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Federal Work Study

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Federal Work Study Information for Students

Obtaining Federal Work Study Position

Step 1: Determine Federal Work Study Eligibility

学生は、 Federal Work Study Program の資格を決定するには、自分の名前と学生ID番号とともに Federal Work Study Division [email protected] へメールを送る必要があります。 不正確な、あるいは紛失した学生ID番号は資格の有無を確認しません。

学生が資格を有すると判断された場合、学生にはEメールで資格に関する通知が送られます。 無資格の学生は、無資格の通知を受け取り、無資格とみなされた期間、連邦労働学習プログラムに参加することはできません。

詳細については、FWSポリシーおよび適格性を参照してください。

ステップ2：Federal Work Studyポジションに応募する

利用可能なFederal Work Studyポジションのリストは、Federal Work Study Job Boardで見つけることができます。

学生は応募する前に、キャリアサービス部門のキャリアカウンセラーに相談し、履歴書や面接のスキルについてアドバイスを受けることを強くお勧めします。 さらに、キャリアサービス部門は、学生の既存のスキルセットや将来のキャリア目標を補完するようなポジションを特定する手助けをすることができます。

ステップ3：採用される

採用担当者は、学生のアプリケーションを確認します。 その結果、「この学生はこのポジションにぴったりだ」と判断した場合、その学生との面接の日程を決定します。

ステップ4: 新規採用の書類作成

採用されても、すぐに仕事を始めることはできません。

Step 5: After-Hire Requirements

新規雇用の書類作成が完了したら、Federal Work Study Departmentから学生にAcknowledgment Letterが送られ、開始日、週当たりの労働時間、その他の関連情報が開示されることになります。 学生は、Acknowledgment Letterに記載されている日付以降にのみ働くことができます。 これは2段階のプロセスです。 まず、学生はhttp://www.newi9.comにログオンし、雇用主コード14022を入力し、I-9のパートIを完成させる。 その後、学生はI-9検証者に会い、身分証明書を提出して手続きを完了する必要がある（I-9検証者は、学生が勤務初日に受け取る歓迎メールに記載されている）。

もし、あなたがオフサイトの雇用主ではなく、カレッジで働くのであれば、以下のトレーニングも完了する必要があります：

  • Data Security
  • FERPA
  • Ethics
  • Sexual Harassment

データセキュリティ、FERPA、倫理に関するトレーニングについてはUltiPro上で見つけることが可能です。 フェデラル・ワークスタディのポジションはフレキシブルに設計されていますが、FWSのポジションには責任も伴います。 すべてのフェデラル・ワークスタディの学生は、以下のガイドラインに従うことが期待されています。 これらの責任を果たさない場合、フェデラル・ワークスタディ学生は解雇されることがあります。

Federal Work Study Student Responsibilities

Work Responsibilities

  • Be on time for all scheduled shifts.
  • Act in a professional manner and maintain confidentiality of documents.
  • Learn duties, complete all assignment on time, and perform all tasks to the ability’s best.
  • Never comele work and study time.FWS は、FWスタディのポジションの責任です。
  • 学生は授業があるときに仕事をすることはできず、仕事中に勉強をしてはならない。
  • 学生は欠勤または遅刻する場合、事前に上司に通知することを決して忘れてはならない。

タイムシートの責任

  • UltiProで週単位でタイムシートを入力し提出する（UltiProで時間を入力するを参照）
  • 1週間に割り当てられた時間内に働く（Award Managementを参照）
  • 学生には、週単位の時間内に働く責任があります。
  • 学生は、連続6時間以上勤務した場合、常にタイムシートに30分の休憩を反映させる必要があります（「必要な休憩」を参照）。
  • UltiProの時間は、学生のスケジュールでクラスと競合してはなりません（「クラスの競合」を参照）。

その他の責務

  • 学生はFederal Work Study Award（フェデラル・ワークスタディ・アワード）を記録しておく必要があります。 学生は、その学期に与えられた金額以上の収入を得てはならない（「Award Management（奨学金管理）」を参照）。
  • 学生は、FWSプログラムに関連する財政援助、登録、および寮生の状況について上司に報告しなければならない（「FWS Policy and Resident Assistants（寮生に関する方針と寮生）」を参照）。 一般的かつ職業上の礼儀として、学生は退職前に少なくとも2週間前に上司に通知する必要があります。

