TRAVEL
95.35
herzien 1-21

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Motor Pool
509-335-9085

PRINT SECTION

Motor Pool

Formulieren:

• Student Driver Authorization
• Vehicle Request / Justification

Overview

Motor Pool stelt voertuigen ter beschikking aan geautoriseerde WSU faculteit, personeel en studenten die reizen voor WSU zaken. Motor Pool voorziet in voertuigen voor WSU Pullman en sommige niet-Pullman locaties.

WSU Pullman Motor Pool

Motor Pool is gevestigd in het Markley Services Building op 2325 East Grimes Way op de WSU Pullman campus.

Motor Pool wordt beheerd door Facilities Services, Operations.

Non-Pullman Motor Vehicle Departments

Sommige niet-Pullman locaties hebben campus motorvoertuigen afdelingen die voertuigen verstrekken aan geautoriseerde faculteit, personeel, en studenten die reizen op WSU zaken.

Neem contact op met de afdeling motorvoertuigen van de campus voor informatie over het plannen van huurauto’s, en voor vrijgave- en inlevertijden, procedures, en vereisten voor niet-Pullman locaties.

Meld benodigde service of reparaties aan de afdeling motorvoertuigen van de campus, indien van toepassing, bij het retourneren van een voertuig (zie Melding benodigde service/Verwijlde retournering).

Regelen van Pullman Motor Pool-voertuigen

Gebruik de online Motor Pool-voertuigaanvraag in het myFacilities-systeem om Motor Pool-voertuigen te plannen. Elektrische GEM (global electric motorcars) karren, sedans, SUV’s (sport utility vehicles), 7- en 8-persoons bestelwagens, vrachtwagens, en pick-ups kunnen worden ingepland via myFacilities.
Refer to the Motor Pool Rates website for the rate schedule.

Voor hulp, neem contact op met Motor Pool; telefoon 509-335-9085; e-mail [email protected].

De planningsdatum bepaalt de prioriteit. Normaal gezien is een tot drie weken op voorhand plannen voldoende om de beschikbaarheid te verzekeren. Het is echter soms mogelijk om op zeer korte termijn een voertuig te verkrijgen.

Annuleringen

Geplande voertuigen moeten 24 uur voor de geplande ophaaltijd worden geannuleerd om een boete van één dag minimumtarief per dag te vermijden. Bel het Motor Pool kantoor op 509-335-9085 om de huur van een voertuig te annuleren.

Als een klantenservice beleid, de directeur van Facilities Services heeft de bevoegdheid om aanpassingen aan de huurprijzen goed te keuren als zich verzachtende omstandigheden voordoen.

Lange-termijn huur

Voertuigen die 30 dagen of meer worden gehuurd komen in aanmerking voor het lagere lange-termijn huurtarief. (OPMERKING: langetermijnverhuur kan niet via myFacilities worden gepland.) Zie Planning voor aanvraagprocedures voor langetermijnverhuur.

Zie de website Motor Pool Rates voor het tariefschema.

Eisen

Aan ten minste een van de volgende voorwaarden moet zijn voldaan voordat een motorvoertuig voor personenvervoer op lange termijn wordt toegewezen:

Reisbehoeften
Voor motorvoertuigen voor personenvervoer is aangetoond dat de reisbehoeften gemiddeld niet minder dan 2.000 mijl per jaar of 80 procent van de werkdagen bedragen of redelijkerwijs worden geschat dat dit het geval is.

Deze reis omvat niet het reizen door de toegewezen persoon tussen zijn huis en de standplaats. De permanent toegewezen personenauto’s die deze kilometerstand over een periode van drie maanden niet halen, moeten worden teruggegeven aan de Motor Pool.

24-uurs oproep
Als het voertuig nodig is, is het 24 uur per dag oproepbaar en gelden de volgende voorwaarden:

• Een personenauto van de staat is niet 24 uur per dag beschikbaar.
• Het is niet praktisch om voor dergelijk vervoer andere voertuigen te gebruiken.
• De frequentie van dergelijke dienstreizen is hoger dan zou rechtvaardigen dat de werknemer zijn of haar eigen voertuig gebruikt.

