Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?
Une feuille de temps est un outil physique ou virtuel qui vous permet d’enregistrer et de suivre votre temps de travail. Cela signifie qu’en tant qu’employeur, vous serez en mesure de voir exactement combien d’heures chaque employé a travaillé.
Les feuilles de temps étaient autrefois appelées livres de temps. Elles ont été utilisées pour la première fois au XIXe siècle sous la forme d’une feuille de papier sur laquelle étaient inscrits les tâches, les jours de travail et les heures de travail. Les employés les tamponnaient à l’aide de pointeuses chaque fois qu’ils arrivaient ou quittaient le travail. Elles étaient essentielles pour déterminer le salaire d’un travailleur.
Dans un environnement de travail, leur principale utilisation est la paie, la gestion des ressources humaines et la comptabilité. Les feuilles de temps fonctionnent comme une base de données qui contient toutes les entrées de temps nécessaires aux employeurs pour payer les travailleurs équitablement. Elles fournissent également la preuve de votre travail si vous n’avez pas encore mis en place une autre solution similaire.
Vous pouvez également utiliser les feuilles de temps dans la gestion de projet. Savoir combien de temps votre équipe passe sur les tâches peut vous aider à repérer les problèmes de gestion du temps et à améliorer votre manière de travailler.
Avec d’autres méthodes et outils, les feuilles de temps augmentent la transparence. Plus de personnes verront combien de temps vous avez travaillé, combien de pauses vous avez prises et quand vous avez pris un jour de congé. Dans le cas des feuilles de temps virtuelles, comme les logiciels de gestion de projet ou les outils de suivi du temps, les chefs de projet catn voient sur quoi les autres ont travaillé et pendant combien de temps.
En comptant les heures exactes passées sur les tâches, vous calculerez également le coût du projet, le taux d’engagement de vos employés et le nombre de ressources dont vous aurez besoin.
Les outils en ligne peuvent vous permettre d’ajouter du temps en fonction d’un projet ou d’une tâche spécifique :
Les employés peuvent même les utiliser pour améliorer leur productivité. Ils pourront voir exactement combien d’heures ils ont passé sur une tâche et visualiser comment ils ont passé du temps au quotidien.
Une transparence accrue et des données objectives peuvent vous aider à gagner la confiance de vos employés. Ils ne se demanderont plus si les autres travaillent autant qu’eux ou si les managers les paient moins qu’ils ne le méritent.
L’un des avantages les plus importants des feuilles de temps et la raison de leur utilisation généralisée est le fait qu’elles permettent à tous les travailleurs de faire des heures égales. Pour les horaires types de 8 heures, tous les employés devront obligatoirement ajouter les heures quotidiennes qui correspondent à ce seuil. Idéalement, tout le monde va travailler exactement la même période de temps que les autres membres de l’équipe.
Les entreprises peuvent en bénéficier parce que les gestionnaires auront un aperçu de la destination de leur argent et de la façon dont ils divisent les dépenses. En conséquence, ils peuvent réduire les coûts ou arrêter d’investir de l’argent dans des domaines où cela n’a pas de sens économique et rediriger ces fonds vers des activités plus rentables.
Passons maintenant à l’importance du temps pour la paie et la comptabilité. Si vous êtes payé sur la base d’heures facturables, une feuille de temps sera votre première pièce à conviction que vous pourrez présenter pour justifier vos gains. Les freelances et les travailleurs horaires peuvent utiliser ces feuilles de temps pour comparer leurs entrées de temps précédentes entre elles ou pour faire des estimations réalistes pour les projets futurs.
Les feuilles de temps numériques par rapport aux feuilles de temps papier
Par rapport aux feuilles de temps papier, avec les outils en ligne basés sur le cloud, vous êtes moins susceptible de perdre des données. Vous vous couvrez de tous les papiers ? La plupart d’entre eux stockent vos données en toute sécurité sur des serveurs ou dans le cloud pendant de nombreuses années et peuvent même faciliter la recherche dans tout ce fouillis.
Croyez-le ou non, certaines entreprises utilisent encore des feuilles de temps sur papier. C’est parce que les feuilles de temps physiques ont leurs avantages comme la réduction des coûts et le maintien de l’ensemble du processus simple.
Voici un modèle de feuille de temps gratuit que vous pouvez utiliser dès maintenant. Il est également disponible en format PDF.