Elke organisatie heeft een schriftelijk veiligheidsprogramma nodig, of het nu zo eenvoudig is als een brandoefenplan op kantoor of zo complex als pathogenencontrole in een druk ziekenhuis. Als bedrijfsleider kunt u zich afvragen of u uw veiligheidsbeleid echt op schrift moet stellen, vooral als uw organisatie klein is.

Voor grote bedrijven zijn schriftelijke veiligheidsprogramma’s essentieel omdat de verantwoordelijkheid duidelijk moet worden toegewezen om verwarring te voorkomen.

Voor kleine bedrijven met eenvoudige activiteiten en weinig gevaren lijkt het misschien mogelijk om beleid en procedures effectief mondeling en door middel van voorbeelden over te brengen. Werkgevers hebben echter een wettelijke verantwoordelijkheid onder de Occupational Safety and Health Administration (OSHA)-gerelateerde wetgeving om:

• Gebruik geschreven labels en borden of kleurcodering om werknemers te waarschuwen voor gevaren.
• Communiceer veiligheids- en gezondheidsgerelateerde operationele procedures aan werknemers.
• Verstrek veiligheidstraining aan werknemers in een taal en vocabulaire dat ze begrijpen.

Een aantal OSHA-normen vereist dat werkgevers schriftelijke nalevingsprogramma’s hebben. De meest verstrekkende is het gevaarcommunicatieprogramma, dat van invloed is op alle werkgevers die gevaarlijke chemische stoffen vervaardigen, opslaan of gebruiken.

Er zijn ook schriftelijke programmavereisten die specifiek zijn voor verschillende industrieën. Zo moeten instellingen in de gezondheidszorg schriftelijke plannen hebben voor de beheersing van de blootstelling aan bloedpathogenen om werknemers te beschermen.

Werkgevers kunnen het snelstartportaal van OSHA voor nalevingshulp gebruiken om uit te zoeken welke beleidsvereisten op hun bedrijven van toepassing zijn.

De meeste gemeenten hebben ook hun eigen regels voor bedrijfsveiligheidsplannen voor brand en noodweer. De eerste stap om aan al deze eisen te voldoen, is het op schrift stellen van het veiligheidsbeleid.

Een schriftelijk beleid kan uw bedrijf ook helpen om een veiligheidscultuur tot stand te brengen. En een op veiligheid gerichte cultuur kan uw werknemers en uw werkgeversmerk beschermen terwijl u groeit.

Voordelen van schriftelijk gezondheids- en veiligheidsbeleid

Zelfs als er geen duidelijke wettelijke vereiste is voor een schriftelijk veiligheidsplan, kan het hebben van een dergelijk plan uw bedrijf op andere manieren dan naleving ten goede komen.

Het belangrijkste doel is immers het voorkomen van verwondingen, ziekten of sterfgevallen op de werkplek die schade en financiële problemen voor uw werknemers, hun gezinnen en uw organisatie zouden veroorzaken. Een plan waarnaar gemakkelijk kan worden verwezen, is er een dat waarschijnlijker zal worden gevolgd.

Het op schrift stellen van uw plan kan ook helpen de kosten in verband met werknemerscompensatiepremies te verlagen. Dat komt omdat wanneer u een veiligheidsprogramma op schrift hebt dat uw werknemers kunnen volgen, het waarschijnlijker is dat uw werknemers zich de beste praktijken en specifieke trainingen op het gebied van veiligheid zullen herinneren terwijl ze werken.

Een schriftelijk veiligheidsplan kan werknemers ook betrekken bij het bereiken en handhaven van de veiligheidsdoelen van uw organisatie. Wanneer u een cultuur van veiligheid en naleving opbouwt, bespaart u niet alleen op verloren werktijd en verzekeringsclaims, maar ziet u mogelijk ook een toename van de productiviteit omdat er minder tijd wordt besteed aan het oplossen van veiligheidsgerelateerde problemen.

