Werkoverbelasting is een veelvoorkomend probleem op veel werkplekken. Het gaat niet noodzakelijkerwijs alleen om lange werktijden. Werkoverbelasting kan ook betekenen dat je te veel punten op je takenlijst hebt staan, die je gewoon nooit afkrijgt.

Ik heb in functies gewerkt waarin ik lange perioden zeer lange dagen maakte om alles af te krijgen. Ik heb ook teams geleid waar er zoveel gaande was dat het niet mogelijk was om alles af te krijgen. In dat geval moesten we gewoon kiezen wat niet gedaan zou worden.

Dus hoe weet je of werkoverbelasting een probleem is voor jou en je team? Als u naar de juiste tekenen zoekt, is het meestal niet moeilijk om het te zien.

Common Signs of Work Overload

People Constant Miss Deadlines.

Als u in een situatie verkeert waarin deadlines vaak worden gemist, hebt u mogelijk een team dat overbelast is met werk. Meestal geeft dit aan dat je niet de capaciteit in het team hebt om het werk te doen, dus je kunt niet elke deadline halen.

Deadlines kunnen een belangrijke motivator zijn voor teamleden, maar het tegenovergestelde is ook waar. Als u ze niet haalt, kunnen ze zeer demotiverend werken! Na een tijdje kan uw team een gevoel van hulpeloosheid ontwikkelen, waarbij ze het gevoel hebben dat het geen zin heeft om het te proberen, omdat ze het gevoel hebben dat ze nooit zullen slagen.

Learn More: Thoughtful Leader Podcast #86: Wil je de teamprestatie verbeteren? Set Good Deadlines.

A Team Overloaded With Work Will Make Mistakes.

In situaties van werkoverbelasting worden fouten gemaakt. Mensen missen dingen, omdat ze binnenwegen nemen. Niemand concentreert zich te hard op elke taak, omdat ze druk bezig zijn met de volgende.

Na een tijdje kan dit uw team meer gefocust hebben op het afvinken van de taak van de lijst, in plaats van ervoor te zorgen dat het goed wordt gedaan.

Als u een team leidt dat constant fouten maakt, zal het u uiteindelijk ook slecht doen lijken.

Teamleden worden “verward” of geven er niet meer om.

Soms is het gevaarlijkste deel van overbelasting van het werk wanneer mensen overweldigd en “verward” raken.

Dit komt meestal doordat er veel prioriteiten zijn en mensen niet goed weten waarop ze zich moeten concentreren. Het komt ook voor omdat mensen zich van streek voelen omdat ze anderen teleurstellen.

Teamleden kunnen het ook opgeven en er niet meer om geven. Ze hebben het gevoel dat ze niet kunnen slagen, dus waarom zouden ze nog moeite doen om het te proberen?

Let op mensen die klagen, gestrest lijken, gefrustreerd zijn of overweldigd worden. Dit zijn duidelijke tekenen van overbelasting.

Lees meer: Heeft uw team het moeilijk? Understand Workplace Stress to Lead Better.

Hoe voorkom je werkoverbelasting in je team

De tekenen zijn relatief gemakkelijk te herkennen. Maar wat kunnen we eraan doen? Het is gemakkelijk om niets te doen en het weekend af te wachten, maar raad eens? Op maandag zal het nog steeds een probleem zijn.

Laten we in plaats daarvan eens kijken naar enkele manieren om werkoverbelasting aan te pakken.

1. Vermijd werkoverbelasting door de bron van het probleem te vinden.

Een van de grootste uitdagingen met werkoverbelasting is dat het moeilijk te meten is.

Hoeveel werk kan Brett de onderhoudswerker aan? Dat is moeilijk te zeggen, want iedereen heeft verschillende grenzen en mogelijkheden.

Veel leiders hebben er moeite mee om werkoverbelasting te benoemen, omdat ze het gevoel hebben dat ze dan worden bekritiseerd omdat ze “soft” zijn of in de schaduw springen. Daarom moet je het probleem goed begrijpen.

Begin op de gebieden die de meeste zorgen baren met het in kaart brengen van al het werk waar mensen bij betrokken zijn, samen met de tijdlijnen. U zult snel zien of u een probleem hebt, omdat sommige mensen veel prioriteiten naast hun naam zullen hebben die binnen een korte periode moeten worden uitgevoerd.

