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Federal Work Study

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Federal Work Study Information for Students

Obtaining a Federal Work Study Position

Step 1 : Determine Federal Work Study Eligibility

Pour déterminer l’admissibilité au Federal Work Study Program, les étudiants doivent envoyer un courriel à la Federal Work Study Division à [email protected] avec leur nom et leur numéro d’identification d’étudiant. Les numéros d’identification d’étudiant inexacts ou manquants ne seront pas vérifiés pour l’admissibilité.

Si un étudiant est jugé admissible, il recevra un avis d’admissibilité par courriel. Les étudiants inadmissibles recevront une lettre d’inadmissibilité et ne pourront pas participer au programme fédéral d’étude du travail pour les termes où ils ont été jugés inadmissibles.

Pour plus d’informations, voir les politiques et l’admissibilité du FWS.

Étape 2 : Postuler aux postes du programme fédéral de travail-étude

Une liste des postes du programme fédéral de travail-étude disponibles se trouve sur le tableau des emplois du programme fédéral de travail-étude.

Les étudiants sont fortement encouragés à consulter un conseiller d’orientation professionnelle du département des services de carrière avant de postuler afin qu’ils puissent obtenir de l’aide pour leur CV et leurs compétences en matière d’entrevue. En outre, le département des services de carrière sera en mesure d’aider les étudiants à identifier les postes qui compléteraient leurs compétences existantes et leurs futurs objectifs de carrière.

Étape 3 : Être embauché

Les responsables de l’embauche examineront les candidatures des étudiants. S’ils trouvent qu’un étudiant particulier correspond bien au poste, ils l’appelleront et fixeront un entretien avec lui. Ensuite, l’étudiant doit attendre la décision d’embauche de l’employeur.

Etape 4 : Remplir les papiers du nouvel embauché

Une fois embauché, un étudiant ne peut pas commencer à travailler immédiatement. L’étudiant doit remplir les documents en ligne qui seront envoyés à l’adresse électronique initialement fournie dans la demande, qui sera envoyée dans un délai d’un à deux jours après l’embauche.

Étape 5 : Remplir les exigences après l’embauche

Une fois que les documents de nouvelle embauche sont remplis, le département fédéral Work Study enverra à l’étudiant une lettre d’accusé de réception qui divulguera sa date de début, ses heures par semaine et d’autres informations pertinentes. L’étudiant ne peut travailler qu’à partir de la date indiquée sur la lettre d’accusé de réception.

Le premier jour de travail, les étudiants doivent remplir un formulaire I-9. Il s’agit d’un processus en deux étapes. D’abord, les étudiants doivent se connecter à http://www.newi9.com, entrer le code d’employeur 14022 et remplir la partie I de leur I-9. Ensuite, l’étudiant devra voir un vérificateur I-9 et fournir des documents d’identification pour terminer le processus (le vérificateur I-9 est indiqué dans le courriel de bienvenue que l’étudiant reçoit le premier jour de travail).

Si vous travaillerez pour le Collège et non chez un employeur hors site, vous devrez également suivre les formations suivantes :

  • Sécurité des données
  • FERPA
  • Éthique
  • Harcèlement sexuel

Les formations sur la sécurité des données, la FERPA et l’éthique se trouvent sur UltiPro. Bien que les postes de Federal Work Study soient conçus pour être flexibles, les postes FWS sont également assortis de responsabilités. Tous les étudiants de l’étude de travail fédéral sont censés suivre les directives ci-dessous. Un manquement continu à ces responsabilités peut entraîner le licenciement de l’étudiant Federal Work Study.

Responsabilités de l’étudiant fédéral Work Study

Responsabilités professionnelles

  • Soyez à l’heure pour tous les quarts de travail prévus.
  • Agissez de manière professionnelle et maintenez la confidentialité des documents.
  • Apprenez les tâches, complétez tous les devoirs à temps et exécutez toutes les tâches au mieux de vos capacités.
  • N’entrecoupez jamais le travail et le temps d’étude. Un étudiant ne peut pas travailler lorsqu’il a cours et l’étudiant ne doit pas étudier lorsqu’il est au travail.
  • Les étudiants ne doivent jamais oublier de prévenir à l’avance les superviseurs s’ils seront absents ou en retard au travail.

Responsabilités relatives aux feuilles de temps

  • Saisir et soumettre les feuilles de temps dans UltiPro sur une base hebdomadaire (voir Saisie du temps dans UltiPro).
  • Travailler dans les limites des heures qui vous sont allouées par semaine (voir Gestion des bourses).
  • Les étudiants doivent toujours refléter une pause de 30 minutes sur les feuilles de temps lorsqu’ils travaillent pendant plus de six heures consécutives (voir Pauses obligatoires).
  • Les heures dans UltiPro ne doivent jamais entrer en conflit avec les classes de l’emploi du temps d’un étudiant (voir Conflits de classes).

Autres responsabilités

  • Un étudiant doit faire le suivi de sa bourse fédérale de travail-étude. Un étudiant ne doit pas gagner plus que ce qui lui a été attribué pour le semestre (voir Gestion des bourses).
  • Un étudiant doit tenir son superviseur informé de son aide financière, de son inscription et de son statut d’assistant résident en ce qui concerne le programme FWS (voir Politique FWS et assistants résidents).
  • Ne pas simplement arrêter de travailler. Par courtoisie commune et professionnelle, un étudiant devrait fournir à son superviseur un préavis d’au moins deux semaines avant de quitter son poste.