Speciale behoeften
Er bestaat behoefte aan een speciaal uitgeruste of voor bijzondere doeleinden bestemde personenauto die het gebruik ervan beperkt of die van essentieel belang is voor een bepaald programma, een bepaalde persoon of een bepaald doel (zie Voertuig voor bijzondere doeleinden hieronder).

Uitzonderingen

Het permanent ter beschikking stellen van een personenauto voor andere doeleinden dan de hierboven genoemde mag alleen gebeuren nadat een schriftelijke motivering voor een dergelijke terbeschikkingstelling is goedgekeurd door het Office of Financial Management van de staat Washington.

Reizen van huis naar werk

Het permanent ter beschikking stellen van een auto aan een werknemer voor gebruik voor officiële staatszaken is op zichzelf geen voldoende rechtvaardiging om die auto te gebruiken voor reizen tussen de standplaats en de woning.

Planning

Om een lange termijn huur te plannen, stuurt de afdelingsvoorzitter een ingevuld Voertuig Aanvraag / Justificatie formulier naar het Motor Pool kantoor.

Voeg de volgende informatie in:

• Data en plaatsen van gebruik
• Reden waarom het voertuig nodig is
• Geschat aantal maandelijkse kilometers
• Namen van de bestuurders
• Persoonlijke verantwoordelijkheid voor het voertuig (verantwoordelijkheid voor gebruik, onderhoud, stalling, gedrag van de bestuurder, en maandelijkse rapportering van de kilometer- en onderhoudskosten aan Motor Pool). Vermeld het e-mailadres van de betrokkene.

OPMERKING: Alle voertuigen die eigendom zijn van de universiteit of een dienst moeten worden onderhouden door personeel van Motor Pool, tenzij de dienst personeel ter beschikking heeft dat de juiste classificatie heeft en gekwalificeerd is om het onderhoud van het voertuig te verrichten.

Verantwoordelijkheden van de bestuurder

Elke bestuurder van een voertuig voor lange termijn huur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een visuele inspectie van het hem toegewezen voertuig op een dagelijkse basis De bestuurder moet het volgende inspecteren:

• Banden
• Olie
• Water
• Ruiten
• Lichten en knipperlichten
• Onder het voertuig op vloeistoflekken
• Aanbouwdelen of accessoires op losse of ontbrekende bouten, gescheurde lasnaden, enz. De bestuurder is verantwoordelijk voor het zo spoedig mogelijk informeren van Motor Pool en het plannen van onderhoud voor alle geconstateerde onderhoudsbehoeften.
  

  Voertuig voor speciale doeleinden

  Een voertuig voor speciale doeleinden wordt gedefinieerd als een voertuig dat:

  • wordt aangeschaft dat niet wordt vervoerd op basis van een staatsaankoopcontract.
  • Gesteld met aanpassingen of accessoires die een standaardspecificatie van een overheidsopdracht wijzigen. Dergelijke wijzigingen kunnen omvatten:
    • Kappen
    • Liftgates
    • Airbagschokdempers
    • Mistlampen
    • Overbelastingsveren
    • Winch/bumper

  Verzoek Documentatie
  Een afdeling die een voertuig voor speciale doeleinden aanvraagt, moet een door de afdelingsvoorzitter of -manager ondertekend formulier voor de aanvraag/rechtvaardiging van een voertuig indienen en het gedeelte van het formulier met de overeenkomst voor het voertuig voor speciale doeleinden invullen.

  Goedkeuring Motor Pool
  Een afdeling moet vooraf goedkeuring krijgen van Motor Pool voordat er veranderingen aan het voertuig mogen worden aangebracht. Als er zonder goedkeuring wijzigingen worden aangebracht en er schade aan het voertuig wordt toegebracht, wordt de afdeling financieel verantwoordelijk gehouden voor de reparaties.

  Schade
  Facilitaire Diensten en Risk Management Services evalueren schade aan voertuigen of eigendommen die mogelijk het gevolg is van grove nalatigheid, misbruik, verwaarlozing, of toegevoegde apparaten of accessoires. De evaluatie bepaalt of de afdeling of de facilitaire dienst verantwoordelijk is voor de reparatie van het voertuig.

