936 Betalingen

936.1 Beperkingen op betalingen

936.11 Totaal van de jaarlijkse betalingen

Het totaal van de betalingen voor een werknemer gedurende een vergoedingsjaar mag niet meer bedragen dan de voorgeschreven maximumvergoeding, behalve zoals aangegeven in 935.25.

936.12 Onvoldoende middelen voor aanspraken

Er vindt geen betaling plaats voor een aankoop die is gedaan boven de jaarlijkse toelage van een werknemer. Werknemers moeten bijzonder voorzichtig zijn om geen goederen te laten factureren voor hun verjaardagsdatum als de toelage van het lopende jaar is uitgeput.

936.13 Gerelateerde onkosten

Er wordt geen vergoeding gevraagd of gegeven voor onkosten in verband met de aanschaf van tweedehands uniformen, noch voor reiniging, reparaties of veranderingen (behalve veranderingen die op het moment van aankoop zijn aangebracht met als enig doel een goede pasvorm te verzekeren).

936.14 Niet gespecificeerde artikelen

Alle takken van dienst hebben specifieke gedetailleerde specificaties voor de stijl en kleur van hun specifieke uniformen. Gedetailleerde specificaties en stijlen zijn voorgeschreven voor zowel mannelijke als vrouwelijke uniformkledingstukken in elke specifieke categorie van tewerkstelling. Er wordt geen betaling gevraagd of gedaan voor kledingstukken die niet voldoen aan de gedetailleerde mannelijke of vrouwelijke specificaties en stijlen voor de categorie van tewerkstelling van de werknemer.

936.15 Aankopen die de toelagen overschrijden

Elke werknemer is persoonlijk verantwoordelijk tegenover de bevoegde erkende verkoper voor alle aankopen die zijn of haar uniformtoelage overschrijden. In gevallen waarin werknemers meer kopen dan hun volledige toelage of hun bestaande toelagessaldo, wordt de volledige factuur van de erkende verkoper verwerkt, ongeacht het bedrag (zelfs als uit de administratie blijkt dat het saldo van de toelage van de werknemer nul is). Het St. Louis ASC betaalt alleen het maximum dat nog op de rekening van de werknemer staat en laat de verkoper weten waarom het restant niet is betaald.

936.2 Betaling voor uniformaankoop na scheiding van werknemer

Betaling aan de verkoper is niet toegestaan als de volgende voorwaarden bestaan:

1. De werknemer scheidt zich af van het uniformprogramma om welke reden dan ook, inclusief pensionering, binnen 30 dagen na aankoop van uniformartikelen die niet herkenbaar zijn als onderscheidende uniformartikelen tenzij gedragen met de basisbovenkleding van het uniform. In deze gevallen zowel de werknemer als de specifieke verkoper op de hoogte brengen. Stuur de factuur terug naar de verkoper (zie 936.32). Tot de niet-onderscheidende artikelen behoren schoenen, handschoenen, rubbers, overschoenen, slangen, gezichtsmaskers, helmen en riemen.
2. Wanneer er bewijs is dat, alvorens de aankoop te doen, de werknemer een voornemen heeft aangegeven om te scheiden van het uniformprogramma om welke reden dan ook, met inbegrip van pensionering, onvrijwillige scheiding, of bod naar een opdracht die niet dezelfde uniformcategorie vereist, verwerk de factuur dan niet voor betaling. Na het plaatsen van een kopie van de factuur in het uniformdossier van de werknemer met de juiste opmerkingen, retourneert u de factuur aan de verkoper met de mededeling waarom deze niet zal worden gehonoreerd.

936.3 Goedkeuring door Installatiehoofd

936.31 Inspectie van aankopen

Het Installatiehoofd kan eisen dat de werknemer de uniformaankopen ter inspectie aanbiedt binnen 10 werkdagen na ontvangst van het uniformartikel. Een werknemer die niet aan deze eis kan voldoen omdat hij zich in een goedgekeurde verlofstatus bevindt, kan de gekochte artikelen ter inspectie aanbieden bij terugkeer in een werkstatus. Alle kledingstukken moeten voorzien zijn van het door de afdeling Kwaliteitscontrole van de posterijen afgegeven certificaatlabel, behalve in de in 936.32 genoemde gevallen. Discretie wordt betracht bij het toestaan van de aankoop van buitensporige hoeveelheden eenmalige artikelen, zoals schoenen, handschoenen, sokken en andere civiele artikelen.

936.32 Aankopen die niet voldoen aan de voorschriften

Als alle of een deel van de in 936.31 aangeboden goederen onaanvaardbaar is omdat ze niet voldoen aan de huidige postvoorschriften, stuurt de medewerker die verantwoordelijk is voor de controle van de facturen van de verkoper (zie 936.53) de factuur terug naar de verkoper met vermelding van de reden waarom de goederen onaanvaardbaar waren. De medewerker behoudt de onaanvaardbare koopwaar maar draagt ze niet en wacht op instructies van de leverancier.

936.33 Afwijzen van betalingen

Het districtsboekhoudkantoor kan betaling afwijzen voor te duur geprijsde artikelen, voor artikelen die niet nodig zijn voor plaatselijke klimatologische omstandigheden, en voor te grote hoeveelheden artikelen van het civiele type.

