In dit artikel wordt de Town Hall Meeting op een praktische manier uitgelegd. Na het lezen zult u de basis begrijpen van dit handige communicatiemiddel.

Wat is een Town Hall Meeting?

Town Hall Meetings ontlenen hun naam aan gemeentehuizen. Gemeentehuizen zijn er om iedereen te dienen; van burgers tot ambtenaren. Dit is ook waar de Town Hall Meeting precies over gaat. Het is een bijeenkomst bedoeld voor iedereen in de organisatie, waarin het management rapporteert over beleidszaken en medewerkers ruim de gelegenheid krijgen om te reageren, vragen te stellen en in discussie te gaan met leidinggevenden.

Volledige transparantie

Veel medewerkers vinden dat leidinggevenden te weinig tijd besteden aan het uitleggen van het organisatiebeleid en de plannen en doelen die daarbij horen. Zij ervaren dit als een gebrek aan transparantie. Deze transparantie is echter belangrijk voor een goed presterend bedrijf. Een Town Hall Meeting kan hierbij helpen. Het verbeteren van de transparantie zal invloed hebben op de innovatie en betrokkenheid van werknemers. Door Town Hall Business Meetings ontstaat de mogelijkheid voor discussie tussen medewerkers en leidinggevenden. Met andere woorden, het maakt leiderschap toegankelijker. Dergelijke bijeenkomsten kunnen op kwartaalbasis worden aangeboden. Tegelijkertijd zijn ze ook een welkome manier om in een minder formele setting met elkaar in discussie te gaan en te streven naar volledige transparantie. Een breed scala aan onderwerpen kan worden besproken; kwartaalcijfers, bereikte mijlpalen, nieuwe plannen, onderwerpen die extra aandacht verdienen of dreigende concurrentie. Dit zijn slechts enkele voorbeelden.

Locatie

Town Hall Meetings kunnen intern binnen het bedrijf worden gehouden. Bijvoorbeeld in de bedrijfskantine. Het is ook mogelijk om deze vergaderingen extern te organiseren door een (grote) vergaderzaal te reserveren. Ook bestaat de mogelijkheid om met verschillende vestigingen tegelijk te communiceren door middel van video, streaming of andere communicatiesystemen. Zelfs medewerkers die zich in een andere tijdzone bevinden, kunnen dan meedoen en reageren. Daarnaast kan ook gebruik worden gemaakt van een PowerPoint-presentatie, waarin agendapunten duidelijk worden weergegeven en de structuur van de bijeenkomst duidelijk wordt.

Een goede Town Hall Meeting wordt bij voorkeur geleid door een moderator; dit is een gespreksleider die een korte inleiding houdt, vragen stelt en de deelnemers (medewerkers in dit geval) de gelegenheid geeft om te antwoorden. Het is zijn/haar taak om het publiek bij de discussie te betrekken en de bijeenkomst in goede banen te leiden. Dit kan een manager zijn of een extern ingehuurde persoon. Het is de taak van de gespreksleider om een korte samenvatting te geven van wat er gezegd is, zodat iedereen het betreffende onderwerp begrijpt.

Commitment

Het doel van een Town Hall Meeting is meer dan alleen het presenteren van bedrijfsinformatie. Het gaat er vooral om de dialoog tussen managers en medewerkers te stimuleren, zodat iedereen zich verbonden voelt met de organisatie. Het geeft werknemers de kans om hun stem te laten horen en deel uit te maken van het bedrijf.

Om iedere werknemer erbij te betrekken, is het aan te bevelen een speciale Q&A-sessie te organiseren. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van de zogenaamde Round Robin methode; een variant op de klassieke manier van brainstormen. Iedereen krijgt de kans om een bijdrage te leveren, en alle ideeën zijn even belangrijk. Vooraf krijgt iedere deelnemer de kans om zijn/haar licht te laten schijnen op het probleem of relevante onderwerp. Iedereen schrijft zijn voorstellen en mogelijke vragen op een stuk papier. Dit geeft iedereen de kans om zijn gedachten de vrije loop te laten, en voorkomt dat iemand direct beïnvloed wordt door de ideeën van anderen. Het geeft iedere werknemer de volledige aandacht van alle leidinggevenden en geeft voldoende tijd om vragen te stellen en vervolgvragen op te nemen. De vragen worden vervolgens tijdens de vergadering zelf besproken.

4 stappen

Een Town Hall Meeting kan op verschillende manieren worden gestructureerd. Het onderstaande stappenplan werkt meestal goed. Een gestructureerde bijeenkomst garandeert dat iedereen zich gehoord en actief betrokken voelt, waarbij open communicatie het belangrijkste doel is.