  Kosten
  Goedkeuring van de ingevulde overeenkomst voor voertuigen voor speciale doeleinden van het formulier voor de aanvraag/aanmelding van een voertuig bindt de afdeling tot het betalen van een overeengekomen huurtarief voor een vooraf bepaalde periode. Hierdoor kan Motor Pool de kosten voor de aankoop en aanpassing van het voertuig terugverdienen. De extra kosten van elke wijziging en/of accessoire worden toegevoegd aan het huurtarief over de vooraf bepaalde periode.

  De kosten van voertuigen voor speciale doeleinden kunnen niet worden terugverdiend bij de verkoop van het voertuig. Deze kosten omvatten:

  • Aanpassingen. Deze kosten worden bij de oorspronkelijke kosten van een voertuig opgeteld.
  • Aanpassingsarbeid (b.v. arbeid om een hefklep te installeren). Deze kosten komen rechtstreeks uit de algemene kosten van de autopool.
  • Extra onderhoud (b.v. reparatie van een beschadigd hefportier). Deze kosten komen rechtstreeks uit de algemene kosten van het MOTORPARK.

  Het MOTORPARK doet al het mogelijke om een nieuwe klant te vinden voor een voertuig voor speciale doeleinden indien de oorspronkelijke afdeling het voertuig niet langer nodig heeft.

  WSU Pullman Vehicle Release

  Het inchecken van voertuigen gebeurt van maandag tot vrijdag tussen 7:00 en 17:00 uur. Motor Pool is gesloten weekends en holidays.

  Vehicle Release

  De bestuurder afdeling uitgaven autoriteit vult een online Motor Pool Vehicle Request in myFacilities.

  Autorisatie

  Vehicles worden niet vrijgegeven zonder een goed geautoriseerde en ingevulde autorisatie. Autorisatie vindt plaats in myFacilities, met accountselectie en indiening door een geautoriseerde uitgavenautoriteit. De huurbevestiging wordt per e-mail naar de goedkeurende partij gestuurd zodra hun reservering is ingediend met een goedgekeurde rekening.

  Iedereen die zijn gereserveerde voertuig afhaalt, moet de huurbevestiging per e-mail of het transactienummer van de huuraanvraag bij het afhaalpunt van het voertuig verstrekken.

  Online aanvraagsecties die hieronder niet worden beschreven, worden als vanzelfsprekend beschouwd.

  Doel van de reis

  Voer het doel van de reis in. De reis moet voor officiële universitaire zaken zijn.

  Goedkeuring

  De reis moet worden goedgekeurd door een persoon die gemachtigd is om reizen goed te keuren (zie BPPM 95.01).

  Een reiziger mag geen voertuigaanvraag voor zijn eigen reizen goedkeuren.

  Handtekening van de bestuurder

  De bestuurder mag het formulier pas ondertekenen als het voertuig daadwerkelijk is uitgecheckt.

  Distributie

  De afdeling bewaart een kopie van de goedgekeurde voertuigaanvraag uit myFacilities. De bestuurder brengt een kopie van de goedgekeurde voertuigaanvraag naar Motor Pool wanneer het voertuig wordt uitgecheckt.

  Check Out

  Alleen de persoon die als bestuurder is aangegeven op de autorisatie voor de voertuigaanvraag mag voertuigen uitchecken bij Motor Pool.

  UITzondering: Als de aangegeven persoon niet beschikbaar is, kan de afdeling een andere persoon autoriseren om het voertuig op te halen met behulp van de ondertekende autorisatie voor de voertuigaanvraag.

  De bestuurder moet een geldig rijbewijs laten zien voordat het Motor Pool-kantoor het voertuig vrijgeeft. OPMERKING: Het rijbewijs moet geldig zijn voor het type voertuig waarmee gereden wordt.

  Bij het uitchecken van een Motor Pool voertuig, neemt de bestuurder de verantwoordelijkheid op zich voor de zorg en het onderhoud van het voertuig.

  Sign-Out Ticket

  De bestuurder inspecteert het toegewezen voertuig visueel en geeft eventuele schade aan op een Vehicle Sign-Out Ticket. De bestuurder ondertekent het ticket en geeft het terug aan het Motor Pool kantoor.

  Bestuurders mogen privé voertuigen op de parkeerplaats ten noorden van het Markley Services Building laten staan terwijl ze Motor Pool voertuigen gebruiken. Het personeel van de Motor Pool geeft de chauffeurs hiervoor parkeerkaartjes.

