Op 1 april 2011, acht dagen voor de ingangsdatum van 9 april 2011 van de New York Wage Theft Prevention Act (WTPA), heeft het New York State Department of Labor (NYDOL) langverwachte formulieren uitgegeven die werkgevers kunnen gebruiken om te voldoen aan de strengere kennisgevingsvereisten die gelden voor alle particuliere werkgevers in New York. Volgens de WTPA moeten werkgevers alle nieuw aangeworven werknemers op de hoogte brengen, en ze moeten alle bestaande werknemers jaarlijks op de hoogte brengen van het volgende:

• Het loontarief of de loontarieven van de werknemer;
• Het loon voor overwerk, als de werknemer onderworpen is aan overwerkregelingen;
• De basis van loonbetaling (per uur, dienst of week, stukloon, commissie, enz.);
• Toelagen die de werkgever voornemens is te vorderen als onderdeel van het minimumloon, met inbegrip van fooien, maaltijd- en logiesvergoedingen;
• De vaste betaaldag;
• De naam van de werkgever en eventuele namen waaronder de werkgever zaken doet (DBA);
• Het fysieke adres van het hoofdkantoor of de hoofdvestiging van de werkgever en, indien verschillend, het postadres van de werkgever; en
• Het telefoonnummer van de werkgever.

Na het verstrekken van deze kennisgeving, moeten werkgevers hun werknemers een verklaring laten ondertekenen waarin zij de ontvangst van de schriftelijke kennisgeving bevestigen. Werkgevers moeten ook een kopie van de erkenningen aan hun werknemers verstrekken en de erkenningen gedurende ten minste zes jaar bewaren. De WTPA vereist ook een schriftelijke kennisgeving van alle wijzigingen in de door de wet vereiste informatie ten minste zeven kalenderdagen vóór het tijdstip van dergelijke wijzigingen, tenzij dergelijke wijzigingen worden weerspiegeld in de loonaangiften van de werknemers. (1)

De NYDOL heeft zes verschillende formulieren opgesteld die zijn ontworpen om de verschillende loonbetalingsvereisten aan te pakken die van toepassing zijn op werknemers met een uurloon (formulier LS 54), werknemers met een meervoudig uurloon (formulier LS 55), werknemers die een weekloon of salaris voor een vast aantal uren krijgen (formulier LS 56), werknemers die een salaris voor variërende uren, dagloon, stukloon, vast tarief of ander niet-uurloon krijgen (formulier LS 57), werknemers die heersende lonen ontvangen (formulier LS 58), en vrijgestelde werknemers (formulier LS 59).

De NYDOL gaf deze zes formulieren uit in het Engels, Spaans, Chinees en Koreaans. De website van het agentschap geeft aan dat de formulieren ook zullen worden vrijgegeven in het Pools, Haïtiaans-Creools, en Russisch, hoewel de formulieren in deze talen niet onmiddellijk beschikbaar waren op de website. Werknemers die verklaren dat hun hoofdtaal een van de niet-Engelse talen is waarin de NYDOL een formulier heeft uitgegeven, moeten de schriftelijke kennisgeving in het Engels en in hun hoofdtaal ontvangen. Werknemers wier primaire taal Engels is of een andere taal dan de niet-Engelse talen die door de NYDOL zijn geselecteerd, hoeven hun kennisgevingen alleen in het Engels te ontvangen.

Samenvallend met de vrijgave van deze formulieren, gaf de NYDOL ook een reeks van 41 veelgestelde vragen (FAQ) uit, waarin het agentschap veel van de vragen behandelde die zijn gerezen sinds gouverneur Paterson de WTPA in december van vorig jaar ondertekende. We benadrukken hieronder wat volgens ons de meest opmerkelijke stukjes informatie zijn die in de FAQ zijn opgenomen:

