Wat is een timesheet?
Een timesheet is een fysiek of virtueel hulpmiddel waarmee u uw gewerkte tijd kunt registreren en bijhouden. Dat betekent dat u als werkgever precies kunt zien hoeveel uur elke werknemer heeft gewerkt.
Timesheets waren vroeger bekend als tijdboeken. Ze werden voor het eerst gebruikt in de 19e eeuw in de vorm van een papieren blad met daarop geschreven taken, werkdagen en werkuren. Werknemers stempelden ze door prikklokmachines telkens als ze aankwamen of weggingen. Deze waren van essentieel belang bij het vaststellen van het loon van een werknemer.
In een werkomgeving worden ze vooral gebruikt voor de salarisadministratie, het personeelsbeheer en de boekhouding. Timesheets werken als een database die alle benodigde tijdregistraties bevat voor werkgevers om werknemers eerlijk te betalen. Deze bieden ook het bewijs van uw werk als u nog geen andere soortgelijke oplossing in plaats.
U kunt ook gebruik maken van timesheets in projectmanagement. Als u weet hoeveel tijd uw team besteedt aan taken, kunt u problemen met tijdbeheer signaleren en uw manier van werken verbeteren.
Gepaard met andere methoden en hulpmiddelen, vergroten timesheets de transparantie. Meer mensen zullen zien hoe lang je hebt gewerkt, hoeveel pauzes je hebt genomen, en wanneer je een vrije dag hebt genomen. In het geval van virtuele timesheets, zoals project management software of time tracking tools, projectmanagers catn zien wat de anderen hebben gewerkt en voor hoe lang.
Door het tellen van de exacte uren besteed aan taken, zult u ook de kosten van het project, uw medewerkers ‘engagement rate, en hoeveel middelen die u nodig hebt berekenen.
Onlinetools kunnen u in staat stellen tijd toe te voegen op basis van een specifiek project of een specifieke taak:
Werknemers kunnen ze zelfs gebruiken om hun productiviteit te verbeteren. Ze kunnen precies zien hoeveel uur ze aan een taak hebben besteed en visualiseren hoe ze hun tijd dagelijks hebben besteed.
Verhoogde transparantie en objectieve gegevens kunnen u helpen het vertrouwen van uw werknemers te winnen. Ze zullen zich niet langer afvragen of de anderen evenveel werken als zij of dat managers hen minder betalen dan ze verdienen.
Een van de belangrijkste voordelen van timesheets en de reden voor hun wijdverbreide gebruik is het feit dat ze alle werknemers in staat stellen om gelijke uren te werken. Voor typische 8-uurs roosters, zal het verplicht zijn voor alle werknemers om dagelijks uren toe te voegen die overeenkomen met die drempel. Idealiter gaat iedereen precies even lang werken als de andere teamleden.
Bedrijven kunnen hiervan profiteren omdat managers een overzicht krijgen van waar hun geld naartoe gaat en hoe ze de uitgaven verdelen. Als gevolg daarvan kunnen ze de kosten verlagen of stoppen met het investeren van geld in gebieden waar het economisch niet zinvol is en deze middelen omleiden naar meer winstgevende activiteiten.
Over naar het belang van tijd voor de salarisadministratie en boekhouding. Als je betaald krijgt op basis van factureerbare uren, zal een urenstaat je eerste bewijsstuk zijn dat je kunt laten zien om je inkomsten te rechtvaardigen. Freelancers en uurwerkers kunnen deze timesheets gebruiken om hun eerdere tijdregistraties met elkaar te vergelijken of om realistische schattingen te maken voor toekomstige projecten.
Digitale versus papieren timesheets
Vergeleken met papieren timesheets, met cloud-gebaseerde online tools heb je minder kans om gegevens te verliezen. Zit u met al die papieren? De meeste van deze slaan uw gegevens veilig op servers of in de cloud op voor vele jaren en kunnen zelfs het zoeken door alle rommel gemakkelijker maken.
Geloof het of niet, sommige bedrijven gebruiken nog steeds papieren timesheets. Dit komt omdat fysieke timesheets hun voordelen hebben, zoals het besparen van kosten en het eenvoudig houden van het hele proces.
Hier is een gratis timesheetsjabloon dat je nu kunt gebruiken. Ook beschikbaar in PDF-indeling.