  Vakantie/weekend

  Presenteer de kopie van de ingevulde en geautoriseerde Motor Pool Vehicle Request aan het kantoor van de Motor Pool vóór 16:30 uur op de laatste werkdag voorafgaand aan het weekend of de feestdag. Motor Pool geeft het voertuig op dat moment uit. Neem contact op met het Motor Pool-kantoor van de campus voor deadlines voor weekenden/vakanties voor niet-Pullman-locaties.

  De “per dag”-kosten beginnen wanneer de reis daadwerkelijk begint. Motor Pool personeel vraagt wanneer de reis daadwerkelijk begint voor voertuigen opgehaald na 15:00 uur.

  Sign-In Ticket

  Motor Pool geeft een Sign-In Ticket wanneer het voertuig wordt vrijgegeven. De bestuurder is verantwoordelijk voor het bewaren van de Sign-In Ticket voor het invullen bij terugkeer. Bij verlies van een Sign-In Ticket zijn vervangende kaarten verkrijgbaar in de Motor Pool lobby.

  Teruggave Pullman voertuigen

  Tijdens reguliere uren

  Ofwel vult de chauffeur het voertuig met brandstof voordat hij het teruggeeft aan Motor Pool, ofwel vult het personeel van Motor Pool het voertuig bij teruggave op de Motor Pool brandstoflocatie. Motor Pool rekent de actuele Pullman verkoopprijs voor brandstof aan.

  Retourneer het voertuig op de Motor Pool compound.

  Voer de retour kilometers in en onderteken het Sign-In Ticket.

  Retourneer de sleutels en het ingevulde Sign-In Ticket naar het Motor Pool kantoor.

  Meld benodigde service of reparaties aan Motor Pool bij het retourneren van een voertuig.

  Na sluitingstijd

  Parkeer het voertuig op de parkeerplaats bij de noordelijke poort van Motor Pool.

  Sluit het voertuig af.

  Deponeer de sleutels en het ingevulde Sign-In Ticket in de afgesloten inleverbox in de lobby van Motor Pool.

  Rapport Needed Service/Prompt Return

  Noteer de benodigde service of reparaties op het Sign-In Ticket. Bestuurders worden verzocht de voertuigen op het geplande tijdstip in te leveren, zodat Motor Pool zijn verplichtingen jegens andere gebruikers kan nakomen.

  Mochten zich omstandigheden voordoen die het tijdstip van inleveren vertragen, breng Motor Pool hiervan dan onmiddellijk op de hoogte. Indien mogelijk, wijzigt Motor Pool het schema om de gebruiker tegemoet te komen.

  Sanctie

  Als het voertuig niet op het juiste tijdstip wordt ingeleverd, kan dit resulteren in een boete van minimaal één dagtarief voor elke dag of gedeelte daarvan dat het voertuig te laat is. Deze vergoeding komt bovenop de normale huurprijs.

  Ongevallen melden

  Ongevallen melden op een State of Washington Vehicle Accident Report. Zie SPPM 7.20 voor details.

  Service en Reparaties

  WSU Pullman

  Om kosten te beperken, moeten exploitanten van WSU Pullman Motor Pool voertuigen olie, reparaties en onderhoud verkrijgen Motor Pool waar mogelijk.

  Reparaties en Service

  Alle WSU Pullman voertuigen moeten worden onderhouden door Motor Pool, tenzij de afdeling personeel beschikbaar heeft dat voldoende is geclassificeerd en gekwalificeerd om voertuigonderhoud uit te voeren. Neem contact op met Human Resource Services voor informatie over de classificatie van werknemers.

  Departments zijn verplicht om emissietests, zoals vereist, en jaarlijkse veiligheidsinspecties te laten uitvoeren door Motor Pool voor elk voertuig.

  Motor Pool onderhoudt alle inspectie-, onderhouds-, en testverslagen voor WSU Pullman voertuigen. De afdelingen moeten kopieën van de gegevens bij Motor Pool indienen voor elk onderhoud dat door gekwalificeerd en geclassificeerd afdelingspersoneel wordt uitgevoerd.

  In het kader van het klantenservicebeleid is de directeur van de facilitaire dienst bevoegd om aanpassingen van de servicekosten goed te keuren indien zich verzachtende omstandigheden voordoen.

  Brandstofaankopen

  Diensten zijn verantwoordelijk voor alle brandstofaankopen voor huurauto’s.

