936 Pagamentos

936.1 Limitações de Pagamentos

936.11 Total de Pagamentos Anuais

Pagamentos totais para um empregado durante um ano de subsídio não podem exceder o máximo de subsídio prescrito, excepto conforme indicado no 935.25,

936,12 Fundos insuficientes para Sinistros

Não é feito pagamento para uma compra feita em excesso a um subsídio anual de um empregado. Os empregados devem ser particularmente cuidadosos para não ter mercadorias faturadas antes da data de aniversário se o subsídio do ano corrente tiver sido esgotado.

936.13 Despesas relacionadas

Pagamento não é reclamado nem feito para despesas envolvidas na compra de itens de segunda mão do uniforme nem para limpeza, reparos ou alterações (exceto alterações feitas no momento da compra com o único propósito de garantir o ajuste adequado).

936.14 Itens Não Especificados

Todos os ramos de serviço têm especificações detalhadas específicas para o estilo e cor de seus uniformes particulares. Especificações e estilos detalhados são prescritos para ambos, masculino e feminino itens de vestuário em cada categoria específica de emprego. O pagamento não é reclamado nem feito para qualquer item de vestuário que não esteja em conformidade com as especificações e estilos detalhados masculinos ou femininos para a categoria de emprego do funcionário.

936.15 Compras que excedam os subsídios para compras

Cada funcionário é pessoalmente responsável perante o fornecedor licenciado autorizado por todas as compras que excedam o seu subsídio para uniformes. Nos casos em que os funcionários fazem compras que excedem o seu subsídio integral ou o saldo de subsídio existente, a fatura completa do fornecedor licenciado é processada independentemente do montante (mesmo que os registros mostrem um saldo zero no subsídio do funcionário). O ASC de St. Louis paga apenas o máximo que resta na conta do empregado e notifica o fornecedor porque o restante não foi pago.

936.2 Pagamento por compra uniforme após a separação do empregado

O pagamento ao fornecedor não é permitido se existirem as seguintes condições:

1. O empregado separa-se do programa de uniformes por qualquer motivo, incluindo a aposentadoria, dentro de 30 dias após a compra de itens de uniformes que não são reconhecíveis como itens de uniformes distintivos, a menos que sejam usados com as peças externas básicas do uniforme. Nesses casos, notificar tanto o empregado quanto o fornecedor específico envolvido. Devolver a fatura ao fornecedor (ver 936.32). Itens não-distintivos incluem sapatos, luvas, borrachas, galochas, botas, mangueira, máscaras faciais, capacetes de medula e cintos.
2. Quando houver evidência de que, antes de fazer a compra, o empregado indicou a intenção de se separar do programa uniforme por qualquer motivo, incluindo aposentadoria, separação involuntária ou licitação para uma tarefa que não requeira a mesma categoria uniforme, não processe a fatura para pagamento. Após colocar uma cópia da fatura no arquivo do uniforme do funcionário com as observações apropriadas, devolva a fatura ao fornecedor avisando porque ela não será honrada.

936.3 Aprovação por cabeça de instalação

936.31 Inspeção de compras

A cabeça de instalação pode exigir que o funcionário apresente as compras do uniforme para inspeção dentro de 10 dias úteis a partir do recebimento do item uniforme. Um funcionário que não possa cumprir esta exigência por estar em um status de licença aprovado pode apresentar os itens comprados para inspeção ao retornar a um status de trabalho. Todos os itens devem conter a etiqueta do certificado emitido pelo Serviço de Controle de Qualidade dos Correios, exceto conforme indicado no item 936.32. Discrição é exercida ao permitir a compra de quantidades excessivas de itens únicos, tais como sapatos, luvas, meias e outros itens do tipo civil.

936.32 Compras que não atendem aos regulamentos

Se toda ou parte da mercadoria apresentada no 936.31 for inaceitável por não estar em conformidade com os regulamentos postais atuais, os funcionários responsáveis pela revisão das faturas do fornecedor (ver 936.53) devolvem a fatura ao fornecedor declarando porque ela foi inaceitável. O funcionário retém mas não usa a mercadoria inaceitável e aguarda instruções do fornecedor.

936.33 Proibição de Pagamentos

O escritório de contabilidade distrital pode proibir o pagamento por itens com preços excessivos, por itens não necessários para as condições climáticas locais, e por quantidades excessivas de itens do tipo civil.