Federal Work Study Information for Supervisors

Obtaining a Federal Work Study Student

ステップ1：ポジションに対するCOO承認を求める

各地の部局は各支援年度の始めに、特定の数の Federal Work Study ポジションを与えられています（7月）。

学生が退職する場合、部門は承認されたポジションを保持し、承認を求めることなく後任の学生を雇用することができます。

Step 2: Federal Work Study Departmentに求人情報を知らせる

承認されたポジションを持つ監督者は、求人掲示板にそのポジションを掲載するために、記入済みの求人情報フォームを Federal Work Study Department [email protected] に送らなければならない。

ステップ3：申請者の確認

申請は、毎日 Federal Work Study Departmentによって受領され、FWS適格性について審査が行われる。 フェデラルワークスタディの対象となる申請書は、審査のためスーパーバイザーに送られます。 スーパーバイザーは、UltiPro Recruitmentのページを定期的にチェックし、申請書を審査する必要があります。

ステップ4：採用決定

学生を採用したら、監督者はFederal Work Study Department（[email protected]）に候補者が採用されたことを通知しなければなりません。 学生には人事課からメールが届き、採用手続きが開始されます。 人事部が書類作成の完了を確認した後、FWS 部門は学生と監督者の両方に確認書を送ります。

Step 5: Complete Post-Hire Requirements

就労初日、学生はI-9フォームを記入しなければならない。 これは2段階のプロセスです。 まず、学生はhttp://www.newi9.comにログオンし、雇用主コード14022を入力し、I-9のパートIを完成させる。 その後、学生はI-9検証者に会い、本人確認書類を提出して手続きを完了する必要がある（I-9検証者のリストを参照のこと）。

学生が、オフサイトの雇用主ではなく、カレッジで働く場合、次のトレーニングも完了する必要があります：

  • Data Security
  • FERPA
  • Ethics
  • Sexual Harassment

データセキュリティ、FERPA、倫理トレーニングについてはUltiPro上で見つけることができます。

Responsibilities as a Federal Work Study Supervisor

監督者の役割は、あらゆる労働学習プログラムの成功に不可欠であり、効果的であるために、監督者は幅広い活動を行う必要があります。 すべての監督者は、雇用する学生の訓練、動機付け、コミュニケーション、指導、評価、および関係などの職場環境の整備に責任を負う。 監督者の主な責任は、学生従業員に適切な指導、訓練、および支援を提供することである。

監督者は、学生従業員と最も直接的に、日常的に接触する人物であるべきである。 監督者は、学術プログラムの運営、施設の維持、または教育機関全般の支援に関連する業務のみを割り当てるべきである。 すべての学生従業員の監督者は、以下の具体的な任務を持っている。

学生に対する責任

  • 学生従業員と協力して、規則的なワークスケジュールを確立する。 定期的なワークスケジュールを持つことは、特定のFWSタイムシート規則に従うことが容易になります。
  • スケジュールされたシフトが学生のクラスのschedule.9412>
  • 学科や機関の方針に関する明確な指示で学生の従業員を提供する。
  • 試験時間中にスケジュールの柔軟性を許可して学生の学業進捗優先。
  • 各学生従業員に適切なトレーニングと監視を行う。

タイムシートの責任

  • 週単位で承認する前に、各学生従業員の時間の正確さを確認する。
  • 学生が連続6時間以上働く場合、30分の休憩を取り、タイムシートに反映させる（「必須の休憩時間」参照）。
  • UltiProに入力された時間が学生のクラススケジュールと矛盾しないことを確認する（「Class Conflicts」参照）。

その他の責務

  • 学生が学期中のFWSアワード以上の収入を得ないようにする（「Award Management」参照）。
  • FWSプログラムに関連する各学生の財政援助、登録、およびレジデント・アシスタントの状況を把握する（「FWSポリシーおよびレジデント・アシスタント」を参照のこと）。 いかなる変更もFWS部門に伝えるべきである。
  • 適切な終了手続きに従う。

