O que é uma folha de tempos?
Uma folha de tempos é uma ferramenta física ou virtual que lhe permite registar e manter um registo do seu tempo de trabalho. Isso significa que, como empregador, você poderá ver exactamente quantas horas cada empregado trabalhou.
As folhas de horas eram anteriormente conhecidas como livros de horas. Elas foram usadas pela primeira vez no século XIX na forma de uma folha de papel que incluía tarefas, dias de trabalho e horas de trabalho escritas nela. Os empregados os carimbavam através de máquinas de relógio de ponto cada vez que chegavam ou saíam do trabalho. Estes eram essenciais na determinação do salário de um trabalhador.
Num ambiente de trabalho, o seu principal uso é para a folha de pagamento, gestão de recursos humanos e contabilidade. As folhas de tempos funcionam como uma base de dados que contém todas as entradas de tempo necessárias para que os empregadores possam pagar aos trabalhadores de forma justa. Estas também fornecem a prova do seu trabalho se você ainda não tiver outra solução similar em vigor.
Você também pode usar timesheets na gestão de projetos. Sabendo quanto tempo a sua equipa gasta em tarefas pode ajudá-lo a detectar problemas de gestão de tempo e melhorar a sua forma de trabalhar.
Com outros métodos e ferramentas, as folhas de horas aumentam a transparência. Mais pessoas verão quanto tempo você trabalhou, quantas pausas você fez e quando você tirou um dia de folga. No caso de folhas de horas virtuais, como software de gerenciamento de projeto ou ferramentas de acompanhamento de tempo, os gerentes de projeto podem ver no que os outros trabalharam e por quanto tempo.
Ao contar as horas exatas gastas em tarefas, você também calculará o custo do projeto, a taxa de engajamento de seus funcionários e quantos recursos você vai precisar.
Ferramentas online podem permitir-lhe adicionar tempo de acordo com um projecto ou tarefa específica:
Os funcionários podem até usá-los para melhorar a sua produtividade. Eles serão capazes de ver exatamente quantas horas gastaram em uma tarefa e visualizar como eles passam o tempo diariamente.
Dados objetivos e transparentes podem ajudá-lo a ganhar a confiança de seus funcionários. Eles não questionarão mais se os outros estão trabalhando tanto quanto eles ou se os gerentes lhes pagam menos do que eles merecem.
Uma das vantagens mais importantes das folhas de horas e a razão para o seu uso generalizado é o fato de que elas permitem que todos os trabalhadores trabalhem horas iguais. Para horários típicos de 8 horas, será obrigatório que todos os trabalhadores adicionem horas diárias que correspondam a esse limite. O ideal é que todos trabalhem exactamente durante o mesmo período de tempo que os outros membros da equipa.
As empresas podem beneficiar-se porque os gestores terão uma visão geral sobre para onde vai o seu dinheiro e como dividem os gastos. Como resultado, eles podem reduzir custos ou parar de investir dinheiro em áreas onde isso não faz sentido economicamente e redirecionar esses fundos para atividades mais lucrativas.
Movendo-se para a importância do tempo para folha de pagamento e contabilidade. Se você for pago com base em horas faturáveis, uma folha de horas será sua primeira prova que você pode mostrar para justificar seus ganhos. Freelancers e trabalhadores por hora podem usar essas folhas de horas para comparar seus registros de horas anteriores entre si ou para fazer estimativas realistas para projetos futuros.
Temporizador digital versus folhas de horas em papel
Comparado com as folhas de horas em papel, com ferramentas online baseadas na nuvem você tem menos probabilidade de perder dados. Está a cobrir-se com todos os papéis? A maioria destes armazena seus dados com segurança em servidores ou na nuvem por muitos anos e pode até mesmo facilitar a pesquisa em toda a confusão.
Acreditar ou não, algumas empresas ainda estão usando folhas de horas baseadas em papel. Isto porque as timesheets físicas têm as suas vantagens como poupar custos e manter todo o processo simples.
Aqui está um modelo de timesheet livre que pode utilizar neste momento. Disponível também em formato PDF.