Todas as organizações precisam de um programa de segurança escrito, quer seja tão simples como um plano de simulação de incêndio no escritório ou tão complexo como o controle de patógenos em um hospital movimentado. Como líder empresarial, você pode se perguntar se realmente precisa colocar suas políticas de segurança por escrito, especialmente se sua organização é pequena.

Para grandes empresas, programas de segurança escritos são essenciais porque a responsabilidade deve ser claramente atribuída para evitar confusão.

Para pequenas empresas com operações simples e poucos perigos, pode parecer possível comunicar as políticas e procedimentos eficazmente verbalmente e através do exemplo. No entanto, os empregadores têm uma responsabilidade legal sob a Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) – relacionada à lei:

• Utilizar etiquetas e sinais escritos ou código de cores para alertar os empregados sobre os perigos.
• Comunicar procedimentos operacionais relacionados à segurança e saúde aos empregados.
• Dar treinamento de segurança aos empregados em um idioma e vocabulário que eles entendam.

Um número de normas OSHA exige que os empregadores tenham programas de conformidade por escrito. O mais abrangente é o programa de comunicação de perigos, que afeta todos os empregadores que fabricam, armazenam ou utilizam produtos químicos perigosos.

Existem também requisitos de programas escritos específicos para diferentes indústrias. Por exemplo, as unidades de saúde devem ter planos escritos de controle de exposição a patógenos transmitidos pelo sangue para proteger os trabalhadores.

Os empregadores podem usar o portal Quick Start da OSHA Compliance Assistance para descobrir quais requisitos de política se aplicam aos seus negócios.

A maioria dos municípios tem suas próprias regras sobre planos de segurança de negócios para incêndios e condições climáticas severas, também. O primeiro passo para cumprir todos estes requisitos é colocar as políticas de segurança por escrito.

Uma política escrita também pode ajudar a sua empresa a estabelecer uma cultura de segurança. E uma cultura focada na segurança pode proteger seus funcionários e sua marca patronal à medida que você cresce.

Benefícios das políticas escritas de saúde e segurança

Even, se não houver um requisito regulamentar claro para um plano de segurança escrito, tendo um pode beneficiar o seu negócio de maneiras além da conformidade.

Acima de tudo, o principal objetivo é prevenir lesões, doenças ou mortes no local de trabalho que possam causar danos e dificuldades financeiras aos seus trabalhadores, suas famílias e à sua organização. Um plano que é fácil de referir é aquele que tem mais probabilidade de ser seguido.

Pôr o seu plano por escrito também pode ajudar a reduzir os custos relacionados com os prémios de indemnização dos trabalhadores. Isso porque quando você tem um programa de segurança por escrito para seus funcionários seguirem, é mais provável que seus funcionários se lembrem das melhores práticas de segurança e treinamentos específicos enquanto trabalham.

Um plano de segurança por escrito também pode envolver os trabalhadores no alcance e manutenção dos objetivos de segurança de sua organização. Quando você constrói uma cultura de segurança e conformidade, você pode não só economizar em tempo de trabalho perdido e reclamações de seguro, mas também pode ver um aumento na produtividade porque menos tempo é dedicado à resolução de problemas relacionados à segurança.

Consequências de não ter um programa de segurança adequado

Porque a OSHA e muitos outros órgãos governamentais só fazem inspeções de segurança em resposta a um incidente, pode ser fácil para uma empresa se tornar complacente com as políticas de segurança. Mas quando há um ferimento ou acidente que leva os inspetores ao local, a OSHA pode olhar para todo o programa de segurança da organização, não apenas o incidente inicial.

Nesses casos, é importante ter uma política de segurança escrita, para demonstrar aos investigadores que sua empresa leva a segurança dos trabalhadores a sério. É quando a OSHA vem ao local para investigar e descobre que não há nada no local que as citações e multas caras são mais prováveis de acontecer.

Vale a pena notar que as novas penalidades máximas que a OSHA pode impor são:

• $13.494 por violação grave, não séria ou por violação de requisitos de postagem
• $13.494 por dia por falha na correção de problemas após o prazo estabelecido pela OSHA
• $134.937 por violação intencional ou repetida

Melhores práticas para a construção de um programa de segurança no local de trabalho

Como você pode criar ou atualizar o plano de segurança da sua organização? A OSHA recomenda que os empregadores se concentrem em sete elementos centrais:

Liderança de gestão

Para serem eficazes, os programas de segurança escritos precisam ser comprados pela gerência.

Uma abordagem top-down ajuda a definir o tom e o caminho para compartilhar suas políticas de segurança, da liderança para a gerência e depois para os funcionários. Assim como a cultura começa no topo, também começa um compromisso com a segurança.

Participação dos trabalhadores

As informações de segurança também devem fluir para cima na sua organização.