Consequenties van het ontbreken van een adequaat veiligheidsprogramma

Omdat OSHA en veel andere bestuursorganen alleen veiligheidsinspecties uitvoeren als reactie op een incident, kan het voor een bedrijf gemakkelijk zijn om zelfgenoegzaam te worden over het veiligheidsbeleid. Maar wanneer er een verwonding of ongeval is waardoor inspecteurs ter plaatse komen, kan het OSHA naar het hele veiligheidsprogramma van de organisatie kijken, niet alleen naar het eerste incident.

In deze gevallen is het belangrijk om een schriftelijk veiligheidsbeleid te hebben, om onderzoekers te laten zien dat uw bedrijf de veiligheid van werknemers serieus neemt. Het is wanneer OSHA komt ter plaatse om te onderzoeken en vindt dat er niets in plaats dat citaten en dure boetes zijn meer waarschijnlijk gebeuren.

Het is vermeldenswaard dat de nieuwe maximumstraffen die het OSHA kan opleggen, zijn:

• $13.494 per ernstige, anders-dan-ernstige of plaatsingseisen overtreding
• $13.494 per dag voor het niet corrigeren van problemen na de door OSHA gestelde termijn
• $134.937 per opzettelijke of herhaalde overtreding

Best practices voor het bouwen van een veiligheidsprogramma op de werkplek

Hoe kunt u het veiligheidsplan van uw organisatie maken of bijwerken? OSHA raadt werkgevers aan zich te richten op zeven kernelementen:

Leiderschap van het management

Om effectief te zijn, moeten schriftelijke veiligheidsprogramma’s worden overgenomen door het management.

Een top-downbenadering helpt de toon te zetten en het pad te effenen voor het delen van uw veiligheidsbeleid, van leiderschap naar management en vervolgens naar de werknemers. Net zoals cultuur aan de top begint, zo begint ook een engagement voor veiligheid.

Werknemersparticipatie

Veiligheidsinformatie moet ook naar boven stromen in uw organisatie.

Werknemers kunnen uit de eerste hand waarnemingen en zorgen hebben die deel moeten uitmaken van uw geschreven veiligheidsplan, dus het is verstandig om een duidelijk pad uit te stippelen voor het delen van die informatie met managers en leidinggevenden.

De inzichten van werknemers kunnen helpen bij het derde kernelement van een goed veiligheidsplan: het identificeren van gevaren.

Hazard identification and assessment

Elke werkplek heeft een basisveiligheidsplan nodig waarin de nooduitgangen worden beschreven en wordt aangegeven wat te doen in geval van noodsituaties als gevolg van het weer of de openbare veiligheid. Maar om verder te gaan dan de basis, moet elk bedrijf zijn eigen gevaren- en risicoprofiel inventariseren. Dat begint met een job hazard analysis (JHA), dat is een evaluatie van uw bedrijfsactiviteiten en alle risico’s die daarmee gepaard gaan.

Zo zal een stomerij die werkt met verwarmingselementen en chemicaliën een heel andere reeks gevaren en risico’s hebben dan een kinderdagverblijf, waar speeltoestellen, het omgaan met voedsel en de veiligheid van het terrein belangrijke veiligheidskwesties zijn.

Wandelen door uw locatie, inclusief opslagruimten en buitengebieden, en lopen door de taken die uw werknemers doen, kan u helpen een lijst op te stellen van potentiële gevaren die uw plan moet dekken.

Als uw bedrijf meer dan één locatie heeft, moet u voor elke locatie een aangepast veiligheidsplan ontwikkelen. Een transportbedrijf dat bijvoorbeeld op één locatie vorkheftrucks heeft en op andere niet, heeft een veiligheidsprogramma voor vorkheftrucks nodig, in ieder geval voor die locatie.

Verwachten en beheersen van gevaren

Het identificeren van de gevaren is de eerste stap. De volgende stap is het ontwikkelen van procedures en beleid om letsel en ziekte als gevolg van die gevaren te voorkomen.

