Cet article explique le Town Hall Meeting de manière pratique. Après l’avoir lu, vous comprendrez les bases de cet outil utile en matière de compétences de communication.

Qu’est-ce qu’une réunion de mairie ?

Les réunions de mairie tirent leur nom des mairies. Les mairies existent pour servir tout le monde ; des citoyens aux fonctionnaires. C’est aussi ce que représente exactement la réunion de l’hôtel de ville. Il s’agit d’une réunion destinée à tous les membres de l’organisation, au cours de laquelle la direction rend compte des questions de politique, et les employés ont tout le loisir de répondre, de poser des questions et d’entamer des discussions avec les responsables.

Transparence totale

De nombreux employés pensent que les responsables ne passent pas assez de temps à expliquer les politiques organisationnelles et les plans et objectifs qui les accompagnent. Ils vivent cela comme un manque de transparence. Or, cette transparence est importante pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Une réunion publique peut y contribuer. L’amélioration de la transparence influencera l’innovation et l’engagement des employés. Les réunions de travail de type « Town Hall » offrent l’opportunité d’une discussion entre les employés et les managers. En d’autres termes, cela rend le leadership plus accessible. Ces réunions peuvent être proposées sur une base trimestrielle. En même temps, elles constituent une manière bienvenue d’engager la discussion et de rechercher une transparence totale dans un cadre moins formel. Un large éventail de sujets peut être abordé ; les chiffres trimestriels, les étapes franchies, les nouveaux plans, les sujets qui méritent une attention supplémentaire ou une concurrence imminente. Ce ne sont là que quelques exemples.

Lieu

Les réunions de type Town Hall peuvent être organisées en interne au sein de l’entreprise. Par exemple, dans la cantine de l’entreprise. Il est également possible d’organiser ces réunions en externe en réservant une (grande) salle de conférence. Il est également possible de communiquer simultanément avec plusieurs succursales en utilisant la vidéo, le streaming ou d’autres systèmes de communication. Même les employés qui se trouvent dans un autre fuseau horaire peuvent alors participer et réagir. En outre, une présentation PowerPoint peut également être utilisée, montrant clairement les points de l’ordre du jour et rendant la structure de la réunion claire.

Une bonne réunion de l’hôtel de ville doit de préférence être dirigée par un modérateur ; il s’agit d’un animateur de discussion qui donne une brève introduction, pose des questions et donne aux participants (les employés dans ce cas) la possibilité de répondre. Il a pour tâche d’impliquer le public dans la discussion et d’orienter la réunion dans la bonne direction. Il peut s’agir du manager ou d’une personne engagée à l’extérieur. C’est la tâche du modérateur de faire un bref résumé de ce qui a été dit, afin que tout le monde comprenne le sujet abordé.

L’engagement

L’objectif d’une réunion publique ne se limite pas à la présentation d’informations sur l’entreprise. Il s’agit surtout d’encourager le dialogue entre les managers et les employés, afin que chacun se sente lié à l’organisation. Elle donne aux employés l’occasion de faire entendre leur voix et de faire partie de l’entreprise.

Pour impliquer chaque employé, il est recommandé d’organiser une session spéciale de Q&A. Par exemple, cela peut se faire en utilisant la méthode dite du Round Robin ; une variante de la méthode classique de brainstorming. Chacun a la possibilité de contribuer et toutes les idées ont la même importance. Au préalable, chaque participant a la possibilité d’apporter son éclairage sur le problème ou le sujet en question. Chacun écrit ses propositions et ses éventuelles questions sur une feuille de papier. Cela donne à chacun la possibilité de laisser libre cours à ses pensées et évite que chacun soit directement influencé par les idées des autres. Elle permet à chaque employé de bénéficier de toute l’attention de tous les responsables et laisse suffisamment de temps pour poser des questions et inclure des questions de suivi. Les questions sont ensuite discutées pendant la réunion elle-même.

4 étapes

Une réunion publique peut être structurée de différentes manières. Le plan par étapes présenté ci-dessous fonctionne généralement bien. Une réunion structurée garantit que chacun se sent écouté et activement impliqué, l’objectif principal étant une communication ouverte.