  Diensten kunnen WSU-brandstofkredietkaarten verkrijgen om brandstof aan te kopen tegen een gereduceerd contracttarief. Voor informatie over het verkrijgen en gebruiken van WSU-brandstofkredietkaarten, zie BPPM 95.37.

  In het geval dat een afdeling geen WSU-brandstofkredietkaart heeft, verstrekt Motor Pool op verzoek een kaart. Motor Pool factureert de afdeling op een later tijdstip (meestal de volgende maand) voor brandstof die is gekocht met een aan Motor Pool toegewezen brandstofcreditcard.

  Persoonlijke creditcard of contant
  Bestuurders die een persoonlijke creditcard of contant geld gebruiken om brandstofaankopen te betalen, vullen een Expense Report in Workday in nadat ze op de campus zijn teruggekeerd. (Zie BPPM 95.20 en de referentiegids Workday Create Expense Report.)

  Long-Term Rentals
  Diensten moeten toegangskaarten gebruiken om brandstof te kopen voor voertuigen die op lange termijn worden gehuurd bij de brandstofcentrale van Motor Pool. Neem contact op met Motor Pool om toegangskaarten te verkrijgen voor het Kardgard-systeem van de campus voor het verkrijgen van brandstof.

  Motor Pool stuurt een maandelijks rapport met een overzicht van alle aankopen op de brandstoflocatie naar elke afdeling die brandstof van Motor Pool betrekt met een toegangskaart.

  Niet-Pullman-locaties

  Reparaties en service

  Niet-Pullman-locaties maken gebruik van lokale leveranciers, tenzij het personeel voor voertuigonderhoud met de juiste classificatie gekwalificeerd en beschikbaar is om reparaties en service uit te voeren. Neem contact op met Human Resource Services voor informatie over de classificatie van werknemers.

  De staat Washington heeft een contract voor de aanschaf van banden. Een niet-Pullman afdeling moet een aanbeveling krijgen van Motor Pool voor een deelnemende staatscontract leverancier.

  Motor Pool of de campus afdeling motorvoertuigen betaalt voor alle reparaties aan dagelijkse en lange termijn WSU huur plan voertuigen. Afdelingen zijn verantwoordelijk voor het plannen van service en repairs.

  Non-Pullman locatie afdelingen zijn verplicht om de uitstoot te testen, zoals vereist, en de jaarlijkse veiligheidsinspecties worden uitgevoerd door gekwalificeerd en geclassificeerd personeel of lokale leveranciers voor elk voertuig.

  Niet-Pullman locaties moeten alle onderhouds-, inspectie-, en testregistraties bijhouden voor afdelingsvoertuigen.

  Brandstofinkopen

  Departments zijn verantwoordelijk voor alle brandstofinkopen voor voertuigen.

  Departments kunnen WSU-brandstofkredietkaarten verkrijgen om brandstof te kopen tegen een gereduceerd contracttarief. Voor informatie over het verkrijgen en gebruiken van WSU-brandstofkredietkaarten, zie BPPM 95.37.

  In het geval dat een afdeling geen WSU-brandstofkredietkaart heeft, levert Motor Pool op verzoek een kaart. Motor Pool factureert de afdeling op een later tijdstip (meestal de volgende maand) voor brandstof die is gekocht met een aan Motor Pool toegewezen brandstofcreditcard.

  Persoonlijke creditcard of contant
  Bestuurders die een persoonlijke creditcard of contant geld gebruiken om brandstofaankopen te betalen, vullen een Expense Report in Workday in nadat ze op de campus zijn teruggekeerd. (Zie BPPM 95.20 en de referentiegids Workday Create Expense Report.)

  On the Road

  WSU Fuel Credit Card (Routine Service)

  Diensten die vooraf toestemming hebben gekregen van Purchasing Services mogen WSU-brandstofcreditcards (Comdata-creditcards) aan chauffeurs verstrekken voor de aanschaf van routine-onderhoudsdiensten voor voertuigen die eigendom zijn van de universiteit (zie BPPM 95.37).

  Persoonlijke creditcard of contant geld (routineonderhoud)

  Chauffeurs die een persoonlijke creditcard of contant geld gebruiken om routineonderhoud te betalen, vullen na terugkomst op de campus een Expense Report in Workday in. (Zie BPPM 95.20 en de Workday Create Expense Report referentiegids.)