Dus, voor een bedrijf dat alleen vorkheftrucks op een van zijn locaties gebruikt, zou een basisbeleid ter voorkoming van gevaren zijn om te zeggen dat alleen werknemers die zijn opgeleid in vorkheftruckbediening en -veiligheid de apparatuur mogen gebruiken, zelfs als u krap bij kas zit en mensen van andere locaties zijn gekomen om te helpen.

Een kinderdagverblijf, aan de andere kant, zou toegangsdeuren met toetsen kunnen hebben en een strikt schriftelijk beleid om geen onverwachte bezoekers binnen te laten. En een stomerij zal regels hebben over hoe veilig om te gaan met de chemicaliën die ze gebruiken, evenals veiligheidsinformatiebladen (MSDS) over elke chemische stof.

Opleiding en controle

Wanneer u uw gevaren hebt geïdentificeerd en preventie- en controleprocedures hebt ontwikkeld voor elk gevaar, is de volgende stap het trainen van uw werknemers over uw veiligheidsplan. Het schema dat u vaststelt, hangt af van het risiconiveau en de voortdurende training die nodig is om de gevaren te beheersen, de naleving van de voorschriften te handhaven en uw mensen veilig te houden.

Sommige organisaties hebben alleen jaarlijkse training nodig, terwijl andere maandelijkse training nodig hebben om werknemers te blijven concentreren op het vermijden van gevaren.

Evaluatie en verbetering van het programma

Net zoals uw werknemers regelmatig training nodig hebben om veiligheid boven aan het hoofd te houden, zal uw veiligheidsprogramma regelmatig moeten worden geëvalueerd en bijgewerkt. Het is een goede gewoonte om uw beleid ten minste jaarlijks te evalueren om er zeker van te zijn dat het alle actuele gevaren dekt.

Tussen de jaarlijkse evaluaties door is het een goed idee om uw geschreven beleid opnieuw te bekijken wanneer uw activiteiten veranderen, waaronder:

• Het gebruik van nieuwe chemicaliën op locatie
• Het toevoegen van nieuwe machines
• Het implementeren van nieuwe processen
• Het werken met nieuwe materialen

Er is nog een laatste kernelement dat uw veiligheidsplan nodig heeft: communicatie met externe, contractuele en tijdelijke werknemers.

Communicatie met contract- en uitzendkrachten

Het is een must om uw on-site werknemers op de hoogte te houden van veiligheid. Als u werknemers op afstand hebt, werknemers die veel reizen, of uitzendkrachten en contractarbeiders, zorg er dan voor dat uw programma ook op hen van toepassing is.

Dat betekent dat u deze werknemers op de hoogte houdt van trainingen en updates. Het kan ook betekenen dat u beste praktijken op het gebied van veiligheid opstelt voor werknemers die reizen of op afstand werken.

Bronnen om een goed veiligheidsprogramma voor werknemers op te stellen

OSHA’s On-Site Consultation Program biedt gratis advies aan KMO’s die hun veiligheidsbeleid willen opzetten of verbeteren. U kunt ook samenwerken met een professionele werkgeversorganisatie (PEO) om een aangepast veiligheidsprogramma voor uw bedrijf te ontwikkelen, van basisprocedures voor veiligheid en gezondheid op kantoor tot een gedetailleerd programma voor meerdere vestigingen voor grotere bedrijven. Welke weg u ook kiest, extra input kan u helpen een veiligheidsprogramma op te stellen dat uw werknemers en uw bedrijf beschermt.

Wilt u meer tips om uw bedrijf slimmer te laten werken? Download ons gratis e-book: 7 HR-fouten en hoe ze te vermijden.

Disclaimer: Informatie in deze blog wordt alleen gepresenteerd voor informatieve en illustratieve doeleinden. Insperity geeft geen juridisch advies en geen van de hier opgenomen informatie dient als zodanig te worden beschouwd.