De sleutel tot een succesvolle Workday-implementatie is integratie
Op de cloud gebaseerde ERP-oplossingen (SaaS) zijn de afgelopen jaren geëxplodeerd en human capital management (HCM) is geen uitzondering. Workday is een toonaangevende leverancier van enterprise cloud-applicaties voor human resources en financiën die het voor bedrijven gemakkelijker maakt om hun HR-, wervings- en payroll-processen te beheren.
De meeste bedrijven die overwegen Workday te implementeren, hebben een van de volgende zakelijke drijfveren:
- Een richtlijn om meerdere ERP-applicaties te consolideren (vaak over meerdere geografische locaties) die HR, Payroll en andere processen ondersteunen in een enkele applicatie.
- Een behoefte om te voldoen aan divisie specifieke eisen die niet worden voorzien in de gecentraliseerde ERP-oplossing.
In beide scenario’s heeft Workday het potentieel om uw bestaande HCM-gerelateerde functionaliteit uit te breiden en uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen, maar het kan niet op zichzelf werken. Om de efficiëntie en kostenbesparingen die kunnen worden behaald met Workday te maximaliseren, moet u zich richten op hoe u de applicatie kunt integreren met uw bestaande on-premise en cloud-systemen.
In deze blog ga ik enkele van onze belangrijkste ervaringen met systeemintegratie delen, die we hebben opgedaan tijdens een Workday-implementatie die we onlangs voor een groot Australisch bedrijf hebben voltooid.
Er zijn meerdere mogelijkheden om Workday met andere systemen te integreren. Omdat het een relatief nieuw product is, is het niet altijd duidelijk welke aanpak het beste bij uw bedrijfsbehoeften past. Er zijn een aantal vragen en/of dilemma’s waar u aan het begin van uw implementatie mee te maken kunt krijgen, waaronder:
- Workday-integratieopties versus traditionele integratieleveranciers, of een combinatie van beide?
- Punt-tot-punt integratie versus best practice integratiemethoden?
- Hoe kunnen Workday-integraties worden hergebruikt tijdens een gefaseerde Workday-uitrol?
- Hoe minimaliseer je de integratierisico’s die gepaard gaan met regelmatige productreleases en de upgrade van Workday en downstream systemen?
- Hoe minimaliseer je de langdurige afhankelijkheid van externe Workday subject matter experts om integraties te ondersteunen en beheren?
De sleutel is om uw specifieke situatie te beoordelen en de aanpak te overwegen die het beste aansluit bij uw bedrijfsdoelstellingen op korte en lange termijn. Een van de veelgemaakte fouten die ik heb gezien, is dat organisaties alleen de integratie met de Workday-applicatie beoordelen in plaats van de integratie vanuit een end-to-end-perspectief te valideren, waarbij een aantal downstream-systemen betrokken zal zijn.
Vermijd Point-to-Point Integration
Dit lijkt misschien voor de hand liggend, omdat point-to-point integraties een al lang bekend probleem zijn dat al vele jaren voor uitdagingen zorgt voor zowel de business als IT. Het kan echter verleidelijk zijn om deze aanpak te kiezen voor een snelle en gemakkelijke implementatie van Workday of een andere SaaS oplossing voor die kwestie. Hierop zou ik zeggen: NIET DOEN!
U hoeft maar een beetje fantasie te gebruiken om na te denken over het complexe web van integraties dat u zou kunnen creëren wanneer u in de toekomst meer SaaS-producten gaat gebruiken.
Neem een proces-gerichte kijk
Workday zal uw bestaande HCM-gerelateerde functionaliteit verbeteren en uw bedrijfsprocessen stroomlijnen, maar het is geen compleet ERP-systeem. Daarom is het belangrijk om een procesgerichte kijk op integratie te hebben om dubbel werk te voorkomen en de efficiëntie te maximaliseren die u verwacht als onderdeel van uw uitrol.
Enkele voorbeelden van waar een procesgerichte kijk belangrijk is, zijn onder meer:
- Het bepalen of een Hire bedrijfsproces direct in Workday wordt gestart of dat een extern recruitmentsysteem het proces via integratie moet triggeren
- Het bepalen hoe u de bedrijfsspecifieke duplicatie controleregel toepast tijdens een geïntegreerd Inhuur BP
- Definiëren wat er geïntegreerd moet worden met salarisadministratie (of andere) systemen wanneer een Beëindiging BP wordt gestart in Workday
- Inzicht in de integratie impact op downstream systemen als gevolg van de Rescind, Annuleer en Corrigeer functies in Workday
- Zorg ervoor dat processen en gegevensvastlegging niet worden gedupliceerd wanneer Workday wordt geïntegreerd met andere Payroll of Financiële ERP’s
To-Be business process design, aangevuld met integratie punten zouden typisch vooraf moeten worden gedaan.
Kies de juiste middleware voor uw situatie
Workday biedt zijn eigen cloud-gebaseerde integratie middleware die zeer geschikt is voor het bouwen van integratie onderdelen die dicht bij het Workday domein zitten. Echter, middleware platforms (on-premise of iPaaS) buiten Workday kunnen meer flexibiliteit bieden bij het integreren met meerdere applicaties.
Ontdek het volgende voordat u kiest welk middleware platform te gebruiken:
- Heeft uw organisatie een bestaand middleware platform en vaardigheden?
- Heeft de zesmaandelijkse Workday-productupdate gevolgen voor de integratiepunten die u bouwt?
- Het aantal Workday-integratiepunten zal waarschijnlijk minder zijn op een extern middleware-platform, bijv. het Worker data common model zou slechts eenmaal hoeven te worden gebouwd.
- Een extern middleware platform kan meer flexibiliteit en mogelijkheden bieden om te integreren met doelsystemen dan Workday middleware b.v. directe database, JMS en vele andere protocollen.
- Traditionele middleware vaardigheden zijn makkelijker te vinden op de markt dan de vaardigheden die nodig zijn om integratie op Workday middleware te ondersteunen.
Gebruik geschikte integratie tools uit de Workday Integratie Toolkit
Er zijn een aantal opties beschikbaar als onderdeel van het Workday integratie framework en het kiezen van de juiste is van cruciaal belang voor ondersteuning en onderhoud op de lange termijn. Workday biedt out of the box connectors en een Enterprise Interface Builder (EIB) die geschikt zijn voor eenvoudige integratiescenario’s.
Ze vereisen zeer weinig ontwikkeling, maar hebben beperkingen op hergebruik. Voor grotere organisaties met complexe integratiescenario’s kunnen maatwerk integraties worden gebouwd met Workday Studio en Middleware, Message Queues en Workday Web Services.
Heb je hulp nodig bij Workday integratie? Neem hier contact op.