Mensen gaan om verschillende redenen een overeenkomst aan, zoals het kopen, verkopen of verlenen van diensten. Contracten bevatten relevante afspraken die beide partijen moeten nakomen. Het komt echter voor dat een van de contractsluitende partijen in een juridisch geschil verwikkeld raakt vanwege een als vanzelfsprekend beschouwd essentieel element: de notariële akte. Heeft de notariële akte enige invloed op het contract? Terwijl het enkel ondertekenen van een contract iemand bindt tot een overeenkomst, kan een contract dat de handtekening van de contracterende partijen draagt, niet volstaan ondanks de aanwezigheid van toestemmingselementen.

Het belang van notariële verlijding

Notariële verlijding heeft een juridische impact op het contract, omdat het een onderhands document omzet in een openbaar instrument. Overeenkomsten over het contract zijn afdwingbaar zodra het document notarieel is vastgelegd, omdat het een sterk bewijs is van de echtheid van het document. Bij het notarieel vastleggen van documenten moeten echter ook basisvereisten in acht worden genomen. Het document is ook toelaatbaar in de rechtbank als tastbaar bewijs zodra het notarieel is vastgelegd. Notariële verlijding voorkomt ook fraude met juridische documenten en contracten. De documenten die vaak notarieel moeten worden vastgelegd zijn volmachten, medische documenten, verklaringen onder ede, beëdigde verklaringen, akten, testamenten en trusts.
In sectie 1 van Public Act No. 2103, bekend als de Notariële Wet, staat: “Een akte of document wordt als authentiek beschouwd indien de erkenning is gedaan ten overstaan van een notaris of een functionaris die door de wet van het land gemachtigd is om erkenningen te nemen van akten of documenten op de plaats waar de akte is gedaan. De notaris of de ambtenaar die de erkenning neemt, verklaart dat de persoon die de akte of het document erkent, aan hem bekend is en dat hij dezelfde persoon is die de akte of het document heeft verleden en dat hij erkent dat het zijn vrije akte is. De akte zal worden opgemaakt onder zijn officieel zegel, indien hij door de wet verplicht is een zegel te houden, en zo niet, zal zijn akte zulks vermelden.”

Het proces

1. Het ongetekende document moet naar de notaris worden gebracht. Het is belangrijk op te merken dat het document niet vooraf moet worden ondertekend, aangezien de notaris geen ondertekende documenten in ontvangst zal nemen zonder hun aanwezigheid. Er moet voor een deugdelijke identificatie worden gezorgd zodat de notaris uw identiteit kan verifiëren. Identiteitsbewijzen zijn onder andere TIN, NBI Clearance en SSS ID.
2. Na verificatie van uw identiteit zal de notaris ook uw documenten controleren. Er zijn gevallen waarin notarissen documenten voor u klaarmaken om te ondertekenen. Deze stap is meestal vereist in het geval van beëdigde verklaringen.
3. Zodra identificatie en document duidelijk zijn, zal u worden gevraagd om het document te ondertekenen. Er zal ook worden nagegaan of u onder dwang ondertekent of dat een andere persoon u dwingt het document tegen uw wil te ondertekenen.
4. U moet ook een geloofwaardige getuige hebben die persoonlijk bekend is bij ofwel de persoon die het document ondertekent ofwel de notaris.
5. De transactie zal worden vastgelegd in het journaal van de notaris. In het journaal worden de datum, plaats en andere essentiële details van de transactie vermeld.
6. Als aan de vereisten en de procedure is voldaan, zal de notaris het document van een officieel openbaar zegel of stempel voorzien om te bewijzen dat uw document notarieel is bekrachtigd. De betaling voor notariële akten zal variëren van plaats tot plaats.