タウンホールミーティングを実践的に解説しています。 読み終わった後には、この便利なコミュニケーションスキルツールの基本が理解できます。

タウンホールミーティングとは

タウンホールミーティングの名前の由来はタウンホール（町役場）です。 タウンホールは、市民から公務員まで、すべての人にサービスを提供するために存在します。 タウンホールミーティングもまさにそのようなものです。 経営陣が方針について報告し、従業員がそれに答え、質問し、経営者と議論する十分な機会が与えられている。

完全な透明性

多くの従業員は、経営者が組織の方針とそれに伴う計画や目標を説明するのに十分時間をかけていないと思っている。 彼らはこれを透明性の欠如として経験している。 しかし、この透明性は、業績の良い会社を保証するために重要である。 タウンホールミーティングは、そのための一助となるものです。 透明性の向上は、従業員のイノベーションとエンゲージメントに影響を与えます。 タウンホールビジネスミーティングを通じて、社員と経営者が話し合う機会が生まれます。 つまり、リーダーシップがより身近に感じられるようになるのです。 このようなミーティングは、四半期ごとに開催することができます。 同時に、あまり堅苦しくない場で議論し、完全な透明性を確保するための方法としても歓迎されます。 四半期ごとの数字、達成したマイルストーン、新しい計画、さらに注目すべきトピック、差し迫った競争など、さまざまなトピックを議論することができます。

Location

Town Hall Meetingsは、社内で開催されることもある。 たとえば、会社の食堂で。 また、（大きな）会議室を予約して、社外でこれらの会議を開催することも可能です。 また、ビデオ、ストリーミング、その他の通信システムを使って、さまざまな支店と同時にコミュニケーションをとることも可能です。 タイムゾーンの異なる社員も参加し、対応することができる。

優れたタウンホールミーティングは、できれば司会者が率いるべきである。これは、簡単な紹介をし、質問をし、参加者（この場合は社員）に答える機会を与えるディスカッションリーダーである。 一般市民を議論に巻き込み、会議を正しい方向に導くのがその人の仕事である。 これは、マネージャーでも外部で雇用された人でも構いません。

Commitment

Town Hall Meetingの目的は、単に会社情報を発表することだけではありません。 それは主に、管理職と従業員の対話を促し、誰もが組織とつながっていると感じられるようにすることです。 従業員に自分の声を聞かせ、会社の一員となる機会を与える。

すべての従業員を巻き込むには、特別なQ&Aセッションを企画することをお勧めする。 例えば、古典的なブレーンストーミングの変形である、いわゆるラウンドロビンの方法を使うことで行うことができる。 すべての人に貢献する機会が与えられ、すべてのアイデアが等しく重要視されます。 事前に、各参加者が問題や関連するトピックに光を当てる機会が与えられます。 全員が提案と想定される質問を紙に書き出す。 こうすることで、誰もが自分の考えを自由にすることができ、他の人の考えに直接影響されることがなくなります。 また、質問をしたり、フォローアップのための時間を十分にとることができます。 質問はその後、会議自体で議論される。

4 steps

A Town Hall Meetingは、さまざまな方法で構成することができる。 以下に示すステップバイステップの計画は、通常うまく機能します。 構造化された会議は、誰もが耳を傾けられ、積極的に関与していると感じ、主な目的はオープンコミュニケーションであることを保証します。

ステップ1：対話を開く

事前によくタウンホールミーティングを発表することによって、すべての従業員がそれを意識するようになります。 これはまさに意図するところである。 結局のところ、できるだけ多くの従業員が参加すれば、ミーティングは最も効果的です。 告知はイントラネットなど、さまざまな方法で行うことができる。 その際、会議の成功のために、社員の参加とフィードバックは大歓迎であることを伝えるとよいでしょう。 また、準備段階ですでに、従業員に会社の業務に関する匿名の質問や意見を求めることもできる。 この匿名性は、社員が本音を話すことをためらうことがないようにするためです。 言い換えれば、これは双方向コミュニケーションの基礎となる。

ステップ2：アンケートを作成する

（オンライン）アンケートを使用することにより、従業員は組織に関する自分のアイデアや意見を別の方法で表現することができます。 また、このアンケートは完全に匿名です。 たとえば、部門や組織の機能、改善の可能性、提案、その他経営に関連するテーマについて質問することができます。 ここでも、正直な答えを得るために匿名性が重要です。

ステップ3：データの収集

この段階では、ステップ1と2からすべてのデータと質問が収集され、会議の議題に組み込まれる。 注意すべきは、すべての質問とフィードバックが返されることが不可欠であることです。 そうでなければ、従業員からの信頼が失われる。 タウンホールビジネスミーティングで直接答えられない質問は、別の機会に話し合うことができる。

ステップ4：アクションリスト

議題について話し合った後、間違いなく取るべきさまざまなアクションがあるはずである。 これらを現実的なスケジュールで配置することで、経営陣は約束に対するコミットメントを示すことができる。 これは、従業員を勇気づけるだけです。 その結果、社員は組織から真剣に受け止められ、積極的に貢献し続けることになるのです。

前提条件

タウンホールミーティングをできるだけ効果的にするために、考慮すべきいくつかの重要な前提条件があります。 まず、パワーポイントのプレゼンテーションです。 スライドの枚数や1枚あたりの文章量を最小限に抑えることで、聴衆を飽きさせず、社員も話題の内容を正確に把握することができます。 第二に、聴衆とのコンタクトを保つことである。 スライドに頼りすぎる経営者は、アイコンタクトを失ってしまう。 さらに、重い話題と軽い話題を交互に行うことで、バランスが取れ、社員が参加し続けることができる。

Town Hall Meetingにできるだけ多くの経営者が参加することで、会社は社員にポジティブなシグナルを発信することができる。 発表に直接関与しない者もいるが、完全にオープンな状態で社員と話し合う機会ができる。

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あなたはどう思いますか？ タウンホールミーティングという言葉を聞いたことがありますか？ 実用的な説明にお気づきでしょうか、それとももっとご提案がありますか？ 従業員エンゲージメントを刺激するための成功要因は何ですか？

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More information

1. Hanson, C. M. (2003). 民主主義大学の約束 教授法としてのタウンホールミーティング Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
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Mulder, P. (2018).を参照。 タウンホールミーティング Retrieved from ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

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