  Repairs

  WSU Pullman Vehicles
  Alle grote reparaties van $200 of meer moeten worden goedgekeurd door Motor Pool.

  Telefoneer Motor Pool op 509-335-9085 tijdens reguliere werktijden of Facilitaire Diensten, Operations op 509-335-9000 na werktijd en in het weekend. Zij keuren de reparatie goed of stellen een alternatief voor. Als het voertuig moet worden gerepareerd, geeft Motor Pool de exploitant de naam van een erkende particuliere garage of een nabijgelegen faciliteit van het Washington State Department of Highways.

  De chauffeur ondertekent de rekening voor ontvangst van arbeid en materialen en stuurt de kopie van de rekening terug naar Motor Pool. De leverancier stuurt een andere kopie rechtstreeks naar Motor Pool.

  Non-Pullman Vehicles
  Alle grote reparaties van $200 of meer moeten worden goedgekeurd door de afdeling motorvoertuigen van de campus.

  Telefoneer de afdeling motorvoertuigen van de campus tijdens de gewone werkuren of Facilitaire Diensten, Operations op 509-335-9000 na de uren en in het weekend. Zij keuren reparaties goed of stellen een alternatief voor. Als het voertuig moet worden gerepareerd, geeft de afdeling motorvoertuigen van de campus de exploitant de naam van een erkende particuliere autoverzorgingsfaciliteit.

  De bestuurder ondertekent de rekening ter bevestiging van de ontvangst van arbeid en materialen en stuurt de kopie van de rekening terug naar de afdeling motorvoertuigen van de campus. De leverancier mailt een ander exemplaar rechtstreeks naar de afdeling motorvoertuigen van de campus.

  Winterrijden

  Motor Pool of de afdeling motorvoertuigen van de campus levert kettingen en sneeuwbanden voor winterse rijomstandigheden. Pas- en wegconditierapporten zijn beschikbaar op de website van het Washington Department of Transportation.

  Tarieven

  WSU Pullman Motor Pool Rental Fees

  Charging Rental Fees

  De huurprijs bestaat uit het dagtarief en, indien van toepassing, een toeslag voor extra kilometers. Zie de website Motor Pool Rates voor het tarievenoverzicht.

  Huurdagen worden berekend in perioden van 24 uur, te beginnen met de begintijd van de rit die op de afmeldbon van het voertuig staat vermeld. De minimum huurprijs geldt voor één dag.

  Voorbeeld: Een voertuig dat om 8 uur ’s morgens wordt opgehaald en de volgende dag om 12 uur ’s middags wordt teruggebracht, wordt voor twee dagen in rekening gebracht. Als het voertuig de volgende dag om 7.30 uur wordt teruggebracht, wordt één dag in rekening gebracht.

  OPMERKING: Halve dagtarieven (gereduceerd tarief) zijn beschikbaar voor 7- en 8-persoons bestelauto’s en vrachtauto’s die tijdens een werkdag binnen vier uur worden opgehaald en teruggebracht.

  Motor Pool rekent huurprijzen aan op basis van de informatie op de Motor Pool Vehicle Request en het Sign-In Ticket.

  Kortetermijnhuur
  Nadat het factuurdocument van Motor Pool is ontvangen, vergelijkt u het gefactureerde aantal kilometers met de oorspronkelijke reisroute om de redelijkheid van de kosten te controleren.

  Langdurige huur
  De aanvragende afdeling rapporteert de kilometerstand en de gespecificeerde onderhoudskosten voor elk voertuig uiterlijk op de 25e van elke maand.

  Verhuurkosten voor niet-Pullman-locaties

  Verhuurkosten voor niet-Pullman-campus motorvoertuigafdelingen zijn gebaseerd op informatie op de toepasselijke vrijgave- en aanmeldingsmaterialen. Neem contact op met de afdeling motorvoertuigen van de campus voor meer informatie over de huurkosten en de huur op korte en lange termijn.

  Inbegrepen bedrijfskosten

  Zekere bedrijfskosten zijn inbegrepen in de huurprijs die de afdelingen betalen aan Motor Pool of aan de afdeling motorvoertuigen van de campus.

