Les solutions ERP basées sur le cloud (SaaS) ont explosé ces dernières années et la gestion du capital humain (HCM) n’a pas fait exception. Workday est un fournisseur leader d’applications cloud d’entreprise pour les ressources humaines et les finances qui facilite la gestion des processus de RH, de recrutement et de paie pour les entreprises.

La plupart des entreprises qui envisagent de mettre en œuvre Workday ont l’un des moteurs d’entreprise ci-dessous :

• Une directive pour consolider plusieurs applications ERP (souvent sur plusieurs sites géographiques) qui prennent en charge les RH, la paie et d’autres processus en une seule application.
• Un besoin de répondre à des exigences spécifiques à une division qui ne sont pas prises en compte dans la solution ERP centralisée.

Dans l’un ou l’autre des scénarios, Workday a le potentiel d’étendre vos fonctionnalités existantes liées au HCM et de rationaliser vos processus métier, mais il ne peut pas fonctionner de manière isolée. Pour maximiser l’efficacité et les économies qui peuvent être obtenues avec Workday, vous devez vous concentrer sur la façon d’intégrer l’application à vos systèmes existants sur site et dans le cloud.

Dans ce blog, je vais partager certains de nos apprentissages clés en matière d’intégration de systèmes à partir d’une mise en œuvre de Workday que nous avons récemment réalisée pour une grande entreprise australienne.

Il existe de multiples options pour intégrer Workday à d’autres systèmes. Comme il s’agit d’un produit relativement nouveau, il n’est pas toujours évident de savoir quelle approche répondrait le mieux aux besoins de votre entreprise. Il existe un certain nombre de questions et/ou de dilemmes auxquels vous pouvez être confronté au début de votre mise en œuvre, notamment :

• Les options d’intégration de Workday par rapport aux fournisseurs d’intégration traditionnels, ou une combinaison des deux ?
• L’intégration point à point par rapport aux méthodes d’intégration des meilleures pratiques ?
• Comment réutiliser les intégrations de Workday sur une approche de déploiement progressif de Workday ?
• Comment minimiser les risques d’intégration associés aux versions régulières des produits et à la mise à niveau de Workday et des systèmes en aval ?
• Comment minimiser la dépendance à long terme vis-à-vis des experts externes en la matière de Workday pour soutenir et gérer les intégrations ?

L’essentiel est d’évaluer votre situation spécifique et de considérer l’approche qui s’aligne le mieux sur vos objectifs commerciaux à court et à long terme. L’une des erreurs courantes que j’ai vues est que les organisations n’évaluent que l’intégration avec l’application Workday, par opposition à la validation de l’intégration d’un point de vue de bout en bout, qui impliquera un certain nombre de systèmes en aval.

Éviter l’intégration point à point

Cela peut sembler évident, car les intégrations point à point sont un problème connu de longue date qui a causé des défis à la fois pour l’entreprise et l’informatique pendant de nombreuses années. Il pourrait être tentant, cependant, d’adopter cette approche pour une mise en œuvre rapide et facile de Workday ou de toute autre solution SaaS d’ailleurs. À cela, je dirais : NE LE FAITES PAS !

Il suffit de faire preuve d’un peu d’imagination pour penser au réseau complexe d’intégrations que vous pourriez créer lorsque vous commencerez à utiliser davantage de produits SaaS à l’avenir.

Prenez une vue axée sur les processus

Workday améliorera vos fonctionnalités existantes liées au HCM et rationalisera vos processus d’entreprise, mais ce n’est pas un système ERP complet. Par conséquent, il est important d’adopter une vision de l’intégration axée sur les processus afin d’éviter les doublons et de maximiser les gains d’efficacité que vous attendez dans le cadre de votre déploiement.

Parmi les exemples où une vue centrée sur les processus est importante, citons :

• Établir si un processus métier Hire est initié directement dans Workday ou si un système de recrutement externe doit déclencher le processus par intégration
• Déterminer comment appliquer la règle de contrôle de duplication spécifique à l’entreprise. lors d’une BP d’embauche intégrée
• Définir ce qui doit être intégré aux systèmes de paie (ou autres) lorsqu’une BP de résiliation est lancée dans Workday
• Comprendre l’impact de l’intégration sur les systèmes en aval en raison des fonctions Annuler, Cancel et Correct dans Workday
• Assurer que les processus et la capture des données ne sont pas dupliqués lorsque Workday est intégré à d’autres ERP de paie ou financiers

La conception des processus métier To-Be, complétée par les points d’intégration doit généralement être effectuée en amont.

Choisir le bon middleware pour votre situation

Workday fournit son propre middleware d’intégration basé sur le cloud qui est bien adapté pour construire des parties d’intégration qui se situent près du domaine Workday. Cependant, les plateformes middleware (sur site ou iPaaS) en dehors de Workday peuvent offrir une plus grande flexibilité lors de l’intégration avec plusieurs applications.

Considérez les points suivants avant de choisir la plateforme middleware à utiliser :

• Votre organisation dispose-t-elle d’une plateforme middleware existante et de compétences ?
• La mise à jour semestrielle du produit Workday aura-t-elle un impact sur les points d’intégration que vous construisez ?
• Le nombre de points d’intégration Workday est susceptible d’être moindre sur une plateforme middleware externe, par exemple le modèle commun de données Worker ne devra être construit qu’une seule fois.
• Une plateforme middleware externe peut offrir plus de flexibilité et de fonctionnalités pour l’intégration avec les systèmes cibles que le middleware Workday, par exemple la base de données directe, JMS et de nombreux autres protocoles.
• Les compétences traditionnelles en matière de middleware sont plus faciles à trouver sur le marché que les compétences requises pour soutenir l’intégration sur le middleware Workday.

Utiliser les outils d’intégration appropriés de la boîte à outils d’intégration de Workday

Il existe un certain nombre d’options disponibles dans le cadre de l’intégration de Workday et le choix de la bonne option est essentiel pour le support et la maintenance à long terme. Workday fournit des connecteurs prêts à l’emploi et un Enterprise Interface Builder (EIB) qui sont appropriés pour les scénarios d’intégration simples.

Ils nécessitent très peu de développement mais présentent des limites en matière de réutilisation. Pour les organisations plus importantes avec des scénarios d’intégration complexes, des intégrations personnalisées peuvent être construites avec Workday Studio et Middleware, Message Queues et Workday Web Services.

Vous avez besoin d’aide pour l’intégration de Workday ? Prenez contact ici.