• Werkgevers kunnen hun eigen kennisgevingen ontwikkelen, zolang de kennisgevingen alle informatie bevatten die door de WTPA wordt vereist.
• Jaarlijkse kennisgevingen aan bestaande werknemers moeten worden verstrekt tussen 1 januari en 1 februari van elk jaar. Pogingen om de jaarlijkse kennisgeving op andere tijdstippen van het jaar te geven, zullen niet voldoen aan de jaarlijkse vereiste.
• De kennisgeving kan elektronisch worden gedaan, maar werkgevers moeten een systeem bieden waar de werknemer de ontvangst van de kennisgeving kan bevestigen en een kopie kan afdrukken.
• Behoudens voor werkgevers in de horeca, is kennisgeving niet vereist wanneer er een verhoging van een tarief is en het nieuwe tarief wordt vermeld op de loonverklaring bij de volgende betaling van lonen. Voor elke loonsverlaging moet een werknemer echter schriftelijk worden ingelicht voordat de verlaging wordt doorgevoerd.
• Werknemers die wekelijks of minder frequent worden betaald in het kader van een bonus- of incentiveplan, hoeven geen aanvullende kennisgeving te ontvangen op grond van de WTPA, mits de werknemers in eerste instantie een beschrijving van het plan wordt gegeven of het duidelijk wordt vermeld op de loonverklaring voor de periode waarin het wordt betaald.

De WTPA machtigt de Labor Commissioner om onder de kennisgevingsvereisten alle “dergelijke andere informatie op te nemen die de commissaris materieel en noodzakelijk acht”. Hoewel de Labor Commissioner geen mededelingen heeft gedaan over haar voornemen om nieuwe categorieën toe te voegen, lijken de formulieren om informatie te vragen die verder gaat dan de uitdrukkelijke taal van de WTPA. Met name moeten werkgevers op elk formulier aangeven of de loonperioden wekelijks, tweewekelijks of anderszins zijn. Bovendien moet de werkgever in het formulier voor werknemers die een minimumloon ontvangen (formulier LS 58) niet alleen het geldende tarief voor dat beroep vermelden, maar ook het beroep dat van toepassing is. Werkgevers die van plan zijn hun eigen formulieren op te stellen, moeten ervoor zorgen dat hun formulieren deze aanvullende informatie bevatten.

De uitdagingen erkennend die de WTPA aan tijdelijke hulpbedrijven stelt, heeft de NYDOL afzonderlijk een document uitgegeven met de titel Guidelines for Notice and Acknowledgment of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms. De NYDOL erkent dat variabele lonen en loondagen kunnen verhinderen dat deze bedrijven alle door de WTPA vereiste informatie kunnen verstrekken op het ogenblik van de indienstneming, en versoepelt de vereisten van de wet voor deze bedrijven door hen toe te staan sollicitanten en werknemers in kennis te stellen van het bereik van de uurlonen die zij waarschijnlijk zullen verdienen.

Finitief, hoewel velen speculeerden dat de Labor Commissioner zou eisen dat werkgevers zouden aangeven welke vrijstelling(en) van toepassing waren op hun vrijgestelde werknemers, maken het formulier dat van toepassing is op vrijgestelde werknemers (formulier LS 59) en de richtlijnen van de NYDOL voor schriftelijke kennisgeving van loontarieven en regelmatige betaaldag duidelijk dat het identificeren van de specifieke vrijstelling(en) optioneel is.

(1) Hoewel de wet het gebruik van de volledige kennisgeving in dergelijke omstandigheden niet lijkt te vereisen, en werkgevers evenmin lijkt te vereisen om bevestigingen van werknemers in verband met dergelijke kennisgevingen van wijzigingen te handhaven, heeft de NYDOL het standpunt ingenomen dat volledige kennisgevingen en bevestigingen van werknemers vereist zijn telkens wanneer er een wijziging is in een van de door de wet vereiste gegevens die niet in de loonstaten is weerspiegeld. We hebben de NYDOL om verdere verduidelijking gevraagd, maar voorlopig bevelen we aan dat werkgevers de volledige kennisgevingen aan werknemers verstrekken en zeven dagen van tevoren bevestigingen verkrijgen van wijzigingen die niet in de loonaangiften van werknemers zijn weerspiegeld.