Federal Work Study Information for Students

Obtaining a Federal Work Study Position

Step 1: Determine Federal Work Study Eligibility

Om te bepalen of een student in aanmerking komt voor het Federal Work Study Program, moet hij/zij een e-mail sturen naar de Federal Work Study Division op [email protected] met zijn/haar naam en Student ID Number. Onnauwkeurige of ontbrekende Student ID nummers zullen niet worden gecontroleerd.

Als een student in aanmerking komt, ontvangt de student een e-mailbericht. Studenten die niet in aanmerking komen, ontvangen een brief waarin staat dat zij niet in aanmerking komen en niet kunnen deelnemen aan het Federal Work Study Program gedurende de periode dat zij niet in aanmerking komen.

Voor meer informatie, zie FWS Policies and Eligibility.

Stap 2: Solliciteer naar Federal Work Study-functies

Een lijst met beschikbare Federal Work Study-functies is te vinden op de Federal Work Study Job Board.

Studenten worden sterk aangemoedigd om met een Career Counselor van de Career Services Department te overleggen voordat ze solliciteren, zodat ze hulp kunnen krijgen bij hun cv en interviewvaardigheden. Bovendien kan de Career Services Department studenten helpen bij het identificeren van functies die hun bestaande vaardigheden en toekomstige carrièredoelen zouden aanvullen.

Step 3: Get Hired

Hiring managers zullen de studententoepassingen beoordelen. Als zij vinden dat een bepaalde student geschikt is voor de functie, bellen zij de student op en plannen een sollicitatiegesprek met hem of haar. Daarna moet de student wachten op de beslissing van de werkgever om hem in dienst te nemen.

Stap 4: Papierwerk voor nieuwe werknemers invullen

Als een student eenmaal is aangenomen, mag hij niet meteen aan de slag. De student moet het online papierwerk invullen dat zal worden verzonden naar het e-mailadres dat aanvankelijk in de aanvraag was opgegeven, en dat binnen één tot twee dagen na indienstneming zal worden verzonden.

Stap 5: Vereisten na indienstneming vervullen

Als het papierwerk voor de indienstneming is voltooid, zal de Federal Work Study Department de student een Bevestigingsbrief sturen waarin de startdatum, het aantal uren per week en andere relevante informatie worden vermeld. De student mag alleen werken op of na de datum die op de Acknowledgment Letter staat vermeld.

Op de eerste werkdag moeten studenten een I-9 formulier invullen. Dit gebeurt in twee stappen. Eerst moet de student inloggen op http://www.newi9.com, werkgeverscode 14022 invoeren, en deel I van zijn I-9 invullen. Daarna moet de student naar een I-9 verificateur gaan en identificatiedocumenten overleggen om het proces te voltooien (de I-9 verificateur staat vermeld in de welkomstmail die de student op de eerste werkdag ontvangt).

Als u voor het College gaat werken en niet bij een externe werkgever, moet u ook de volgende trainingen volgen:

• Data Security
• FERPA
• Ethics
• Sexual Harassment

De trainingen Data Security, FERPA, en Ethics zijn te vinden op UltiPro. Hoewel Federal Work Study-posities zijn ontworpen om flexibel te zijn, brengen FWS-posities ook verantwoordelijkheden met zich mee. Van alle Federal Work Study studenten wordt verwacht dat zij de onderstaande richtlijnen volgen. Aanhoudende niet-nakoming van deze verantwoordelijkheden kan leiden tot beëindiging van de Federal Work Study student.

Federal Work Study Student Responsibilities

Work Responsibilities

• Ben op tijd voor alle geplande diensten.
• Gedraag u op een professionele manier en bewaar de vertrouwelijkheid van documenten.
• Leer taken, voltooi alle opdrachten op tijd, en voer alle taken naar beste vermogen van de student uit.
• Gebruik nooit werk en studietijd met elkaar. Een student kan niet werken wanneer hij les heeft en de student moet niet studeren terwijl hij aan het werk is.
• Studenten mogen nooit vergeten om de supervisors op voorhand te verwittigen als ze afwezig zullen zijn of te laat op het werk zullen zijn.

Tijdenstaat Verantwoordelijkheden

• Wekelijks urenstaten in UltiPro invoeren en indienen (zie Tijd invoeren in UltiPro).
• Werken binnen de uren die u per week zijn toegewezen (zie Award Management).
• Studenten moeten altijd een pauze van 30 minuten op de timesheets vermelden wanneer zij meer dan zes uur achter elkaar werken (zie Vereiste pauzes).
• De uren in UltiPro mogen nooit conflicteren met lessen in het rooster van een student (zie Klassenconflicten).

