1.2 De overheidsinformatierichtlijn

De implementatie van de e-overheid heeft geleid tot een toename van informatie en vooral digitaal geboren informatie, wat nieuwe eisen stelt aan informatie- en recordsmanagementpraktijken (The International Records Management Trust, 2004). Centraal voor een transparante overheid staat de toegang tot informatie voor het publiek en de media (Bohlin, 2010; Regeringskansliet, 2009). In de Europese gids voor toegang tot officiële documenten wordt gesteld dat: “Het basisbeginsel is dat een ruim recht op toegang tot officiële documenten moet worden verleend op basis van gelijkheid en met toepassing van duidelijke regels, terwijl weigering van toegang de uitzondering moet zijn en naar behoren moet worden gemotiveerd. Het gaat er niet alleen om de vrijheid van het publiek te erkennen om toegang te krijgen tot informatie die de autoriteiten hun willen geven, maar veeleer om het publiek een echt “recht op kennisneming” te garanderen. De staten moeten er met inachtneming van bepaalde regels voor zorgen dat eenieder op verzoek toegang kan krijgen tot documenten die in het bezit zijn van de overheid” (Directoraat-generaal Mensenrechten, 2004, blz. 6). Een van de belangrijkste instrumenten voor de controle van de burger op de overheid is dan ook het beginsel van openbaarheid van overheidsinformatie.

Naarmate overheidsinstellingen zich bezighouden met de ontwikkeling van e-overheid en dus gebruik maken van informatietechnologie, genereren zij veel informatie die wordt aangeduid als overheidsinformatie (Public Sector Information, PSI). Het Britse Office of Public Sector Information stelt: “Informatie, met name overheidsinformatie, staat aan het hoofd van de relatie van de burger met de overheid en de publieke sector” (Office of Public Sector Information, 2009, p. 18). Overheidsinformatie wordt momenteel beschouwd als een “goudmijn” die door verschillende belanghebbenden moet worden geëxploreerd om de nationale ontwikkeling te stimuleren door middel van het creëren van elektronische diensten. De overheidsinformatie wordt gereguleerd door de Europese richtlijn Overheidsinformatie, die in december 2003 werd uitgevaardigd en tegen juli 2005 in de lidstaten ten uitvoer moest zijn gelegd. De richtlijn richt zich op de economische aspecten van het hergebruik van overheidsinformatie (Europese Unie, 2003). Fornefeld, Boele-Keimer, Recher, en Fanning (2009) stelden bijvoorbeeld dat het beschikbaar stellen van informatie aan de private sector in de meeste Europese overheidsdiensten duidt op een cultuurverandering. Zij voerden verder aan dat de particuliere sector voorheen overheidsinformatie moest kopen. Volgens een door de Europese Commissie gepubliceerd rapport (European Commission, n.d.) is overheidsinformatie cruciaal voor het goed functioneren van de interne markt, het vrije verkeer van goederen, diensten en mensen.

Deze nieuwe gegevens die worden aangeduid als “open data” en “big data” worden gekenmerkt door volume, snelheid en verscheidenheid (Ballad et al., 2014). De innovatieve en transformerende kracht ervan staat of valt met de kwaliteit, die alleen kan worden bereikt door informatiegovernance. Lundqvist (2013a) was van mening dat de Europese markten die voortvloeien uit overheidsinformatie zijn geraamd op een omzet van 30 miljard euro per jaar. De overheidsinformatie kan worden gedefinieerd “als elke vorm van informatie die door een overheidsinstantie wordt geproduceerd en/of verzameld en die deel uitmaakt van de gemandateerde rol van de instelling” (Dragos & Neamtu, 2009, p. 4). De overheidsinformatie omvat bijvoorbeeld gegevens in geografische informatiesystemen, het kadaster, openbare weerdiensten, en andere soorten informatie die door overheidsdiensten worden gecreëerd. De richtlijn heeft zelfs betrekking op geschreven teksten, databanken, audiobestanden en filmfragmenten (De Europese Unie, 2003). De toegang tot overheidsinformatie is bedoeld om de ontwikkeling van informatiemarkten te stimuleren en de kwaliteit van e-overheidsdiensten te verbeteren. Deze gegevens bieden echter niet alleen kansen, maar houden ook risico’s in voor organisaties, omdat ze uit verschillende bronnen afkomstig zijn, wat het traceren van de herkomst ervan kan bemoeilijken. Bovendien gaat het om grote hoeveelheden en stromen ze met een snelheid die het moeilijk maakt ze aan menselijke controle te onderwerpen. Het biedt ook de mogelijkheid tot correlatie met andere datasets, wat betekent dat het voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt, en zelfs voor criminele doeleinden, wat nadelig kan zijn voor organisaties (Ballad et al., 2014).

In het rapport van de Zweedse e-overheidsdelegatie wordt onder meer de nadruk gelegd op het effectieve beheer van informatie bij de ontwikkeling van de derde generatie e-overheid. De derde generatie e-overheid heeft tot doel een vraaggestuurde e-overheid te ontwikkelen die ook rekening houdt met de samenleving eromheen, d.w.z. de burgers en de particuliere ondernemingen. Zij worden beschouwd als capabele mede-ontwikkelaars van e-overheid die overheidsinformatie kunnen gebruiken om nieuwe diensten te ontwikkelen en zo het innovatie- en ontwikkelingspotentieel van de maatschappij in haar geheel te vergroten. Het beheer van informatie moet daarom worden gecoördineerd om de administratieve lasten te verminderen en de informatie gemakkelijk toegankelijk te maken om zakelijke transacties te vergemakkelijken (Finansdepartmenetet, 2009:86). Onderzoek dat in twee Zweedse gemeenten werd uitgevoerd, bevestigde echter dat, aangezien e-overheidsontwikkelingsprojecten worden ondernomen om de dienstverlening te verbeteren, informatiebeheer meestal niet in het middelpunt van deze projecten staat. Dit is paradoxaal omdat effectieve processen informatie van goede kwaliteit vereisen en het hergebruik van informatie vereist dat overheidsorganisaties bewaarstrategieën voor de lange termijn opzetten om de toegang tot hun informatiebronnen voor huidige en toekomstige gebruikers te garanderen (Svärd, 2010, 2014). De pluralisering van overheidsinformatiebronnen vereist een holistische aanpak die het beheer van het informatiecontinuüm omvat, wil men informatie kunnen hergebruiken. Het overheidsinformatie-informatiesysteem is een goed voorbeeld van hoe informatie die wordt gecreëerd om overheidsactiviteiten uit te voeren, beschikbaar kan worden gesteld aan andere actoren om nieuwe diensten te ontwikkelen.