Federal Work Study Information for Off-Site Employers

Berkeley Collegeは非営利団体に対し、Federal Work Studyプログラムを通してBerkeleyの学生を無料で雇用する機会を提供しています。 一般的に、FWSの学生は週20時間までの間で働くことができます。 その際、非営利機関は、学生を管理する監督者を指定し、UltiProでのタイムシートの入力やタイムシートの整合性の維持など、Berkeley Collegeの機関のFWSポリシーと手順に従わなければなりません。

フェデラル・ワークスタディ学生の獲得

ステップ1：フェデラル・ワークスタディ申請フォームの完成

フェデラル・ワークスタディ学生の雇用に関心のある組織は、このプログラムへの参加を申請する必要がある。

  • Request for FWS Services
  • Off-Site Agreement
  • Job Description Form
  • Proof of the organization’s nonprofit status

これらの書類は、Federal Work Study Departmentに転送する必要があります。 [email protected]

ステップ2：申請書の審査 非営利団体の申請書が承認されると、キャリアサービス課は学生の申請書を審査用にその団体に送ります。 非営利教育機関は、面接を希望する学生をキャリアサービス担当者に通知する必要があります。

Step 3: 学生との面接

Step 4: 採用決定 非営利団体は、採用候補者を決定したら、直ちにキャリアサービス担当者に通知しなければならない。

Step 5: 採用後の必要事項を記入 就職初日に、学生はI-9フォームを記入する必要がある。 これは2段階のプロセスです。 まず、学生はhttp://www.newi9.comにログオンし、雇用主コード14022を入力し、I-9のパート1を完成させる必要があります。 その後、学生はI-9検証者に会い、手続きを完了するために身分証明書を提出しなければならない（I-9検証者のリストを参照）。

一旦学生がうまく配置されると、オフサイト組織で割り当てられた監督者はFWSポリシーに従わなければならない。

Federal Work Study Policies

学生は、自分の資格を決定するために、名前と学生ID番号をEメールで [email protected] まで送信する必要があります。 Federal Work Study Departmentの担当者が2日以内に返信します。

特定の学期にFederal Work Study Awardを受けるには、学生は以下の条件を満たす必要があります。

  • Matriculated student in an eligible program of study
  • Demonstrate sufficient unmet need as calculated by federal need-analysis formula
  • Maintaining satisfactory academic progress levels

Half-Time Enrollment

Half-time enrollment is defined as taking six or more credits in a given semester.The half-time enrollmentは1学期に6単位以上の履修をすることです。 バークレー校のほとんどのクラスは3単位なので、6単位の要件は2コースに相当します。

Unmet Need
Unmet Needとは、出席コスト（COA）から期待家族負担額（EFC）、その他すべてのリソースを引いたもので、通常、すべてのソースから学生が受け取った財政援助の合計で構成されます。 COAとは、学生が当校に通うことによって発生すると予想される平均的な費用の総額です。 EFCは、学生のFAFSAデータと連邦政府の方法論に基づいて、学生が自分のポケットから支払うと予想される金額である。 (COA)から(EFC)を差し引き、(他のすべてのリソース)がゼロより大きい場合、その学生はアンメットニーズであるとみなされます。

Satisfactory Academic Progress Levels
バークレー校に在籍している学生は、Satisfactory Academic Progress Levelの要件を満たしているとみなされます。 しかし、保護観察中の学生は不適格とみなされる場合があります。 この判断は、当校の独自の裁量によります。

FWS Awards and Pay Rates

Pay Rate Schedule

One-JapanOneオンサイト（ASCを除く）

$18.00/Hour.00/時

M.B.A. $15.00/hour.時給

Level

Credits

On-Japan

ASC/Off-Site

Level I/II

$15.00/時

$17.00/hour

Level III/IV

61 以上

$16.00/hour

オフサイト $19.00/ 時

賞与および給与率は、採用学期時点で合格している単位に、編入単位を加えたもので、その内訳は次のとおりです。

学生のニーズが限られている場合、与えられる奨学金は上記の表より少なくなることがあります。 その結果、学生は週あたりの労働時間を減らさなければならないかもしれません。 例えば、アンメットニーズが1,500ドルしかない学生には、2,000ドルのFWSは支給されず、むしろ1,500ドルが支給される。