Alleen als u het probleem goed hebt begrepen en verwoord, zult u in staat zijn om daadwerkelijk iemand te helpen.

Start met “Nee” zeggen.

Een van de kritische leiderschapsvaardigheden die veel mensen over het hoofd zien, is hoe terug te duwen en “Nee” te zeggen. Het echte probleem is dat veel mensen denken dat “Nee” zeggen geen optie is. Onthoud dat terugduwen bijna altijd een optie is, en je moet je team hier ook aan herinneren.

Je wilt je niet omringen met mensen die altijd ja zeggen. Ze zullen te veel beloven en te weinig leveren, en uiteindelijk burn-out raken. Je wilt mensen die terugduwen als je onredelijk bent, en je moet dit ook doen naar je baas.

Ik had eens een coachende klant die werd overweldigd door te veel werk. Ik vroeg hem of hij met zijn manager had gesproken over zijn werkdruk. Hij had het niet eens overwogen.

Jouw manager zal je niet kunnen helpen als hij niet weet hoe je je voelt en ermee omgaat. Het is misschien tijd voor een gesprek over hoeveel werk er op je bordje ligt.

Learn More: How Leaders Can Push Back and Say “No” to Improve Their Careers.

Give Your Team Permission to Stop Doing Things.

Wanneer u zich in een situatie van werkoverbelasting bevindt, moet u het welzijn van de mensen om u heen beschermen. Een manier om dit te doen is om hen toestemming te geven om met bepaalde werkzaamheden te stoppen als ze het te druk hebben.

Het gaat allemaal om prioriteiten. Onthoud dat als alles belangrijk is, niets belangrijk is!

Benoem enkele van de minder belangrijke taken die uw team uitvoert. Geef uw team toestemming om ze een maand te laten liggen of ze te schrappen. Dit geeft je team ruimte om te ademen en ze zullen zich niet zo slecht voelen, omdat je zei dat het OK was.

Learn More: Thoughtful Leader Podcast #80: What to Do When You Have Too Many Priorities.

Create a Culture of Open Communication.

De laatste manier om werkoverbelasting in je team te voorkomen, is om te begrijpen waar iedereen aan werkt en om communicatielijnen open te houden. Maak uzelf beschikbaar wanneer mensen behoefte hebben om te praten. Probeer je team alle gelegenheid te geven om problemen aan te kaarten, als dat nodig is.

Zorg ervoor dat je het werk bijhoudt met behulp van een soort systeem, al is het maar een eenvoudige spreadsheet of zelfs een kladblok en papier. U moet zicht hebben op het werk, zodat u problemen kunt beginnen te zien voordat ze uit de hand lopen.

Zelfs als iedereen het druk heeft, moet u tijd maken om in contact te blijven met uw team. Het kan je net helpen een ongelukkige burn-outsituatie te voorkomen. Klik op de onderstaande link om te leren hoe u open communicatie in uw team kunt creëren.

Learn More: 6 Krachtige Manieren om Open Communicatie in je Team te Creëren.

Heb je genoeg van het gevoel overweldigd en overbelast te zijn? Probeer mijn online cursus.

Ik weet hoe het is om te worstelen met je werkdruk en je burn-out te voelen. Dat is geen goed gevoel!

Daarom heb ik de online cursus Time Management voor leidinggevenden ontwikkeld, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is, zich beter georganiseerd voelt en uw belangrijke werk gedaan krijgt.

De cursus kan op eigen tempo worden gevolgd en bevat tools en technieken waarmee u uw werklast kunt beheren, uw productiviteit kunt verbeteren en betere resultaten voor uw team kunt behalen. Klik op de knop hieronder om u vandaag nog in te schrijven.

Werkoverbelasting is nooit leuk, en u wilt het voorkomen in uw team. Ook al lijkt het een goed idee om uw team te pushen alles gedaan te krijgen, er zijn kosten aan verbonden.

Het heeft geen zin om geweldige hoeveelheden werk te voltooien, als iedereen opgebrand en ongelukkig aan de eindstreep staat.