haverá várias ações que precisam ser tomadas. Ao colocá-las em uma linha de tempo realista, a gerência demonstra seu compromisso com as promessas. Isto só irá encorajar os colaboradores. Eles serão levados a sério pela organização, como resultado disso, continuarão a contribuir ativamente. Através de uma Reunião da Câmara Municipal, uma organização demonstra que está comprometida e está disposta a comunicar com os colaboradores de uma forma aberta e honesta.

Precondições

Para tornar a Reunião da Câmara Municipal tão eficaz quanto possível, existem várias condições prévias importantes a ter em conta. Antes de mais nada, há a apresentação em PowerPoint. Mantendo o número de slides e a quantidade de texto por slide no mínimo, o público não se aborrecerá e os funcionários conhecerão o tema exato da discussão. Em segundo lugar, é uma boa idéia manter contato com o público. Um gerente que depende demasiado dos slides perderá o contacto visual. Além disso, também é recomendado alternar tópicos mais pesados com mais leves, para que seja criado um equilíbrio, e os funcionários permaneçam envolvidos.

Ao ter o maior número possível de gestores envolvidos na Reunião da Câmara Municipal, uma empresa pode transmitir um sinal positivo aos funcionários. Mesmo que alguns deles possam não estar diretamente envolvidos na apresentação, isso permite a oportunidade de discutir os assuntos com os funcionários com total abertura. Como resultado, todos contribuirão para a reunião.

É a sua vez

O que você acha? Você já ouviu falar de uma reunião da prefeitura? Você reconhece a explicação prática ou tem mais sugestões? Quais são os seus factores de sucesso para estimular o envolvimento dos funcionários?

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Mais informações

1. Hanson, C. M. (2003). A promessa da faculdade da democracia: A reunião da Câmara Municipal como método de ensino. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Levando a democracia à escala: Criar uma reunião da prefeitura para o século XXI. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). A comunicação presidencial como forma cultural: A reunião da prefeitura. Política, discurso e sociedade americana: novas agendas, 173-92.

Como citar este artigo:
Mulder, P. (2018). Reunião da Prefeitura. Obtido em ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

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