Em 1º de abril de 2011, oito dias antes da data efetiva de 9 de abril de 2011 do New York Wage Theft Prevention Act (WTPA), o Departamento do Trabalho do Estado de Nova York (NYDOL) emitiu formulários há muito aguardados que os empregadores podem usar para satisfazer os requisitos de aviso prévio que se aplicam a todos os empregadores privados em Nova York. De acordo com a WTPA, os empregadores devem notificar todas as novas contratações, e devem fornecer aviso prévio anual a todos os empregados existentes, do seguinte:

• A taxa ou taxas de pagamento do empregado;
• A taxa de pagamento de horas extras, se o empregado estiver sujeito aos regulamentos de horas extras;
• A base do pagamento do salário (por hora, turno ou semana, taxa por unidade, comissão, etc.));
• A totalidade dos subsídios que o empregador pretende reclamar como parte do salário mínimo, incluindo gorjeta, refeições e subsídios de alojamento;
• O dia de pagamento regular;
• O nome do empregador e quaisquer nomes sob os quais o empregador faz negócios (DBA);
• O endereço físico do escritório principal ou do estabelecimento principal do empregador e, se diferente, o endereço postal do empregador; e
• O número de telefone do empregador.

Após o envio deste aviso, os empregadores devem fazer com que seus empregados assinem uma declaração confirmando o recebimento do aviso por escrito. Os empregadores também devem fornecer uma cópia dos avisos de recebimento aos seus empregados e guardar os avisos de recebimento por pelo menos seis anos. A WTPA também exige a notificação por escrito de quaisquer alterações nas informações exigidas pela Lei pelo menos sete dias de calendário antes do momento de tais alterações, a menos que tais alterações sejam refletidas nas declarações salariais dos empregados. (1)

O NYDOL preparou seis formulários diferentes concebidos para lidar com os diferentes requisitos de pagamento de salário que se aplicam aos empregados com taxa horária (Formulário LS 54), empregados com taxa horária múltipla (Formulário LS 55), empregados pagos uma taxa semanal ou salário para um número fixo de horas (Formulário LS 56), empregados pagos um salário para horas variáveis, taxa diária, taxa por unidade, taxa fixa ou outra remuneração não horária (Formulário LS 57), empregados que recebem salários prevalecentes (Formulário LS 58), e empregados isentos (Formulário LS 59).

O NYDOL emitiu estes seis formulários em inglês, espanhol, chinês e coreano. O site da agência indica que os formulários também serão liberados em polonês, haitiano/creole e russo, embora os formulários nesses idiomas não tenham sido disponibilizados imediatamente no site. Os funcionários que declararem que seu idioma principal é uma das línguas não-inglesas em que o NYDOL emitiu um formulário devem receber o aviso por escrito em inglês e seu idioma principal. Empregados cujo idioma principal seja o inglês ou um idioma que não seja o inglês selecionado pelo NYDOL só precisam receber o aviso em inglês.

Coincidindo com o lançamento destes formulários, o NYDOL também emitiu um conjunto de 41 Perguntas Mais Frequentes (FAQ), no qual a agência abordou muitas das questões que surgiram desde que o Governador Paterson assinou o WTPA em dezembro do ano passado. Destacamos abaixo o que acreditamos ser as informações mais notáveis incluídas na FAQ:

• Os empregadores podem desenvolver seus próprios avisos, desde que os avisos contenham todas as informações exigidas pela WTPA.
• Annual notices to existing employees must be provided between January 1 to February 1 of each year. A tentativa de dar o aviso prévio anual em outros períodos do ano não satisfará a exigência anual.
• O aviso prévio pode ser dado eletronicamente, mas os empregadores devem fornecer um sistema onde o trabalhador possa confirmar o recebimento do aviso prévio e imprimir uma cópia.
• Exceto para empregadores do setor de hospitalidade, o aviso prévio não é necessário quando há um aumento na taxa e a nova taxa é mostrada no comprovante de salário que acompanha o próximo pagamento de salários. Para qualquer redução de salário, entretanto, um empregado deve ser notificado por escrito antes da redução ser implementada.
• Os empregados pagos sob um bônus ou plano de incentivos em uma base semanal ou menos frequente não precisam receber aviso prévio adicional sob o WTPA, desde que os empregados recebam inicialmente uma descrição do plano ou que ela seja claramente mostrada no comprovante de salário para o período em que ele é pago.

A WTPA autoriza o Comissário do Trabalho a incluir entre os requisitos de aviso prévio qualquer “outra informação que o comissário considere material e necessária”. Embora a Comissária do Trabalho não tenha feito nenhum anúncio de sua intenção de adicionar quaisquer novas categorias, os formulários parecem chamar por informações acima e além da linguagem expressa da WTPA. Notavelmente, cada formulário exige que os empregadores declarem se os períodos de pagamento são semanais, bissemanais ou outros. Além disso, o formulário aplicável aos empregados que ganham o salário vigente (Formulário LS 58) exige que os empregadores identifiquem a ocupação aplicável, além da taxa vigente para essa ocupação. Os empregadores que pretendem preparar seus próprios formulários devem assegurar que seus formulários incluam esta informação adicional.

Conhecendo os desafios que o WTPA apresenta às empresas de ajuda temporária, a NYDOL emitiu separadamente um documento intitulado Guidelines for Notice and Acknowledgment of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms. Reconhecendo que as taxas salariais variáveis e os dias de pagamento podem impedir que estas empresas possam fornecer todas as informações exigidas pela WTPA no momento da contratação, a NYDOL flexibilizou os requisitos do estatuto à medida que se aplicava a estas empresas, permitindo-lhes notificar os candidatos e empregados sobre a gama de salários por hora que provavelmente irão ganhar.

Finalmente, embora muitos especulassem que o Comissário do Trabalho exigiria que os empregadores identificassem qual a(s) isenção(ões) aplicada(s) aos seus empregados isentos, o formulário aplicável aos empregados isentos (Formulário LS 59) e as Guidelines for Written Notice of Rates of Pay rates and Regular Payday da NYDOL deixam claro que a identificação da(s) isenção(ões) específica(s) é opcional.

(1) Embora o estatuto não pareça exigir o uso do aviso completo em tais circunstâncias, e similarmente não pareça exigir que empregadores mantenham afirmações de empregados em conexão com tais avisos de mudança, a NYDOL tomou a posição de que avisos completos e afirmações de empregados são exigidos sempre que houver uma mudança em qualquer uma das informações exigidas pela lei que não esteja refletida nas declarações salariais. Pedimos mais esclarecimentos ao NYDOL, mas por enquanto recomendamos que os empregadores forneçam os avisos completos aos empregados e obtenham afirmações com sete dias de antecedência de quaisquer mudanças não refletidas nos comprovantes de salário dos empregados.