A sobrecarga de trabalho é um problema comum em muitos locais de trabalho. Não se trata necessariamente apenas de trabalhar longas horas. Sobrecarga de trabalho também pode significar ter muitos itens em sua lista de tarefas, que você simplesmente nunca termina.

Eu trabalhei em funções onde trabalhei longas horas por longos períodos para terminar tudo. Eu também gerenciei equipes onde havia tanta coisa acontecendo que não era possível terminar tudo. Nesse caso, só tínhamos de escolher o que não ia ser feito.

Então como é que sabe se a sobrecarga de trabalho é um problema para si e para a sua equipa? Se você procurar os sinais certos, normalmente não é difícil dizer.

Sinais Comuns de Sobrecarga de Trabalho

Pessoas Faltam Constantemente Prazos.

Se você estiver em uma situação em que os prazos são frequentemente perdidos, você pode ter uma equipe que está sobrecarregada com trabalho. Normalmente isto indica que você não tem capacidade na equipe para fazer o trabalho, então você não pode cumprir todos os prazos.

Deadlines pode ser um motivador chave para os membros da equipe, mas o oposto também é verdade. Se você não estiver batendo neles, eles podem ser extremamente desmotivantes! Depois de um tempo, sua equipe pode desenvolver uma sensação de desamparo onde eles sentem que não adianta tentar, porque eles sentem que nunca terão sucesso.

Aprenda Mais: Podcast do Líder pensativo #86: Quer Melhorar o Desempenho da Equipe? Defina Bons Prazos.

Uma Equipe Sobrecarregada de Trabalho Vai Cometer Erros.

Em situações de sobrecarga de trabalho, erros são cometidos. As pessoas perdem coisas, porque tomam atalhos. Ninguém está se concentrando muito em cada tarefa porque estão ocupados se preocupando com a próxima.

Depois de um tempo, isto pode ter sua equipe mais focada em tirar a tarefa da lista, ao invés de se certificar de que seja bem feita.

Se você liderar uma equipe que constantemente comete erros, acabará fazendo você parecer mal, também.

Os membros da equipe começam a ficar “frustrados” ou “frazzled”.

Por vezes a parte mais perigosa da sobrecarga de trabalho é quando as pessoas começam a ficar sobrecarregadas e “frazzled”.

Isso geralmente é porque há muitas prioridades concorrentes e as pessoas não têm certeza no que se concentrar. Isso também ocorre porque as pessoas se sentem perturbadas porque estão decepcionando os outros.

Os membros da equipe também podem desistir e parar de se preocupar. Eles sentem que não podem ter sucesso, então por que deveriam se dar ao trabalho de tentar?

Tirar nota das pessoas reclamando, parecendo estressadas, frustradas ou sobrecarregadas. Estes são sinais evidentes de sobrecarga de trabalho.

Aprenda mais: Sua equipe está estressada? Entenda Melhor o Stress no Local de Trabalho para Liderar.

Como Evitar a Sobrecarga de Trabalho em Sua Equipe

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Os sinais são relativamente fáceis de identificar. Mas o que podemos fazer em relação a eles? É fácil não fazer nada e esperar pelo fim-de-semana, mas adivinhe? Ainda será um problema na segunda-feira.

Em vez disso, vamos ver algumas formas de lidar com a sobrecarga de trabalho.

1. Evite a sobrecarga de trabalho Encontrando a origem do problema.

Um dos maiores desafios com a sobrecarga de trabalho é que é difícil de medir.

Just quanto trabalho pode Brett o trabalhador de manutenção aguentar? É difícil dizer, porque todos têm limites e capacidades diferentes.

Muitos líderes lutam para chamar a sobrecarga de trabalho, porque sentem que vão ser criticados por serem “moles” ou por saltarem para as sombras. É por isso que você precisa entender o problema corretamente.

Nas áreas de maior preocupação, comece a mapear todo o trabalho em que as pessoas estão envolvidas, juntamente com as linhas de tempo. Você logo verá se você tem um problema porque algumas pessoas terão muitas prioridades ao lado de seu nome que são devidas dentro de um curto período de tempo.

Apenas uma vez que você tenha entendido e articulado o problema corretamente você será capaz de realmente ajudar qualquer um.

Comece dizendo “Não”.

Uma das habilidades críticas de liderança que muitas pessoas negligenciam é como empurrar para trás e dizer “Não”. O verdadeiro problema é que muitas pessoas pensam que dizer “Não” não é uma opção. Lembre-se que empurrar para trás é quase sempre uma opção, e você deve lembrar sua equipe disso também.

Você não quer se cercar de pessoas que sempre dizem “Sim”. Elas vão prometer em excesso e fornecer em falta, e eventualmente queimar. Você quer pessoas que se esforçam quando você não está sendo razoável, e você precisa fazer isso com seu chefe também.

Eu tive uma vez um cliente treinador que estava sobrecarregado com muito trabalho. Perguntei-lhe se ele tinha falado com o seu gerente sobre a sua carga de trabalho. Ele nem sequer tinha considerado isso.

Seu gerente não será capaz de ajudá-lo se eles não souberem como você está se sentindo e lidando com isso. Talvez esteja na hora de conversar sobre quanto trabalho está no seu prato.

Saiba mais: Como os Líderes Podem Recuar e Dizer “Não” para Melhorar as Suas Carreiras.

Dê Permissão à Sua Equipa para Parar de Fazer Coisas.

Quando está numa situação de sobrecarga de trabalho, precisa de proteger o bem estar das pessoas à sua volta. Uma maneira de fazer isto é dar-lhes permissão para parar algum trabalho se estiverem muito ocupados.

Isto é tudo uma questão de prioridades. Lembre-se que se tudo é importante, então nada é importante!

Identificar algumas das tarefas menos importantes que a sua equipa executa. Dê permissão à sua equipe para deixá-las escapar ou cancelá-las por um mês. Isto dá à sua equipa espaço para respirar e eles não se sentirão tão mal, porque você disse que estava tudo bem.

Aprenda mais: Podcast do Líder pensativo #80: O que fazer quando tem demasiadas prioridades.

Criar uma cultura de comunicação aberta.

A última maneira de evitar sobrecarga de trabalho na sua equipa é compreender no que todos estão a trabalhar e manter as linhas de comunicação abertas. Faça-se disponível quando as pessoas precisarem conversar. Tente dar à sua equipe todas as oportunidades para levantar problemas, se eles precisarem.

Certifique-se de rastrear o trabalho usando algum tipo de sistema, mesmo que seja apenas uma simples planilha ou até mesmo um bloco de notas e papel. Você precisa ter visibilidade do trabalho, para que você possa começar a ver os problemas antes que eles se descontrolem.

Quando todos estão ocupados, você precisa ter tempo para manter contato com sua equipe. Isso pode ajudá-lo a evitar uma situação infeliz de esgotamento. Clique no link abaixo para saber como criar uma comunicação aberta em sua equipe.

Aprenda Mais: 6 maneiras poderosas de criar uma comunicação aberta em sua equipe.

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O excesso de trabalho nunca é divertido, e você quer evitar isso na sua equipe. Mesmo que pareça uma boa idéia empurrar a sua equipe para fazer tudo, há custos para fazê-lo.

Não adianta completar uma quantidade incrível de trabalho, se todos estiverem queimados e infelizes na linha de chegada.