Etape 1 : ouvrir le dialogue

En annonçant la réunion de l’hôtel de ville bien à l’avance, chaque employé en prendra connaissance. C’est précisément l’intention. Après tout, la réunion est plus efficace si le plus grand nombre possible d’employés y participent. L’annonce peut être faite de différentes manières, notamment via l’intranet. Il est recommandé de mentionner que la présence et les commentaires des employés sont plus que bienvenus pour faire de la réunion un succès. En outre, pendant la préparation, les employés peuvent déjà être invités à poser des questions anonymes et/ou à donner leur avis sur les activités de l’entreprise. Cet anonymat est invitant et garantit qu’aucun employé n’hésitera à exprimer ses véritables sentiments. En d’autres termes, c’est la base d’une communication à double sens.

Etape 2 : créer une enquête

En utilisant une enquête (en ligne), les employés peuvent exprimer leurs idées et leurs opinions sur l’organisation d’une manière différente. Cette enquête est également totalement anonyme. Les questions peuvent par exemple concerner le fonctionnement du service ou de l’organisation, les améliorations potentielles, les suggestions et autres sujets liés au management. Là encore, l’anonymat est important pour obtenir des réponses honnêtes. Les employés doivent être libres de fournir des réponses et ne pas être inhibés par le fait que les managers connaîtront immédiatement leur nom.

Étape 3 : collecte des données

Pendant cette phase, toutes les données et questions des étapes 1 et 2 sont collectées et intégrées à l’ordre du jour de la réunion. Il convient de noter qu’il est essentiel que toutes les questions et tous les commentaires soient retournés. Dans le cas contraire, la crédibilité auprès des employés sera perdue. Les questions auxquelles il n’est pas possible de répondre directement pendant la réunion d’affaires de l’hôtel de ville peuvent être discutées à un autre moment.

Étape 4 : liste d’actions

Après avoir discuté des points de l’ordre du jour, il y aura sans doute diverses actions à entreprendre. En les plaçant dans un calendrier réaliste, la direction démontre son engagement envers les promesses. Cela ne fera qu’encourager les employés. Ils seront pris au sérieux par l’organisation, ce qui aura pour conséquence qu’ils continueront à contribuer activement. Par le biais d’une réunion de l’hôtel de ville, une organisation montre qu’elle s’engage et qu’elle est prête à communiquer avec les employés de manière ouverte et honnête.

Préconditions

Pour rendre la réunion de l’hôtel de ville aussi efficace que possible, il y a un certain nombre de conditions préalables importantes à prendre en compte. Tout d’abord, il y a la présentation PowerPoint. En limitant au maximum le nombre de diapositives et la quantité de texte par diapositive, le public ne s’ennuiera pas et les employés connaîtront le sujet exact de la discussion. Deuxièmement, il est bon de maintenir le contact avec le public. Un manager qui s’appuie trop sur les diapositives perdra le contact visuel. De plus, il est également recommandé d’alterner les sujets plus lourds avec les sujets plus légers, afin de créer un équilibre et de maintenir l’implication des employés.

En faisant participer le plus grand nombre possible de managers à la réunion de l’hôtel de ville, une entreprise peut transmettre un signal positif aux employés. Même si certains d’entre eux ne sont pas directement impliqués dans la présentation, cela permet d’avoir l’opportunité de discuter avec les employés en toute franchise. Par conséquent, chacun contribuera à la réunion.

C’est votre tour

Que pensez-vous ? Avez-vous déjà entendu parler d’une réunion de l’hôtel de ville ? Reconnaissez-vous l’explication pratique ou avez-vous d’autres suggestions ? Quels sont vos facteurs de réussite pour stimuler l’engagement des employés ?

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Plus d’informations

1. Hanson, C. M. (2003). La promesse du collège de la démocratie : Town hall meeting as teaching method. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Prendre la démocratie à l’échelle : Créer une réunion de la mairie pour le vingt-et-unième siècle. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). La communication présidentielle comme forme culturelle : The town hall meeting. Politique, discours et société américaine : nouveaux agendas, 173-92.

Comment citer cet article:
Mulder, P. (2018). Réunion de l’hôtel de ville. Récupéré de ToolsHero : https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

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