936.34 Verantwoordelijkheid van de werknemer voor overschrijdingen

Het hoofd van de installatie waarschuwt alle werknemers dat uniformaankopen die hun huidige toelagen overschrijden, de persoonlijke verantwoordelijkheid van de werknemers zijn.

936.35 Kennisgeving van verantwoordelijkheid

Hoewel de Post niet verantwoordelijk is voor aankopen die de uniformtoelage van een werknemer overschrijden, adviseert de Post de werknemers schriftelijk over hun verantwoordelijkheid om te betalen wanneer zij op de hoogte worden gesteld van achterstallige betalingen.

936.4 Scheidende werknemers

936.41 Voorwaarden voor niet-betaling

Facturen die zijn gedateerd vóór de scheidingsdatum van een werknemer en ter betaling zijn ingediend, worden verwerkt voor betaling. Zij worden echter niet betaald onder een van de volgende voorwaarden:

1. Wanneer aankopen van uniformartikelen die niet herkenbaar zijn als onderscheidende uniformartikelen binnen 30 dagen voor de scheiding zijn gedaan (zie 936.2a).
2. Wanneer er bewijs is dat de werknemer vóór het doen van de aankoop het voornemen te kennen gaf om te scheiden om welke reden dan ook, met inbegrip van pensionering (zie 936.2b).

936.42 Toevoeging aan formulier 337

Postmeesters en installatiehoofden voegen “Uniform Allowance Invoices Submitted” (Ingediende facturen voor uniformtoelage) toe op PS Form 337, Clearance Record for Separated Employee (Goedkeuringsrapport voor gescheiden werknemer), als een ingevuld item.

936.43 Employee Submission of Invoices of Factures

Wanneer een werknemer die de postdienst verlaat, uitcheckt, vraagt de postdirecteur, of een andere aangewezen werknemer, de scheidende werknemer of er in de afgelopen 30 dagen uniformaankopen zijn gedaan. Als het antwoord ontkennend is, vult u het item in op dezelfde manier als de andere items op het afrekenblad. Als het antwoord bevestigend is, neemt u contact op met de districtsboekhouding en stelt u de werknemer hiervan op de hoogte.

936.5 Betaling aan gelicentieerde verkopers

936.51 Directe betaling

De betaling wordt rechtstreeks gedaan aan gelicentieerde verkopers.

936.52 Vergoeding voor werknemers

Werknemers krijgen geen vergoeding voor uniformaankopen, behalve voor petten (zie 932.21) en zoals bepaald in 936.6 en 938.4.

936.53 Onderzoek van de factuur

Het bureau van het Uniform Program kan van uniformverkopers documentatie verlangen om te verzekeren dat de aankopen onder alle omstandigheden redelijk zijn en dat zij voldoen aan de postvoorschriften.

936.54 Bewijs van aankoop

De verkoper moet gespecificeerde verkooprecords bijhouden van de afzonderlijke transacties die de naam van de werknemer, de datum van aankoop, en een beschrijving van de items in de transactie bevatten – inclusief maat, kleur, en eenheidsprijs. Deze gegevens moeten voor controledoeleinden worden bewaard gedurende ten minste 3 jaar na de datum van aankoop.

936.6 Aankoopprocedures voor het programma van verpleegkundigen

936.61 Subsidiabiliteit

Volledige en deeltijdse verpleegkundigen die hun proeftijd hebben voltooid, ontvangen een uniformvergoedingskaart na hun uniformverjaringsdatum. Deeltijdverpleegkundigen die in de periode van 12 maanden onmiddellijk voorafgaand aan hun verjaringsdatum niet ten minste 1.560 uur hebben gewerkt, hebben geen recht op uniformvergoeding.

936.62 Procedures

936.621 Norm

Verpleegkundigen kunnen uniformen kopen bij een door de Postal Service erkende uniformverkoper. De betaling aan de verkoper geschiedt op dezelfde wijze als die voor andere werknemers die in aanmerking komen voor uniformvergoedingen.

936.622 Facultatief

Verpleegkundigen die moeilijkheden ondervinden bij het vinden van een door de Post erkende uniformverkoper die verpleegstersuniformen levert, kunnen hun uniformen van elke bonafide bron kopen op de volgende wijze:

1. Verpleegkundigen moeten gespecificeerde facturen ter beoordeling voorleggen aan de Human Resources manager van het district om er zeker van te zijn dat de artikelen zijn geautoriseerd voor vergoeding overeenkomstig artikel 26 van de Nationale Overeenkomst. Facturen moeten de volgende informatie bevatten:
1. Naam van de werknemer.
2. Naam van de firma waar de aankoop is gedaan.
3. Datum van aankoop.
4. Werknemersidentificatienummer.
5. Een gespecificeerde beschrijving van de gekochte artikelen, inclusief maat en kleur.
6. Een verklaring van de werknemer waarin wordt bevestigd dat de genoemde artikelen daadwerkelijk zijn gekocht, en een verklaring waarom deze aankoop niet kon worden gedaan bij een erkende uniformverkoper.
2. De Human Resources-manager van het district moet de gespecificeerde factuur van de goedgekeurde verpleegkundige indienen bij St. Louis Accounting Services voor verwerking. Het bedrag van de goedgekeurde aankoop zal in mindering worden gebracht op de beschikbare toelage van de werknemer.