Andere verantwoordelijkheden

• Een student moet zijn Federal Work Study Award in de gaten houden. Een student mag niet meer verdienen dan wat hem voor het semester is toegekend (zie Award Management).
• Een student moet zijn supervisor op de hoogte houden van zijn financiële steun, registratie en Resident Assistant-status als het gaat om het FWS-programma (zie FWS Policy and Resident Assistants).
• Stop niet zomaar met werken. Als een gemeenschappelijke en professionele beleefdheid, moet een student zijn supervisor ten minste twee weken van tevoren op de hoogte stellen voordat hij zijn positie verlaat.

Federal Work Study-informatie voor supervisors

Het verkrijgen van een Federal Work Study-student

Stap 1: Zoek goedkeuring van de COO voor de positie

Departementen op elke locatie krijgen een specifiek aantal Federal Work Study-plaatsen aan het begin van elk hulpjaar (juli). Deze posities zijn al vooraf goedgekeurd en hoeven daarom niet te worden goedgekeurd door de COO.

Wanneer een student een positie verlaat, behoudt de afdeling zijn goedgekeurde positie en is in staat om een vervangende student aan te nemen zonder goedkeuring te vragen.

Voor alle posities die niet onder de eerder genoemde omstandigheden vallen, is goedkeuring van de COO vereist.

Stap 2: Informeer de Federal Work Study Department over de vacature

Toezichthouders met goedgekeurde posities moeten een ingevuld functiebeschrijvingsformulier sturen naar de Federal Work Study Department op [email protected], zodat hun posities op het vacaturebord kunnen worden geplaatst.

Stap 3: Beoordelen van sollicitanten

Aanvragen worden ontvangen en dagelijks beoordeeld op FWS geschiktheid door de Federal Work Study Department. Aanvragen die in aanmerking komen voor Federal Work Study worden ter beoordeling naar de supervisors gestuurd. Supervisors moeten regelmatig hun UltiPro Recruitment pagina’s checken om aanvragen te screenen. De supervisor is verantwoordelijk voor het organiseren van gesprekken met de kandidaten.

Stap 4: Neem een beslissing

Als een student wordt aangenomen, moet de supervisor de Federal Work Study Department via [email protected] laten weten dat een kandidaat voor hun positie is geselecteerd. De student zal een e-mail ontvangen van de afdeling Human Resources, die de aanwervingsprocedure zal starten. Zodra de afdeling Personeelszaken bevestigt dat het papierwerk is voltooid, stuurt de FWS-afdeling zowel de student als de supervisor een Bevestigingsbrief. De student mag pas beginnen met werken op of na de startdatum op de Acknowledgment Letter.

Step 5: Voltooiing Post-Hire Requirements

Op de eerste dag van het werk moet de student een I-9 formulier invullen. Dit proces verloopt in twee stappen. Eerst moeten de studenten inloggen op http://www.newi9.com, werkgeverscode 14022 invoeren en deel I van hun I-9 invullen. Daarna moet de student naar een I-9 verificateur gaan en identificatiedocumenten overleggen om het proces te voltooien (zie lijst van I-9 verificateurs).

Als de student voor het College gaat werken en niet bij een externe werkgever, moet hij/zij ook de volgende trainingen volgen:

• Data Security
• FERPA
• Ethics
• Sexual Harassment

De trainingen Data Security, FERPA, en Ethics kunnen worden gevonden op UltiPro.

Verantwoordelijkheden als Federal Work Study Supervisor

De rol van de supervisor is van vitaal belang voor het succes van elk werk-leerprogramma en, om effectief te zijn, moet de supervisor een breed scala aan activiteiten uitvoeren. Alle supervisors zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de werkomgeving, met inbegrip van het opleiden, motiveren, communiceren met, begeleiden, evalueren van en omgaan met de studenten die zij in dienst hebben. Het is de primaire verantwoordelijkheid van een supervisor om studentwerknemers adequate begeleiding, opleiding en ondersteuning te bieden.