Stap 1: open de dialoog

Door de Town Hall Meeting ruim van tevoren aan te kondigen, zal iedere medewerker ervan op de hoogte raken. Dat is ook precies de bedoeling. De bijeenkomst is immers het meest effectief als zoveel mogelijk werknemers deelnemen. De aankondiging kan op verschillende manieren gebeuren, onder meer via het intranet. Het is aan te bevelen om te vermelden dat de aanwezigheid en feedback van medewerkers meer dan welkom is om de bijeenkomst tot een succes te maken. Daarnaast kan tijdens de voorbereiding al aan medewerkers worden gevraagd om anoniem vragen en/of feedback over de bedrijfsvoering te geven. Deze anonimiteit is uitnodigend en zorgt ervoor dat geen enkele werknemer zich terughoudend zal voelen om zijn/haar ware gevoelens uit te spreken. Met andere woorden, het is de basis voor tweerichtingscommunicatie.

Stap 2: maak een enquête

Door gebruik te maken van een (online) enquête kunnen werknemers op een andere manier hun ideeën en meningen over de organisatie kenbaar maken. Deze enquête is bovendien volledig anoniem. De vragen kunnen bijvoorbeeld gaan over het functioneren van de afdeling of organisatie, mogelijke verbeteringen, suggesties en andere onderwerpen die met het management te maken hebben. Ook hier is anonimiteit belangrijk om eerlijke antwoorden te krijgen. Werknemers moeten vrij zijn om antwoorden te geven en niet geremd worden door het feit dat managers meteen hun naam zullen weten.

Stap 3: verzamelen van gegevens

In deze fase worden alle gegevens en vragen uit stap 1 en 2 verzameld en in de vergaderagenda opgenomen. Er zij op gewezen dat het van essentieel belang is dat alle vragen en feedback worden teruggestuurd. Zo niet, dan zal de geloofwaardigheid bij de werknemers verloren gaan. De vragen die niet direct tijdens de Town Hall Business Meeting kunnen worden beantwoord, kunnen op een ander moment worden besproken.

Stap 4: actielijst

Na het bespreken van de agendapunten zullen er ongetwijfeld diverse acties moeten worden ondernomen. Door deze in een realistische tijdslijn te plaatsen, toont het management zijn betrokkenheid bij de beloften. Dit zal de werknemers alleen maar aanmoedigen. Ze zullen serieus genomen worden door de organisatie, waardoor ze actief zullen blijven bijdragen. Door middel van een Town Hall Meeting laat een organisatie zien dat zij betrokken is en bereid is om op een open en eerlijke manier met medewerkers te communiceren.

Precondities

Om de Town Hall Meeting zo effectief mogelijk te laten verlopen, zijn er een aantal belangrijke randvoorwaarden om rekening mee te houden. Allereerst is er de PowerPoint presentatie. Door het aantal dia’s en de hoeveelheid tekst per dia tot een minimum te beperken, zal het publiek zich niet vervelen en weten de medewerkers precies wat het onderwerp van gesprek is. Ten tweede is het een goed idee om contact te houden met het publiek. Een manager die te veel op dia’s vertrouwt zal het oogcontact verliezen. Bovendien is het aan te raden om zwaardere onderwerpen af te wisselen met lichtere, zodat er een balans ontstaat en medewerkers betrokken blijven.

Door zoveel mogelijk managers te betrekken bij de Town Hall Meeting, kan een bedrijf een positief signaal afgeven aan medewerkers. Ook al zijn sommigen van hen niet direct betrokken bij de presentatie, het biedt de mogelijkheid om in alle openheid zaken met werknemers te bespreken. Als gevolg daarvan zal iedereen een bijdrage leveren aan de vergadering.

Het is uw beurt

Wat denkt u? Heeft u wel eens gehoord van een Town Hall Meeting? Herkent u de praktische uitleg of heeft u meer suggesties? Wat zijn uw succesfactoren om medewerkersbetrokkenheid te stimuleren?

Deel uw ervaring en kennis in het commentaarveld hieronder.

Als dit artikel u beviel, abonneer u dan op onze Gratis Nieuwsbrief voor de nieuwste berichten over modellen en methoden. U kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en YouTube.

Meer informatie

1. Hanson, C. M. (2003). De belofte van het democratisch college: Town hall meeting als onderwijsmethode. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Democratie op schaal: Het creëren van een town hall meeting voor de eenentwintigste eeuw. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). Presidentiële communicatie als culturele vorm: De town hall meeting. Politics, discourse, and American society: new agenda’s, 173-92.

Hoe dit artikel te citeren:
Mulder, P. (2018). Town Hall Meeting. Opgehaald van ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

Voeg een link naar deze pagina toe op uw website:
<a href=”https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/”>ToolsHero: Town Hall Meeting</a>