Toute organisation a besoin d’un programme de sécurité écrit, qu’il soit aussi simple qu’un plan d’exercice d’incendie dans un bureau ou aussi complexe que le contrôle des pathogènes dans un hôpital occupé. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous demander si vous avez vraiment besoin de mettre vos politiques de sécurité par écrit, surtout si votre organisation est petite.

Pour les grandes entreprises, les programmes de sécurité écrits sont essentiels car la responsabilité doit être clairement attribuée pour éviter toute confusion.

Pour les petites entreprises dont les opérations sont simples et qui présentent peu de dangers, il peut sembler possible de communiquer efficacement les politiques et les procédures verbalement et par l’exemple. Cependant, les employeurs ont la responsabilité légale, en vertu de la loi liée à l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA), de :

• Utiliser des étiquettes et des panneaux écrits ou un codage couleur pour avertir les employés des dangers.
• Communiquer aux employés les procédures d’exploitation liées à la sécurité et à la santé.
• Fournir une formation à la sécurité aux employés dans une langue et un vocabulaire qu’ils comprennent.

Un certain nombre de normes OSHA exigent que les employeurs aient des programmes de conformité écrits. La plus vaste est le programme de communication des dangers, qui concerne tous les employeurs qui fabriquent, stockent ou utilisent des produits chimiques dangereux.

Il existe également des exigences de programmes écrits spécifiques à différentes industries. Par exemple, les établissements de soins de santé doivent avoir des plans écrits de contrôle de l’exposition aux pathogènes à diffusion hématogène pour protéger les travailleurs.

Les employeurs peuvent utiliser le portail Quick Start d’assistance à la conformité de l’OSHA pour savoir quelles exigences de politique s’appliquent à leurs entreprises.

La plupart des municipalités ont également leurs propres règles concernant les plans de sécurité des entreprises pour les incendies et les conditions météorologiques graves. La première étape pour répondre à toutes ces exigences est de mettre les politiques de sécurité par écrit.

Une politique écrite peut également aider votre entreprise à établir une culture de la sécurité. Et une culture axée sur la sécurité peut protéger vos employés et votre marque d’employeur au fur et à mesure que vous vous développez.

Avantages des politiques écrites en matière de santé et de sécurité

Même s’il n’y a pas d’exigence réglementaire claire pour un plan de sécurité écrit, en avoir un peut profiter à votre entreprise d’autres façons que la conformité.

Après tout, l’objectif principal est de prévenir les blessures, les maladies ou les décès sur le lieu de travail qui causeraient des dommages et des difficultés financières à vos travailleurs, à leurs familles et à votre organisation. Un plan auquel il est facile de se référer est un plan qui a plus de chances d’être suivi.

Mettre votre plan par écrit peut également aider à réduire les coûts liés aux primes d’indemnisation des travailleurs. En effet, lorsque vous avez un programme de sécurité par écrit que vos employés doivent suivre, il est plus probable que vos employés se souviennent des meilleures pratiques de sécurité et des formations spécifiques lorsqu’ils travaillent.

Un plan de sécurité écrit peut également engager les travailleurs à atteindre et à maintenir les objectifs de sécurité de votre organisation. Lorsque vous construisez une culture de la sécurité et de la conformité, vous pouvez non seulement économiser sur le temps de travail perdu et les réclamations d’assurance, mais vous pouvez également constater une augmentation de la productivité parce que moins de temps est consacré à la résolution des problèmes liés à la sécurité.

Conséquences de l’absence d’un programme de sécurité adéquat

Parce que l’OSHA et de nombreux autres organes directeurs ne font des inspections de sécurité qu’en réponse à un incident, il peut être facile pour une entreprise de devenir complaisante à l’égard des politiques de sécurité. Mais lorsqu’il y a une blessure ou un accident qui amène les inspecteurs sur place, l’OSHA peut examiner l’ensemble du programme de sécurité de l’organisation, et pas seulement l’incident initial.

Dans ces cas, il est important d’avoir une politique de sécurité écrite, pour démontrer aux enquêteurs que votre entreprise prend la sécurité des travailleurs au sérieux. C’est lorsque l’OSHA vient sur place pour enquêter et constate qu’il n’y a rien en place que les citations et les amendes coûteuses sont plus susceptibles d’arriver.

Il est intéressant de noter que les nouvelles pénalités maximales que l’OSHA peut imposer sont :

• 13 494 $ par violation grave, autre que grave ou des exigences d’affichage
• 13 494 $ par jour pour le défaut de correction des problèmes après le délai fixé par l’OSHA
• 134 937 $ par violation délibérée ou répétée

Pratiques exemplaires pour l’élaboration d’un programme de sécurité au travail

Comment pouvez-vous créer ou mettre à jour le plan de sécurité de votre organisation ? L’OSHA recommande aux employeurs de se concentrer sur sept éléments fondamentaux :

Le leadership de la direction

Pour être efficaces, les programmes de sécurité écrits doivent être approuvés par la direction.

Une approche descendante permet de donner le ton et de tracer la voie pour le partage de vos politiques de sécurité, de la direction à la gestion, puis aux employés. Tout comme la culture commence au sommet, il en va de même pour l’engagement envers la sécurité.

La participation des travailleurs

L’information sur la sécurité devrait également circuler vers le haut de votre organisation.