De supervisor moet de persoon zijn die het meest directe, dagelijkse contact heeft met de studentwerknemer. Supervisors mogen alleen taken toewijzen die betrekking hebben op het uitvoeren van academische programma’s, het onderhouden van faciliteiten, of het ondersteunen van de instelling in het algemeen. Alle leidinggevenden van studentwerknemers hebben de volgende specifieke taken:

Verantwoordelijkheden jegens de student

• Werk samen met studentwerknemers om regelmatige werkroosters op te stellen. Het hebben van regelmatige werkroosters zal het gemakkelijker maken om bepaalde FWS timesheet voorschriften te volgen.
• Zorg ervoor dat geplande verschuivingen niet in strijd zijn met het lesrooster van de student.
• Bied student-werknemers duidelijke instructies met betrekking tot departementale en institutionele beleidslijnen.
• Geef de academische vooruitgang van studenten prioriteit door flexibiliteit toe te staan in het plannen tijdens examentijden.
• Zorg voor adequate opleiding en toezicht op elke student werknemer.

Tijdstaat Verantwoordelijkheden

• Verifieer de nauwkeurigheid van de uren van elke student-werknemer alvorens ze wekelijks goed te keuren.
• Zorg ervoor dat een pauze van 30 minuten wordt genomen en op de tijdstaat wordt vermeld wanneer de student meer dan zes uur aaneengesloten werkt (zie Vereiste Pauzes).
• Controleer of de in UltiPro ingevoerde uren niet conflicteren met het lesrooster van de student (zie Lesconflicten).

Andere verantwoordelijkheden

• Vergewis u ervan dat de student niet meer verdient dan zijn/haar FWS Award voor het semester (zie Award Management).
• Zich bewust zijn van de financiële hulp, registratie, en Resident Assistants status van elke student in relatie tot het FWS programma (zie FWS Beleid en Resident Assistants). Alle veranderingen moeten worden doorgegeven aan de FWS divisie.
• Volg de juiste beëindigingsprocedures.

Federal Work Study Information for Off-Site Employers

Berkeley College biedt non-profit instellingen de mogelijkheid om Berkeley studenten gratis in dienst te nemen via het Federal Work Study programma. In het algemeen kunnen FWS-studenten tot 20 uur per week werken. Op zijn beurt moet de non-profitinstelling een supervisor aanwijzen die de student zal beheren en het institutionele FWS-beleid en de procedures van Berkeley College zal volgen, zoals het invoeren van urenstaten in UltiPro en het handhaven van de integriteit van de urenstaten.

Het verkrijgen van een Federal Work Study-student

Stap 1: Vul Federal Work Study-aanvraagformulieren in

Organisaties die Federal Work Study-studenten in dienst willen nemen, moeten een aanvraag indienen om deel te nemen aan het programma. In totaal moeten drie documenten worden ingediend:

• Verzoek voor FWS-diensten
• Off-Site Agreement
• Job Description Form
• Bewijs van de non-profit status van de organisatie

Deze documenten moeten worden doorgestuurd naar de Federal Work Study Department op: [email protected]

Stap 2: Beoordeling aanvragen Zodra de aanvraag van een non-profit instelling is goedgekeurd, zal de Career Services Department de aanvragen van studenten ter beoordeling naar de instelling sturen. De non-profit instelling moet de Career Services vertegenwoordiger op de hoogte stellen van de studenten die zij wenst te interviewen.

Stap 3: Studenten interviewen

Stap 4: Beslissing over indienstneming De non-profitinstelling moet onmiddellijk een vertegenwoordiger van Career Services op de hoogte stellen wanneer een kandidaat voor indienstneming wordt geselecteerd.

Stap 5: Vereisten na indienstneming vervullen Op de eerste werkdag moeten studenten een I-9 formulier invullen. Dit gebeurt in twee stappen. Eerst moeten de studenten inloggen op http://www.newi9.com, werkgeverscode 14022 invoeren en deel I van hun I-9 invullen. Daarna zal de student een I-9 verifier moeten zien en identificatiedocumenten moeten overleggen om het proces te voltooien (zie lijst van I-9 verifiers).

Zodra een student met succes is geplaatst, zal de toegewezen supervisor bij de off-site organisatie zich moeten houden aan het FWS-beleid. Voor meer informatie, zie Federal Work Study Information for Supervisors.

Federal Work Study Policies

Studenten moeten een e-mail sturen naar [email protected] met hun naam en Student ID Number om te bepalen of ze in aanmerking komen. Een medewerker van de Federal Work Study Department zal binnen twee dagen reageren.