未使用のフェデラルワークスタディ賞は、次の学期に繰り越し、獲得することができる。

Acknowledgement Letter

Federal Work Studyの学生として雇用されるために必要な書類手続きが完了すると、FWSコーディネーターからAcknowledgement Letterが送られます。 この手紙には、学生の開始日、時間給、賞金総額、および執筆時のその他の関連情報が記載されます。

学生のFWS賞金、給与率、または開始日に変更があった場合は、学期中にいつでも確認書を修正することができます。

レジデント・アシスタント

レジデント・アシスタントとして働くことは、連邦労働調査プログラムの学生として不適格ではないが、FWSのポジションで同時に働くレジデント・アシスタントには、特別な制限がある。 レジデント・アシスタントは、以下の場合に限り、FWSのポジションで働くことが許可されます。

  • 学生は、レジデント・アシスタント・クレジットを考慮した連邦必要性分析式によって計算された、十分なアンメットニーズを実証している
  • 学生は週に10時間のみ働く意思がある
  • RA/FWSの監督者は、上記に基づいて、学生社員が働ける時間に制限があると認める

まとめ：大学の推奨事項はRAはFWSプログラムでは働いてはいけないことである。 しかし、RAの学生と監督者の両方が、RAの制限にもかかわらず、FWSプログラムを追求したい場合、カレッジはそれを禁止しない。

Award Management

学生と監督者は、学期ごとに授与される連邦労働調査の量を管理する責任がある。 Acknowledgment Letterに記載されている週当たりの時間数は、ガイドラインとして機能します。

しかし、週あたりの時間は、学生がある週は推奨時間数を超えても、次の週は補償のために推奨時間数より少なく働くというように操作することができる。

Time Policies

Max Hours Per Week
学生はAcknowledgment Letterに記載されている週あたりの時間数だけ働くことが推奨される。 例えば、ある週に2時間休んだ場合、Acknowledgement Letterに記載されている週当たりの労働時間を超えても、次の週は休んだ時間分働くことができます。

必要な休憩時間
連続4時間から6時間働く学生は、15分の有給休憩を取る資格がある。 この休憩はタイムシートに反映させる必要はない。 連続6時間以上働く学生は、30分の無給の休憩を取らなければなりません。 これは、追加のタイムスライス（例：9:00～12:00、12:30～16:00）を作成し、タイムシートに明確に反映されなければなりません。

授業との競合
学生の時間は、学生の授業スケジュールと競合してはなりません。 学生は授業の予定があるときは働くことができません。 授業がキャンセルされた場合、学生はその授業が行われるはずだった時間帯に働くことができる。

Break Weeks
Federal Work Studyの学生は通常、休暇のための予算がありません。

休暇週の1週間前に、フェデラル・ワーク・スタディ部門は、すでに獲得した給与をチェックし、学生がパッケージから残っている奨学金の額を予測します。 残りの奨学金が予測される学生は、休暇週に働く資格を得ます。

次の学期に出席しない学生は、休暇週に働く資格がありません（退学、卒業、休学など）。

タイムシートと支払いポリシー
すべてのFederal Work Study学生は、UltiProで週単位で時間を提出する必要があります。 タイムシートは毎週月曜日に前週分を提出することになっています。 スーパーバイザーは、毎週水曜日に提出されるタイムシートを承認しなければなりません。

タイムシートの締め切りに従わない場合、学生の給与が遅れることがあります。 さらに、遅れたタイムシートは、学科のパートタイム予算に請求されることがあります。 締め切りを無視し続けることは非遵守とみなされ、頻度と重大性によって制裁を受ける場合があります。

FWSの学生は、口座振込またはマネーネットワークサービスカードのいずれかで15日と月末に給与が支給されます。

学生はダイレクト・デポジット・プログラムに登録することにより、より早く資金を入手することができます。 一度登録すると、資金は直接学生の選択した銀行口座に入金されます。

変更と解雇
上司の変更や他の部署への移動など、学生のポジションへの変更は、FWS部門に通知されなければなりません。

学生が信頼できない、または与えられた職務を責任を持って遂行しない場合、学生の雇用を終了することが必要な場合があります。 学生は、他の従業員と同様に、公正かつ丁寧に扱われなければならない。 学生が解雇された場合、できるだけ早くフェデラル・ワークスタディ部門に通知しなければならない。