936,34 Responsabilidade do funcionário por excesso

O responsável pela instalação adverte todos os funcionários que as compras uniformes que excedam os seus subsídios actuais são da responsabilidade pessoal dos funcionários.

936.35 Notificação de Responsabilidade

Embora não seja responsável por compras que excedam o subsídio uniforme de um funcionário, o Serviço Postal aconselha os funcionários por escrito sobre suas responsabilidades de pagamento quando notificados de delinqüências.

936.4 Separação de funcionários

936.41 Condições para Não Pagamento

Faturas datadas antes da data de separação de um funcionário e submetidas para pagamento são processadas para pagamento. Entretanto, eles não são pagos sob nenhuma das seguintes condições:

1. Quando compras de itens uniformes não reconhecíveis como itens uniformes distintos foram feitas dentro de 30 dias antes da separação (ver 936.2a).
2. Quando há evidência de que antes de fazer a compra o funcionário indicou a intenção de se separar por qualquer motivo, incluindo a aposentadoria (ver 936.2b).

936.42 Adição ao Formulário 337

Natalistas e chefes de instalação adicionam “Faturas de Subsídio Uniforme Apresentadas” no Formulário PS 337, Registro de Compensação para Empregado Separado, como item de registro.

936.43 Envio de Faturas por Empregado

Quando um empregado que está saindo do Serviço Postal faz o check-out, o carteiro, ou outro empregado designado, pergunta ao empregado separador se alguma compra uniforme foi feita durante os últimos 30 dias. Se a resposta for negativa, preencha o item da mesma forma que os outros itens da folha de checkout. Se a resposta for afirmativa, contate o escritório distrital de contabilidade e informe o funcionário adequadamente.

936.5 Pagamento a Fornecedores Licenciados

936.51 Pagamento Direto

Pagamento é feito diretamente a fornecedores licenciados.

936.52 Reembolso aos empregados

Os empregados não são reembolsados por compras uniformes, excepto no que diz respeito aos limites máximos (ver 932.21) e como previsto em 936.6 e 938.4.

936.53 Exame da Fatura

O escritório do Programa Uniforme pode exigir que os vendedores uniformes forneçam documentação para garantir que as compras sejam razoáveis em todas as circunstâncias e que cumpram os regulamentos postais.

936.54 Evidência de Compra

O vendedor deve manter registros de vendas detalhadas das transações individuais que incluem o nome do funcionário, data de compra e uma descrição dos itens na transação – incluindo tamanho, cor e preço unitário. Esses registros devem ser mantidos para fins de auditoria por um mínimo de 3 anos após a data de compra.

936,6 Procedimentos de Compra para o Programa de Enfermagem

936,61 Elegibilidade

Enfermeiros em tempo integral e em tempo parcial que completaram seu período de estágio recebem um cartão uniforme de reembolso após a data de aniversário uniforme. Os enfermeiros a tempo parcial que não trabalharam pelo menos 1.560 horas no período de 12 meses imediatamente antes da data de aniversário não têm direito a reembolso uniforme.

936.62 Procedimentos

936.621 Padrão

As enfermeiras podem comprar uniformes de vendedores de uniformes licenciados do Serviço Postal. O pagamento ao fornecedor é feito da mesma forma que para outros empregados elegíveis para subsídios uniformes.

936.622 Opcional

As enfermeiras que têm dificuldade em localizar um vendedor de uniformes licenciado do Serviço Postal que fornece uniformes de enfermeiras podem comprar seus uniformes de qualquer fonte de boa-fé da seguinte maneira:

1. As enfermeiras devem apresentar faturas discriminadas ao gerente distrital de Recursos Humanos para revisão a fim de assegurar que os itens sejam autorizados para reembolso de acordo com o Artigo 26 do Acordo Nacional. As facturas devem incluir as seguintes informações:
1. Nome do funcionário.
2. Nome da empresa da qual a compra foi feita.
3. Data da compra.
4. Número de identificação do funcionário.
5. Uma descrição detalhada dos itens comprados, incluindo tamanho e cor.
6. Uma declaração do funcionário certificando que os itens listados foram realmente comprados, e uma explicação porque tal compra não pôde ser feita com um fornecedor de uniformes licenciado.
2. O gerente distrital de Recursos Humanos deve submeter a fatura do enfermeiro aprovado ao St. Louis Accounting Services para processamento. O valor da compra aprovada será deduzido do subsídio disponível do funcionário.