Om in aanmerking te komen voor een Federal Work Study Award in een bepaald semester, moet een student:

• ten minste halftijds ingeschreven zijn als ingeschreven student in een in aanmerking komend studieprogramma
• voldoende onvervulde behoefte aantonen zoals berekend door federale behoefte-analyse formules
• voldoende academische vooruitgang boeken

Half-time inschrijving

Half-time inschrijving wordt gedefinieerd als het nemen van zes of meer studiepunten in een bepaald semester. Aangezien de meeste Berkeley-lessen drie studiepunten omvatten, komt de eis van zes studiepunten overeen met twee cursussen.

Onbevredigde behoefte
Onbevredigde behoefte wordt gedefinieerd als de kosten van deelname (COA), verminderd met de verwachte gezinsbijdrage (EFC), verminderd met alle andere middelen, die over het algemeen bestaat uit de totale financiële steun die de student uit alle bronnen ontvangt. De COA is het totale bedrag van de gemiddelde uitgaven die een student naar verwachting zal moeten doen om aan de universiteit te studeren. De EFC is het bedrag dat de student naar verwachting uit eigen zak zal moeten betalen, gebaseerd op de FAFSA-gegevens van de student en de federale methodologie. Wanneer de (COA) minus (EFC) minus (alle andere middelen) groter is dan nul, wordt de student geacht onvervulde behoeften te hebben.

Satisfactory Academic Progress Levels
Studenten die zijn ingeschreven bij Berkeley worden geacht te hebben voldaan aan het vereiste van satisfactory academic progress level. Studenten die op proef zijn, kunnen echter geacht worden niet in aanmerking te komen. Deze beslissing is uitsluitend ter beoordeling van het College.

FWS-toekenningen en salaristarieven

Pay Rate Schedule

.00/uur

.00 per uur

Level	Credits	On-Locatie (exclusief ASC)	ASC/Off-Site
Level I/II		$15.00/uur	$17.00/uur
Level III/IV	61 en ouder	$16.00/uur	$18.00/uur	$18.00/uur	$17.00/uur	$17.00/uur
Offsite $19,00 per uur
M.B.A. $15,00 per uur		$15,00 per uur

Awards and pay rates are based on credits that have been passed as of the semester of employment plus any transfer credits. Lopende studiepunten worden niet in aanmerking genomen.

Wanneer een student een beperkte behoefte heeft, kan de toegekende toelage lager zijn dan in de bovenstaande tabel. Als gevolg daarvan kan het zijn dat de student minder uren per week hoeft te werken. Een student die bijvoorbeeld slechts $1.500 nodig heeft, krijgt geen $2.000 FWS, maar $1.500.

Niet-gebruikte Federal Work Study-toekenningen kunnen worden overgedragen en in volgende semesters worden verdiend. Toekomstige toekenningen mogen echter niet in een lopend semester worden verdiend zonder toestemming van de Federal Work Study Coordinator.

Acknowledgement Letter

Na succesvolle afronding en verwerking van het vereiste papierwerk voor tewerkstelling als een Federal Work Study student, zal de FWS-coördinator een Acknowledgment Letter sturen. De brief zal de startdatum van de student vermelden, het uurloon, het totale bedrag van de toekenning, en andere relevante informatie op het moment van schrijven.

De bevestigingsbrieven kunnen op elk moment tijdens het semester worden herzien als er een wijziging is in de FWS-toekenning, het loonpercentage, of de startdatum van de student.

Woonassistenten

Hoewel het werken als woonassistent een student niet diskwalificeert van het Federal Work Study Programma, zijn er speciale beperkingen voor woonassistenten die gelijktijdig werken in FWS posities. Resident Assistants mogen alleen werken in een FWS positie als:

• De student toont voldoende onvervulde behoefte aan zoals berekend door federale behoefte-analyseformules met het Resident Assistant-krediet in aanmerking genomen
• De student is bereid om slechts 10 uur per week te werken
• De supervisor voor de RA / FWS erkent dat de student-werknemer beperkt is in zijn of haar beschikbaarheid om te werken op basis van het bovenstaande

Samenvattend is de aanbeveling van het College dat RA’s niet in het FWS-programma zouden moeten werken. Als echter zowel de RA-student als de supervisor het FWS-programma willen voortzetten ondanks de beperkingen ervan voor RA’s, zal het College dit niet verbieden.

Award Management

Studenten en supervisors zijn verantwoordelijk voor het beheer van het bedrag van de Federal Work Study dat per semester wordt toegekend. Het aantal uren per week op de Acknowledgment Letter dient als richtlijn. Als de student zich aan deze uren houdt, wordt de tijd die hij krijgt gelijkmatig verdeeld.

