Le 1er avril 2011, huit jours avant la date d’entrée en vigueur du 9 avril 2011 de la loi de prévention du vol de salaire de New York (WTPA), le département du travail de l’État de New York (NYDOL) a publié des formulaires très attendus que les employeurs peuvent utiliser pour satisfaire aux exigences de notification renforcées qui s’appliquent à tous les employeurs privés de New York. En vertu de la WTPA, les employeurs doivent notifier à tous les nouveaux employés, et ils doivent fournir un avis annuel à tous les employés existants, les éléments suivants :

• Le ou les taux de rémunération de l’employé ;
• Le taux de rémunération des heures supplémentaires, si l’employé est soumis à la réglementation sur les heures supplémentaires ;
• La base du paiement du salaire (par heure, par équipe ou par semaine, taux à la pièce, commission, etc.);
• Toutes les allocations que l’employeur a l’intention de réclamer dans le cadre du salaire minimum, y compris les allocations de pourboire, de repas et de logement;
• Le jour de paie régulier;
• Le nom de l’employeur et tous les noms sous lesquels l’employeur fait des affaires (DBA) ;
• L’adresse physique du bureau principal ou du principal établissement de l’employeur et, si elle est différente, l’adresse postale de l’employeur ; et
• Le numéro de téléphone de l’employeur.

Après avoir fourni cet avis, les employeurs doivent faire signer à leurs employés une déclaration accusant réception de l’avis écrit. Les employeurs doivent également fournir une copie des accusés de réception à leurs employés et conserver les accusés de réception pendant au moins six ans. La WTPA exige également un avis écrit de tout changement dans les informations requises par la loi au moins sept jours civils avant le moment de ces changements, sauf si ces changements sont reflétés dans les déclarations de salaire des employés. (1)

Le NYDOL a préparé six formulaires différents conçus pour répondre aux différentes exigences de paiement des salaires qui s’appliquent aux employés à taux horaire (formulaire LS 54), aux employés à taux horaire multiple (formulaire LS 55), aux employés payés à un taux hebdomadaire ou à un salaire pour un nombre fixe d’heures (formulaire LS 56), aux employés payés à un salaire pour des heures variables, à un taux journalier, à un taux à la pièce, à un taux fixe ou à une autre rémunération non horaire (formulaire LS 57), aux employés qui reçoivent des salaires en vigueur (formulaire LS 58) et aux employés exemptés (formulaire LS 59).

Le NYDOL a publié ces six formulaires en anglais, en espagnol, en chinois et en coréen. Le site Web de l’agence indique que les formulaires seront également publiés en polonais, en créole haïtien et en russe, bien que les formulaires dans ces langues n’étaient pas immédiatement disponibles sur le site Web. Les employés qui déclarent que leur langue principale est l’une des langues autres que l’anglais dans laquelle le NYDOL a publié un formulaire doivent recevoir la notification écrite en anglais et dans leur langue principale. Les employés dont la langue principale est l’anglais ou une langue autre que les langues non anglaises sélectionnées par le NYDOL doivent uniquement recevoir leurs avis en anglais.

Coïncidant avec la publication de ces formulaires, le NYDOL a également publié un ensemble de 41 questions fréquemment posées (FAQ), dans lesquelles l’agence a répondu à de nombreuses questions qui ont été soulevées depuis que le gouverneur Paterson a signé la WTPA en décembre de l’année dernière. Nous soulignons ci-dessous ce que nous pensons être les informations les plus notables incluses dans la FAQ :

• Les employeurs peuvent développer leurs propres avis tant que les avis contiennent toutes les informations requises par la WTPA.
• Les avis annuels aux employés existants doivent être fournis entre le 1er janvier et le 1er février de chaque année. Tenter de donner l’avis annuel à d’autres moments de l’année ne satisfera pas l’exigence annuelle.
• L’avis peut être donné par voie électronique, mais les employeurs doivent fournir un système où le travailleur peut accuser réception de l’avis et en imprimer une copie.
• Sauf pour les employeurs de l’industrie hôtelière, l’avis n’est pas requis lorsqu’il y a une augmentation d’un taux et que le nouveau taux est indiqué sur la fiche de salaire accompagnant le prochain paiement de salaire. Pour toute réduction de salaire, cependant, un employé doit être notifié par écrit avant que la réduction ne soit mise en œuvre.
• Les employés payés dans le cadre d’un plan de prime ou d’incitation sur une base hebdomadaire ou moins fréquente n’ont pas besoin de recevoir un avis supplémentaire en vertu de la WTPA, à condition que les employés reçoivent initialement une description du plan ou qu’il soit clairement indiqué sur la déclaration de salaire pour la période dans laquelle il est payé.

La WTPA autorise le commissaire du travail à inclure parmi les exigences de notification toute « autre information que le commissaire juge importante et nécessaire. » Bien que la commissaire au travail n’ait fait aucune annonce quant à son intention d’ajouter de nouvelles catégories, les formulaires semblent demander des informations allant au-delà du langage exprès de la WTPA. Notamment, chaque formulaire demande aux employeurs d’indiquer si les périodes de paie sont hebdomadaires, bihebdomadaires ou autres. En outre, le formulaire applicable aux employés qui touchent un salaire courant (formulaire LS 58) demande aux employeurs d’identifier la profession concernée, en plus du taux courant affiché pour cette profession. Les employeurs qui ont l’intention de préparer leurs propres formulaires doivent s’assurer que leurs formulaires incluent ces informations supplémentaires.

Conscients des défis que la WTPA présente pour les entreprises d’aide temporaire, le NYDOL a publié séparément un document intitulé Guidelines for Notice and Acknowledgment of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms. Reconnaissant que les taux de salaire et les jours de paie variables peuvent empêcher ces entreprises de fournir toutes les informations requises par la WTPA au moment de l’embauche, le NYDOL a assoupli les exigences de la loi telles qu’elles s’appliquent à ces entreprises, leur permettant d’informer les candidats et les employés de la fourchette des salaires horaires qu’ils sont susceptibles de gagner.

Enfin, bien que beaucoup aient spéculé que le commissaire du travail exigerait des employeurs qu’ils identifient quelle(s) exemption(s) s’applique(nt) à leurs employés exemptés, le formulaire applicable aux employés exemptés (formulaire LS 59) et les directives du NYDOL pour l’avis écrit des taux de rémunération et du jour de paie régulier indiquent clairement que l’identification de l’exemption ou des exemptions spécifiques est facultative.

(1) Bien que la loi ne semble pas exiger l’utilisation de l’avis complet dans de telles circonstances, et ne semble pas non plus exiger que les employeurs conservent les affirmations des employés en relation avec de tels avis de changement, le NYDOL a adopté la position que les avis complets et les affirmations des employés sont nécessaires chaque fois qu’il y a un changement dans l’une des informations requises par la loi qui n’est pas reflétée dans les déclarations de salaire. Nous avons demandé des éclaircissements supplémentaires au NYDOL, mais pour l’instant, nous recommandons aux employeurs de fournir les avis complets aux employés et d’obtenir des affirmations sept jours avant tout changement non reflété dans les déclarations de salaire des employés.