  Deze betaalde kosten omvatten:

  • Noodaankopen van banden en accu’s.
  • Reparatiekosten als gevolg van autopech.
  • Reguliere onderhoudsbeurten, olieverversing en smering.
  • Aansprakelijkheid voor auto-ongelukken en materiële schade (zie SPPM 7.10).

  Niet inbegrepen

  Bedrijfskosten die niet door de huur worden gedekt, zijn onder meer:

  • Brandstof. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor de betaling van de brandstofkosten.
  • Parkeren, tolgelden voor veerboten en bruggen, opslag en soortgelijke diensten. Gewoonlijk worden deze kosten betaald door de vorderende afdeling.
  • Schadekosten. Schade aan Motor Pool-voertuigen door nalatigheid of misbruik wordt in rekening gebracht aan de vorderende dienst.
  • Parkeerbiljetten en boetes. De bestuurder is persoonlijk verantwoordelijk voor de betaling.

  Restricties op het gebruik van voertuigen

  Persoonlijk gebruik

  Motor Pool-voertuigen mogen alleen worden gebruikt voor officiële universitaire zaken, ongeacht de bron van de reisgelden. Het gebruik van voertuigen van de universiteit voor persoonlijke zaken is absoluut verboden.

  Wegcondities

  Voertuigen van de universiteit moeten zoveel mogelijk op onderhouden wegen rijden. Wanneer het voor officiële universitaire zaken noodzakelijk is dat voertuigen off-road worden gebruikt, moet de volgende procedure worden gevolgd:

  • Diensten moeten ervoor zorgen dat hun werknemers, studenten en vrijwilligers toestemming hebben om met voertuigen die eigendom zijn van de universiteit off-road te rijden.
  • Diensten moeten Risk Management Services laten weten welke van hun voertuigen die verzekerd zijn bij het Vehicle Accident Loss Reserve Fund, toestemming hebben om off-road te rijden. Risk Management Services kan een extra premie of eigen risico in rekening brengen voor het Vehicle Accident Loss Reserve Fund voor voertuigen die off-road worden gebruikt, afhankelijk van het voertuigtype en het schadeverleden.
  • Diensten die voertuigen van de Motor Pool huren, moeten toestemming geven dat de bestuurder off-road gaat voor universitaire zaken en de Motor Pool ervan in kennis stellen dat het gehuurde voertuig off-road wordt gebruikt. Een extra toeslag wordt aan het huurtarief toegevoegd om de off-road verzekering te dekken.
    Als afdelingen nalaten om toestemming te geven en aan Motor Pool te melden dat het universiteitsvoertuig off-road wordt gebruikt, zijn zij verantwoordelijk voor het betalen van alle vergoedingen en schade aan het voertuig dat niet is geautoriseerd om off-road te worden gebruikt.

  Schadeonderzoeken en definitieve schadebeoordelingen voor off-road gebruik van motorvoertuigen worden gedaan door Risk Management Services en Motor Pool.

  Bestuurders

  Autorisatie om WSU-voertuigen te besturen wordt verleend door de afdelingsvoorzitter die verantwoordelijk is voor het voertuig en het gedrag van de bestuurder en passagiers. Zie SPPM 7.10 voor eisen aan de bestuurder.

  Studenten

  Alleen studenten die zijn geautoriseerd door de afdelingsvoorzitter mogen rijden.

  Student Driver Authorization

  De afdelingsvoorzitter verleent autorisatie voor het besturen van motorvoertuigen op een Student Driver Authorization-formulier.

  Route de ingevulde en ondertekende Student Driver Authorization naar het van toepassing zijnde motorvoertuig kantoor.

  Student Organisaties

  ASWSU organisaties en commissies kunnen voertuigen huren van Motor Pool of de campus afdeling motorvoertuigen. Andere studentenorganisaties komen niet in aanmerking voor voertuigen van Motor Pool.

  Passagiers

  Zie SPPM 7.10 voor eisen aan passagiers.

  Dieren

  Voor het vervoer van dieren, vogels, insecten of reptielen in voertuigen van WSU Motor Pool moet toestemming worden gevraagd aan Motor Pool of de manager van de afdeling motorvoertuigen op de campus. Toestemming kan worden verleend indien dieren, vogels, insecten of reptielen naar behoren zijn gekooid of ingeperkt.