Os funcionários podem ter observações e preocupações em primeira mão que precisam fazer parte do seu plano de segurança escrito, por isso é sábio estabelecer um caminho claro para compartilhar essa informação com os gerentes e a liderança.

As percepções dos funcionários podem ajudar com o terceiro elemento central de um bom plano de segurança: identificação de perigos.

Identificação e avaliação de perigos

Todos os locais de trabalho precisam de um plano de segurança básico que descreva as saídas de incêndio e o que fazer em caso de uma emergência meteorológica ou de segurança pública. Mas para ir além do básico, cada empresa precisa de fazer um balanço do seu próprio perfil de perigo e risco. Isso começa com uma análise de perigos do trabalho (JAI), que é uma avaliação das operações do seu negócio e de quaisquer riscos que estejam envolvidos.

Por exemplo, um negócio de limpeza a seco que trabalha com elementos de aquecimento e produtos químicos terá um conjunto muito diferente de perigos e riscos do que uma creche, onde equipamentos para brincar, manuseio de alimentos e segurança no local são questões-chave de segurança.

Passar pelo seu local, incluindo áreas de armazenamento e áreas externas, e caminhar através das tarefas que os seus empregados fazem pode ajudá-lo a construir uma lista de perigos potenciais que o seu plano deve cobrir.

Se o seu negócio tiver mais do que um local, terá de desenvolver um plano de segurança personalizado para cada um deles. Por exemplo, uma empresa de transporte que tenha empilhadeiras em um local e não em outros precisará de um programa de segurança de empilhadeiras, pelo menos para aquele local.

Prevenção e controle de perigos

Identificar os perigos é o primeiro passo. O próximo passo é desenvolver procedimentos e políticas para prevenir lesões e doenças devido a esses perigos.

Então, para uma empresa que opera empilhadeiras apenas em um de seus locais, uma política básica de prevenção de perigos seria dizer que apenas trabalhadores treinados em operações de empilhadeiras e segurança podem usar o equipamento, mesmo que você esteja com falta de pessoal e pessoas de outros locais tenham vindo para ajudar.

Uma creche, por outro lado, pode ter portas de entrada controladas por teclado e uma política escrita rigorosa para não zumbir em visitantes inesperados. E uma lavandaria terá regras sobre como manusear com segurança os produtos químicos que utilizam, bem como fichas de dados de segurança de materiais (MSDS) em cada produto químico.

Educação e controlo

Quando tiver identificado os seus perigos e desenvolvido procedimentos de prevenção e controlo para cada um deles, o próximo passo é treinar os seus funcionários sobre o seu plano de segurança. O cronograma que você definir depende do nível de risco e do treinamento contínuo necessário para gerenciar os perigos, manter a conformidade e manter seu pessoal seguro.

Algumas organizações podem precisar apenas de treinamento anual, enquanto outras precisam de treinamento mensal para manter os funcionários focados em evitar perigos.

Avaliação e melhoria do programa

Apenas porque seus funcionários precisam de treinamento regular para manter a segurança em primeiro plano, seu programa de segurança precisará de revisões e atualizações regulares. É uma boa prática rever suas políticas anualmente, no mínimo, para garantir que elas cubram todos os perigos atuais.

Entre revisões anuais, é uma boa idéia revisar sua política por escrito sempre que suas operações mudarem, incluindo:

• Utilizar novos produtos químicos no local
• Adicionar novo maquinário
• Implementar novos processos
• Trabalhar com novos materiais

Existe um último elemento central que seu plano de segurança precisa: comunicação com funcionários fora do local, contratados e temporários.

Comunicação com os trabalhadores contratados e temporários

A manutenção dos seus empregados no local de trabalho em dia com a segurança é uma obrigação. Se você tiver funcionários remotos, funcionários que viajam bastante, ou trabalhadores temporários e contratados, certifique-se de que seu programa também os inclua.

Isso significa manter esses trabalhadores em dia com o treinamento e as atualizações. Isso também pode significar delinear as melhores práticas de segurança para os trabalhadores enquanto viajam e trabalham remotamente.

Recursos para criar um grande programa de segurança para os trabalhadores

O Programa de Consulta no Local de Trabalho da OSHA oferece aconselhamento gratuito às PMEs que procuram estabelecer ou melhorar as suas políticas de segurança. Você também pode trabalhar com uma organização profissional de empregadores (PEO) para desenvolver um programa de segurança personalizado para o seu negócio, desde procedimentos básicos de segurança e saúde no escritório até um programa detalhado e multi-site para negócios maiores. Independentemente do caminho que escolher, informações adicionais podem ajudá-lo a construir um programa de segurança que proteja seus trabalhadores e sua empresa.

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Disclaimer: As informações fornecidas neste blog são apresentadas apenas para fins informativos e ilustrativos. Insperity não fornece conselhos legais e nenhuma informação incluída aqui deve ser considerada como tal.