Het aantal uren per week kan echter zodanig worden gemanipuleerd dat een student de ene week meer werkt dan het aanbevolen aantal uren, maar de week erna minder dan het aanbevolen aantal uren om dit te compenseren.

Time Policies

Maximum aantal uren per week
Studenten wordt aangeraden om alleen het aantal uren per week te werken dat op hun Acknowledgment Letter staat vermeld. Studenten en begeleiders mogen enige flexibiliteit in hun wekelijkse uren toestaan

Als een student bijvoorbeeld een week twee uur mist, mag hij de volgende week de gemiste uren werken, ook al zou dit meer zijn dan het normale aantal uren per week dat in zijn Erkenningsbrief staat. Een student mag echter in geen geval meer dan 35 uur per week werken.

Verplichte pauzes
Studenten die tussen vier en zes uur achtereen werken, komen in aanmerking voor een betaalde pauze van 15 minuten. Deze pauze hoeft niet op de urenstaat te worden vermeld. Studenten die meer dan zes uur aaneengesloten werken, moeten een onbetaalde pauze van 30 minuten nemen. Dit moet duidelijk op hun timesheet worden aangegeven door een extra tijdstrook aan te maken (bijv. 9:00-12:00 uur en dan 12:30-16:00 uur).

Klasconflicten
De uren van de student mogen niet conflicteren met het lesrooster van de student. Studenten kunnen niet werken als ze les hebben. Wanneer een les wordt geannuleerd, mag een student werken gedurende de tijd dat de les zou hebben plaatsgevonden. De student of de begeleider dient de FWS afdeling hiervan op de hoogte te stellen.

Pauzeweken
Federal Work Study studenten worden normaal gesproken niet gebudgetteerd voor de pauzeweken. Zowel studenten als begeleiders moeten er altijd vanuit gaan dat studenten niet in aanmerking komen om te werken tijdens de pauzeweken.

Een week voor de pauzeweek controleert de Federal Work Study afdeling de reeds verdiende salarissen en maakt een prognose van het bedrag dat de student nog over zal hebben van zijn/haar pakket. Studenten met een geraamde resterende toelage komen in aanmerking om tijdens de pauzeweek te werken. Er wordt een e-mail gestuurd naar de student en de supervisor om hen te informeren over het aantal uren dat zij in aanmerking komen om te werken.

Studenten die de volgende termijn niet zullen deelnemen aan de studie, komen niet in aanmerking om te werken tijdens de pauzeweek (terugtrekkingen, afgestudeerden, verlof, enz.).

Timesheet and Payment Policies
Alle Federal Work Study-studenten zijn verplicht om wekelijks hun uren in te dienen in UltiPro. Timesheets moeten elke maandag worden ingeleverd voor de voorafgaande week. Supervisors moeten de ingeleverde timesheets elke woensdag goedkeuren.

Het niet naleven van de deadlines voor timesheets kan de uitbetaling van de student vertragen. Bovendien kunnen te laat ingeleverde timesheets ten laste komen van het deeltijdbudget van de afdeling. Voortdurende niet-naleving van termijnen wordt beschouwd als niet-naleving en kan leiden tot sancties, afhankelijk van de frequentie en de ernst.

FWS-studenten worden betaald op de 15e en aan het einde van de maand via ofwel Direct Deposit ofwel de Money Network Service Card. De paycard wordt per post naar de student gestuurd voorafgaand aan hun eerste salaris.

Studenten kunnen sneller over hun geld beschikken door zich in te schrijven voor het Direct Deposit programma. Eenmaal ingeschreven, worden de fondsen direct gestort op de gekozen bankrekening van de student. Studenten kunnen zich aanmelden voor Direct Deposit via UltiPro.

Veranderingen en beëindiging
Veranderingen in de functie van de student, zoals verandering van supervisor of overplaatsing naar een andere afdeling, moeten worden doorgegeven aan de FWS-afdeling.

Als een student onbetrouwbaar is of zijn toegewezen taken niet op verantwoorde wijze uitvoert, kan het nodig zijn om het dienstverband van de student te beëindigen. Een student moet eerlijk en beleefd worden behandeld, net als iedere andere werknemer. Wanneer het dienstverband van een student wordt beëindigd, moet de Federal Work Study Department hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gesteld.