Les employés peuvent avoir des observations de première main et des préoccupations qui doivent faire partie de votre plan de sécurité écrit, il est donc sage d’établir une voie claire pour partager cette information avec les gestionnaires et la direction.

Les observations des employés peuvent aider au troisième élément fondamental d’un bon plan de sécurité : l’identification des dangers.

Identification et évaluation des dangers

Tout lieu de travail a besoin d’un plan de sécurité de base qui décrit les sorties de secours et ce qu’il faut faire en cas d’urgence météorologique ou de sécurité publique. Mais pour aller au-delà des bases, chaque entreprise doit faire le point sur ses propres dangers et son profil de risque. Cela commence par une analyse des risques professionnels (JHA), qui est une évaluation des activités de votre entreprise et de tous les risques qui y sont liés.

Par exemple, une entreprise de nettoyage à sec qui travaille avec des éléments chauffants et des produits chimiques aura un ensemble de dangers et de risques très différent de celui d’une crèche, où les équipements de jeu, la manipulation des aliments et la sécurité du site sont des questions de sécurité essentielles.

La visite de votre site, y compris les zones d’entreposage et les zones extérieures, et les tâches effectuées par vos employés peuvent vous aider à dresser une liste des dangers potentiels que votre plan doit couvrir.

Si votre entreprise a plus d’un emplacement, vous devrez élaborer un plan de sécurité personnalisé pour chacun d’eux. Par exemple, une entreprise de transport qui dispose de chariots élévateurs à fourche sur un site et pas sur d’autres devra mettre en place un programme de sécurité pour les chariots élévateurs à fourche, au moins pour cet emplacement.

Prévention et contrôle des dangers

L’identification des dangers est la première étape. La suivante consiste à élaborer des procédures et des politiques pour prévenir les blessures et les maladies dues à ces dangers.

Donc, pour une entreprise qui n’utilise des chariots élévateurs qu’à l’un de ses emplacements, une politique de prévention des dangers de base consisterait à dire que seuls les travailleurs qui ont été formés au fonctionnement et à la sécurité des chariots élévateurs peuvent utiliser l’équipement, même si vous manquez de personnel et que des personnes d’autres emplacements sont venues vous aider.

Une garderie, par contre, pourrait avoir des portes d’entrée contrôlées par un clavier et une politique écrite stricte pour ne pas faire entrer des visiteurs inattendus. Et un pressing aura des règles sur la façon de manipuler en toute sécurité les produits chimiques qu’il utilise, ainsi que des fiches de données de sécurité (FDS) sur chaque produit chimique.

Éducation et contrôle

Lorsque vous avez identifié vos risques et élaboré des procédures de prévention et de contrôle pour chacun d’entre eux, l’étape suivante consiste à former vos employés sur votre plan de sécurité. Le calendrier que vous fixez dépend du niveau de risque et de la formation continue nécessaire pour gérer les dangers, maintenir la conformité et assurer la sécurité de vos employés.

Certaines organisations peuvent n’avoir besoin que d’une formation annuelle, tandis que d’autres ont besoin d’une formation mensuelle pour que les employés restent concentrés sur l’évitement des dangers.

Évaluation et amélioration du programme

De même que vos employés ont besoin d’une formation régulière pour garder la sécurité en tête, votre programme de sécurité aura besoin de révisions et de mises à jour régulières. Il est bon de revoir vos politiques sur une base annuelle, au minimum, pour s’assurer qu’elles couvrent tous les dangers actuels.

Entre les révisions annuelles, il est bon de revoir votre politique écrite chaque fois que vos opérations changent, notamment :

• Utilisation de nouveaux produits chimiques sur le site
• Ajout de nouvelles machines
• Mise en œuvre de nouveaux processus
• Travail avec de nouveaux matériaux

Il y a un dernier élément essentiel dont votre plan de sécurité a besoin : la communication avec les employés hors site, contractuels et temporaires.

Communication avec les travailleurs contractuels et intérimaires

Maintenir vos employés sur place au courant de la sécurité est une nécessité. Si vous avez des employés à distance, des employés qui voyagent beaucoup, ou des travailleurs temporaires et contractuels, assurez-vous que votre programme les inclut aussi.

Cela signifie garder ces travailleurs dans la boucle de la formation et des mises à jour. Cela peut également signifier décrire les meilleures pratiques de sécurité pour les travailleurs lorsqu’ils voyagent et travaillent à distance.

Ressources pour créer un excellent programme de sécurité des travailleurs

Le programme de consultation sur place de l’OSHA offre des conseils gratuits aux PME qui cherchent à mettre en place ou à améliorer leurs politiques de sécurité. Vous pouvez également travailler avec une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) pour développer un programme de sécurité personnalisé pour votre entreprise, des procédures de base de sécurité et de santé au bureau à un programme détaillé et multisite pour les grandes entreprises. Quelle que soit la voie que vous choisissez, des apports supplémentaires peuvent vous aider à élaborer un programme de sécurité qui protège vos travailleurs et votre entreprise.

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Disclaimer : Les informations fournies dans ce blog sont présentées uniquement à des fins informatives et illustratives. Insperity ne fournit pas de conseils juridiques et aucune information incluse ici ne doit être considérée comme telle.