In sommige bedrijven krijgen werknemers die overwerken van hun werkgever geen overwerkvergoeding, maar vakantiedagen die ze op een later tijdstip kunnen opnemen.

Time Off In Lieu of Overtime (TOIL) is de naam van dit, en het komt het meest voor in bedrijven met flexibele werkafspraken, variabele werkdruk, of processen die vereisen dat een bepaald aantal mensen op een bepaald moment aanwezig zijn.

Dus plaatsen die plotselinge vraag naar personeel hebben, zoals restaurants, call centers of beveiligingsaannemers kunnen dit gebruiken wanneer ze echt extra dekking nodig hebben, maar niet kunnen (of willen) budget om overuren te betalen.

Dit kan een beetje een hoofdpijn te beheren, maar het kan een nuttig compromis in bepaalde gevallen zijn.

Hier is een korte gids over hoe het werkt.

Wat is Time Off In Lieu?

Time Off In Lieu is wanneer iemand overuren maakt, maar in plaats van extra betaald te worden voor zijn inspanningen, krijgt hij een jaarlijkse verlofuitkering voor een andere tijd (‘in lieu’ betekent ‘in plaats van’).

Dus als het druk is en het bedrijf alle hens aan dek nodig heeft, kan de baas zeggen: “Als jij zaterdag een halve dag werkt, geef ik je die in TOIL terug”.

Als de werknemer op die zaterdag niets te doen heeft, helpt hij misschien graag mee, wetende dat hij een halve dag verlof opspaart die hij later in het jaar kan gebruiken.

Wat zijn de regels rond TOIL in het Verenigd Koninkrijk?

In de eerste plaats zijn er geen vaste regels die we u kunnen vertellen – het is aan bedrijven en werknemers om de voorwaarden van een TOIL-overeenkomst vast te stellen.

Het wordt vaak onofficieel gebruikt, zonder vast beleid dat ergens is opgeschreven.

Dit kan vaak gebeuren in kleinere bedrijven, waar de verleiding om dingen casual te houden en te vertrouwen op mondelinge afspraken sterk is (totdat er iets misgaat).

En je kunt je voorstellen dat het misgaat als het niet is opgeschreven. Wat als iemand werkt met een TOIL-overeenkomst, maar zijn extra verlofvergoeding wordt gemakshalve vergeten?

TOIL wordt vaak op korte termijn ingeroepen, maar dat betekent niet dat de formaliteiten moeten worden overgeslagen.

Hoe moeten bedrijven omgaan met TOIL?

Het begint, zoals we altijd aanraden, met een goed personeelsverzuimbeleid.

Dit hoeft geen grote onderneming te zijn als u er nog geen heeft. In feite hebben we een aantal aanpasbare sjablonen voor u gemaakt.

In grotere organisaties kan het maken van regels rond TOIL ingewikkeld worden. Zelfs zo, als uw bedrijf is het type dat het gebruik van Time Off In Lieu zou kunnen vereisen, is het de moeite waard toe te voegen een sectie in uw beleid over hoe het werkt, en hoe het zal worden geregistreerd.

Dit moet het volgende omvatten:

• Hoeveel dagen kunnen maximaal worden opgespaard als TOIL
• Wanneer moeten de TOIL-dagen worden opgebruikt (einde van het jaar of eerder?)
• Hoeveel TOIL, voor het hele bedrijf, is te veel? (Te veel sparen zal de vraag naar vakantie later in het jaar doen toenemen)

Bedenk dat werknemers niet kunnen worden gedwongen over te werken, en niet kunnen worden gedwongen ja te zeggen tegen een TOIL-overeenkomst. En u moet zich houden aan de Working Time Regulations 1998, waarin staat dat zij niet meer dan 48 uur per week mogen werken (inclusief overwerk) zonder schriftelijke toestemming.

De nadelen van TOIL-regelingen

TOIL wordt meestal ingeroepen wanneer de werkdruk voor iedereen in het bedrijf bijzonder hoog is.

Het kan echter personeelsproblemen aan het licht brengen, als er gedurende het jaar vaak een beroep op wordt gedaan. Als een tijdelijke maatregel is het prima, maar te veel zal echt verstoren de vakantie schema. Als persoon A tijd terugneemt, waardoor persoon B zijn verzoek op die dag niet krijgt, is dat oneerlijk.

Als er veel gebruik van wordt gemaakt om personeelstekorten op te vangen, zijn er duidelijk onderliggende problemen met de personeelsbezetting die op lange termijn moeten worden aangepakt.

Als TOIL niet goed wordt beheerd, kan het tegen het eind van het jaar tot chaos leiden als iedereen het extra verlof dat hij heeft opgebouwd, wil opgebruiken. Er is ook de mogelijkheid van een algemene onevenwichtigheid in uw bedrijf als mensen gestrest raken van al het overwerk dat ze doen, wat leidt tot meer verlofaanvragen en mogelijk hogere ziekteverzuimcijfers. Niet goed.

Werknemers moeten precies weten hoe hun bijdragen worden geregistreerd, zodat ze kunnen begrijpen waar ze recht op hebben, en weten dat ze eerlijk worden behandeld in vergelijking met hun collega’s.

Het hebben van een duidelijk verzuim & TOIL beleid, en een goed systeem voor het registreren van verlof is belangrijk om eventuele problemen in de toekomst te voorkomen.