オフィスの防火訓練のような簡単なものから、忙しい病院での病原菌管理のような複雑なものまで、どの組織にも安全プログラムの文書化が必要です。 ビジネスリーダーとして、特に組織が小さい場合、安全ポリシーを本当に文書化する必要があるのかと思うかもしれません。

大企業にとっては、混乱を避けるために責任を明確に割り当てる必要があるため、安全プログラムの文書化は不可欠です。 しかし、雇用主は労働安全衛生管理局（OSHA）関連法の下、以下の法的責任がある：

• Use written labels and signs or color coding to warn the employees of hazards.
• Communicate safety- and health-related operating procedures to employees.
• Provide safety training to employees in a language and vocabulary they understand.

数々のOSHA標準が雇用主に書面による遵守プログラムを持ってもらうよう要求しています。 最も広範囲に及ぶのは、危険有害な化学物質を製造、保管または使用するすべての雇用者に影響を与える危険有害性周知プログラムです。

また、異なる産業に特有の書面によるプログラム要件があります。 例えば、ヘルスケア施設は、労働者を保護するための書面による血液由来病原体曝露制御計画を持たなければならない。

雇用者は、OSHA の Compliance Assistance Quick Start ポータルを使用して、どの政策要件が自分のビジネスに当てはまるかを調べることができる。

ほとんどの自治体は、火災や厳しい天候に対するビジネス安全計画についても独自の規則を持っている。 これらの要件をすべて満たすための最初のステップは、安全ポリシーを文書化することです。

文書化された方針は、あなたのビジネスが安全文化を確立するのにも役立つ。

Benefits of written health and safety policies

たとえ安全計画書に対する明確な規制要件がなくても、安全計画書を作成すれば、コンプライアンス以外の面でもビジネスに利益をもたらすことができます。

結局のところ、主な目標は、労働者、その家族、および組織に害と経済的な困難をもたらすような職場でのけが、病気、または死亡を防ぐことです。 参照しやすい計画は、守られる可能性が高くなります。

また、計画を文書化することは、労災保険料に関するコストを削減するのに役立ちます。 それは、従業員が従うべき安全プログラムが文書化されていれば、従業員が働くときに、安全のベストプラクティスや特定のトレーニングを覚えている可能性が高いからです。

文書化された安全計画は、組織の安全目標の達成と維持に従業員を参加させることもできます。

適切な安全プログラムを持たないことの影響

OSHAやその他多くの管理機関は、安全検査は事故に対してのみ行うため、企業が安全政策に満足することは容易です。

このような場合、安全ポリシーを文書化しておくことが重要であり、あなたのビジネスが労働者の安全に真剣に取り組んでいることを調査官に示すことができるのです。 OSHAが調査のために現場に来て、何もないことを発見したときこそ、引用や高価な罰金が起こりやすくなるのです。

OSHAが課すことのできる新しい最高刑は次の通りであることは注目に値する。

• 重大な、重大でない、または掲示要件違反につき$13,494
• OSHAが定めた期限後に問題を修正しなかった場合は1日につき$13,494
• 故意または繰り返しの違反につき$134,937

Best practices for building a workplace safety program

How can you create or update your organization’s safety plan? OSHAは、雇用主が7つの中核的要素に注目することを推奨しています。

経営者のリーダーシップ

効果的なものにするには、書面による安全プログラムには経営者の賛同が必要です。

トップダウンのアプローチは、指導者から管理者、そして従業員へと、安全方針を共有するためのトーンと道筋を設定するのに役立つ。

労働者の参加

安全に関する情報は、組織内の上方にも流れていかなければならない。

従業員には、安全計画書の一部となるような直接的な観察や懸念があるかもしれませんので、その情報をマネージャーやリーダーと共有するための明確な道を確立することが賢明です。

従業員の洞察は、優れた安全計画の3番目の中核要素である危険の特定に役立ちます。

危険の特定と評価

すべての職場には、非常口や天候や公共の安全の緊急事態の場合に何をすべきかを概説した基本安全プランが必要です。 しかし、基本を超えるには、すべてのビジネスで、独自の危険とリスクのプロファイルを把握する必要があります。 これは、業務とそれに伴うリスクの評価である業務危険性分析（JHA）から始まります。

たとえば、発熱体と化学物質を扱うドライクリーニング業は、遊具、食品の取り扱い、現場のセキュリティが重要な安全問題となるデイケアとは、危険性とリスクのセットが大きく異なることになります。

保管場所や屋外を含む敷地内を歩き、従業員が行う作業を確認することで、計画がカバーすべき潜在的な危険のリストを作成できます。

事業所が複数ある場合は、それぞれの拠点に合わせた安全計画を作成する必要があります。 例えば、ある事業所ではフォークリフトを使用し、他の事業所では使用しない運送会社の場合、少なくともその事業所についてはフォークリフト安全プログラムを作成する必要があります。

危険の防止と制御

危険の特定は最初のステップとなります。

ですから、1つの拠点でのみフォークリフトを操作するビジネスでは、基本的な危険防止方針として、たとえ人手が足りず、他の拠点から手伝いに来たとしても、フォークリフトの操作と安全に関するトレーニングを受けた労働者のみが機器を使用できるようにすることでしょう。

教育と管理

危険を特定し、それぞれについて予防と管理の手順を作成したら、次のステップは、安全計画について従業員を訓練することです。

年1回のトレーニングで済む組織もあれば、従業員が危険の回避に集中できるよう毎月トレーニングを行う組織もあります。

プログラムの評価と改善

従業員が安全を第一に考えるよう定期的にトレーニングを行うのと同様に、安全プログラムも定期的な見直しと更新が必要です。 少なくとも年に一度は方針を見直し、現在の危険性をすべてカバーしていることを確認するのがよい方法です。

• Using new chemicals on-site
• Adding new machinery
• Implementing new processes
• Working with new materials

最後に、安全計画で必要となるコアな要素が1つあります：オフサイト、契約および派遣社員とコミュニケーションすることです。

Communication with contract and agency workers

現場の従業員に安全に関する最新情報を伝えておくことは必須である。 遠隔地の従業員、出張の多い従業員、あるいは派遣社員や契約社員がいる場合は、プログラムには彼らも含めてください。

つまり、トレーニングや更新について、これらの従業員のループを維持することです。

優れた労働者安全プログラムを作成するためのリソース

OSHA’s On-Site Consultation Programは、安全ポリシーを設定または改善しようとしている中小企業に無料のアドバイスを提供します。 また、専門雇用主組織（PEO）と協力して、基本的なオフィスの安全衛生手順から、大企業向けの詳細なマルチサイトプログラムまで、あなたのビジネスに合わせた安全プログラムを開発することも可能です。 どのような方法を選ぶにしても、従業員とビジネスを守るための安全プログラムを構築するために、追加的な情報を得ることができます。 無料の電子ブックをダウンロードする。

免責事項: このブログで提供される情報は、情報提供および説明の目的でのみ提供されています。 Insperityは法的なアドバイスを提供するものではなく、ここに含まれるいかなる情報もそのように見なされるべきではありません。