Wanneer een fabriek begint met een Lean initiatief, bestaat een van de eerste stappen meestal uit het ophangen van Lean visuele managementborden aan de muur. Wij zijn niet tegen visuals. Bij bijna elk project dat we in de productie uitvoeren, wordt een bord opgehangen of verbeterd. Maar er kunnen gemeenschappelijke problemen zijn…

Wanneer we dit zien, worden we echter bezorgd:

Wat is er mis met lean visuele management borden in de meeste fabrieken?

Als de fabriek zeer volwassen systemen en processen heeft en veel aan opleiding heeft gedaan op alle niveaus, is er niets mis mee.

In andere gevallen, zijn die borden gewoon niet nuttig. En omdat veel geposte gegevens als nutteloos worden gezien (nog afgezien van het feit dat ze een paar dagen voordat een auditor komt, vervalst kunnen zijn), wordt het personeel cynisch over alle geposte informatie. Het maakt verdere verbeteringsinspanningen moeilijker.

In sommige van de fabrieken die we bezochten, is er al genoeg versiering met alle ‘niet voor echt’ werkinstructies!

Dus, wat is de logische aanpak om lean visuele managementborden op te zetten?

Hier is een manier die zinvol is:

• Stap 1 is het verduidelijken van de bedrijfsdoelen & doelstellingen.
• Stap 2 is om die doelen & neer te cascaderen naar elke afdeling, elke workshop, elk team.
• Stap 3 is om de lokale leiders te trainen om “de score bij te houden”, indien mogelijk op een visueel bord.
• Stap 4 is dat de managers een mix van overtuigen en afdwingen gebruiken om iedereen zover te krijgen dat hij zijn bord invult.

Is het goed om te beginnen met 10-20 indicatoren tegelijk te laten zien?

Ik denk het niet. Vergeet niet, de borden zijn voor de gebruikers (die ze zullen invullen met gegevens en analyse) en hun managers (die ze zullen lezen, de lokale leiders zullen ondervragen, en zullen aandringen op verbeteringen).

Begin met slechts een – bijvoorbeeld, ongeplande apparatuur downtime, of first-pass rendement. Laat de lokale leider, of een operator, één belangrijk stukje informatie volgens een bepaald schema rapporteren. En maak er dan het beste van – stel een doel, stel plannen op om acties te sturen, herzie het plan en de acties regelmatig…

Als iedereen de waarde inziet van het beheer van die ene indicator, ga dan voor een tweede. Enzovoort.

Ook, volg uw behoeften – als het nummer één probleem de productiviteit is, volg dan het aantal stuks per arbeidsuur (en gedeeld door de standaardtijd, in het geval dat een lijn veel verschillende soorten producten maakt).

Hoe zit het met gevoelige informatie?

Uiteraard moeten die anders worden behandeld, maar er is geen reden om ze alleen in computers te bewaren.

• Zeer gevoelige gegevens (winst & verlies, enz.) kunnen worden opgehangen, maar in een afgesloten ruimte worden bewaard, alleen voor managementvergaderingen.
• Relatief gevoelige gegevens kunnen een keer per week worden opgehangen, vlak voor een vergadering, en daarna worden weggehaald. De meeste fabrieken zijn bijvoorbeeld van mening dat HR-gegevens het beste uit het zicht van de overheid kunnen worden gehouden.
• “Alleen interne” gegevens kunnen worden verwijderd als er bezoekers naar de fabriek komen.

Moet je gewoon grafieken, diagrammen, enz. opstellen en ze invullen?

Zeker niet.

Zorg ervoor dat iedereen in een gebied begrijpt hoe de gegevens worden verzameld en wat ze betekenen.

Zorg er vervolgens voor dat ze begrijpen wat wordt verwacht, evenals de huidige kloof (verwachting versus werkelijkheid).

En dan komt de behoefte aan iets dat zelden goed wordt gedaan in China… Het gebruik van probleemoplossende hulpmiddelen.

Ik heb de meest voorkomende fouten die we zien in een eerder artikel opgesomd. Dit is niet een gebied waar de meeste Chinese managers in uitblinken…

Een paar woorden over posters en slogans in het algemeen

In misschien wel 90% van de Chinese fabrieken die we bezoeken, zien we een of ander soort posters aan de muren.

• In Chinese bedrijven zijn het meestal aansporingen tot hoge kwaliteit, innovatie, of wat ze maar denken dat klanten willen zien.
• In westerse bedrijven kunnen ze verkondigen hoeveel ze geven om hun personeel, om veiligheid, enzovoort.

Je hebt goede opties voor werknemersbetrokkenheid. Slogans horen daar niet bij.