Information sur le programme fédéral de travail-étude pour les superviseurs

Obtenir un étudiant du programme fédéral de travail-étude

Étape 1 : demander l’approbation du COO pour le poste

Les départements de chaque emplacement reçoivent un nombre spécifique de placements du programme fédéral de travail-étude au début de chaque année d’aide (juillet). Ces postes ont déjà été pré-approuvés et n’ont donc pas besoin d’être approuvés par le COO.

Lorsqu’un étudiant quitte un poste, le département conserve son poste approuvé et peut embaucher un étudiant de remplacement sans demander d’approbation.

Tous les postes qui ne relèvent pas des circonstances mentionnées précédemment devront être approuvés par le COO.

Étape 2 : Informer le département fédéral Work Study de l’ouverture de poste

Les superviseurs ayant des postes approuvés doivent envoyer un formulaire de description de poste rempli au département fédéral Work Study à l’adresse [email protected] afin que leurs postes soient affichés sur le tableau des emplois.

Étape 3 : Examiner les candidats

Les demandes sont reçues et évaluées pour l’admissibilité au FWS par le département fédéral Work Study sur une base quotidienne. Les demandes admissibles au Federal Work Study sont envoyées aux superviseurs pour examen. Les superviseurs doivent vérifier régulièrement leurs pages de recrutement UltiPro pour filtrer les candidatures. Le superviseur sera chargé d’organiser des entretiens avec les candidats.

Étape 4 : Prendre une décision d’embauche

Après avoir embauché un étudiant, le superviseur doit informer le département fédéral Work Study à l’adresse [email protected] qu’un candidat a été sélectionné pour son poste. L’étudiant recevra un courriel du département des ressources humaines, qui lancera le processus d’embauche. Une fois que le département des ressources humaines confirme que les documents ont été remplis, le département FWS envoie à l’étudiant et au superviseur un accusé de réception. L’étudiant ne peut commencer à travailler qu’à partir de la date de début figurant sur la lettre d’accusé de réception.

Étape 5 : remplir les exigences post-embauche

Le premier jour de travail, les étudiants doivent remplir un formulaire I-9. Il s’agit d’un processus en deux étapes. Tout d’abord, les étudiants doivent se connecter à http://www.newi9.com, entrer le code d’employeur 14022, et remplir la partie I de leur I-9. Ensuite, l’étudiant devra voir un vérificateur I-9 et fournir des documents d’identification pour terminer le processus (voir la liste des vérificateurs I-9).

Si l’étudiant travaillera pour le Collège et non chez un employeur hors site, il devra également suivre les formations suivantes :

  • Sécurité des données
  • FERPA
  • Éthique
  • Harcèlement sexuel

Les formations sur la sécurité des données, la FERPA et l’éthique se trouvent sur UltiPro.

Responsabilités en tant que superviseur fédéral d’un programme travail-études

Le rôle du superviseur est vital pour le succès de tout programme travail-études et, pour être efficace, le superviseur doit effectuer un large éventail d’activités. Tous les superviseurs sont responsables du développement de l’environnement de travail, y compris de la formation, de la motivation, de la communication, de l’orientation, de l’évaluation et des relations avec les étudiants qu’ils emploient. La principale responsabilité d’un superviseur est de fournir aux étudiants employés une orientation, une formation et un soutien adéquats.

Le superviseur devrait être la personne qui a le contact quotidien le plus direct avec l’étudiant employé. Les superviseurs ne devraient confier que des tâches liées au fonctionnement des programmes universitaires, à l’entretien des installations ou au soutien de l’établissement en général. Tous les superviseurs des employés étudiants ont les tâches spécifiques suivantes :

Responsabilités envers l’étudiant

  • Travailler avec les employés étudiants pour établir des horaires de travail réguliers. Avoir des horaires de travail réguliers facilitera le respect de certains règlements relatifs aux feuilles de temps FWS.
  • S’assurer que les quarts de travail prévus n’entrent pas en conflit avec l’horaire des cours de l’étudiant.
  • Fournir aux étudiants employés des instructions claires concernant les politiques du département et de l’établissement.
  • Donner la priorité aux progrès scolaires des étudiants en permettant une certaine souplesse dans l’établissement des horaires pendant les périodes d’examen.
  • Fournir une formation et une supervision adéquates à chaque étudiant employé.

Responsabilités relatives aux feuilles de temps

  • Vérifier l’exactitude des heures de chaque employé étudiant avant de les approuver sur une base hebdomadaire.
  • S’assurer qu’une pause de 30 minutes est prise et est reflétée sur la feuille de temps lorsque l’étudiant travaille pendant plus de six heures consécutives (voir Pauses requises).
  • Vérifier que les heures saisies dans UltiPro n’entrent pas en conflit avec l’horaire des cours de l’étudiant (voir Conflits de cours).

Autres responsabilités

  • S’assurer que l’étudiant ne gagne pas plus que sa bourse FWS pour le semestre (voir Gestion des bourses).
  • Soyez au courant de l’aide financière, de l’inscription et du statut d’assistant résident de chaque étudiant en ce qui concerne le programme FWS (voir Politique FWS et assistants résidents). Tout changement doit être communiqué à la division FWS.
  • Suivre les procédures de résiliation appropriées.

Information sur le programme fédéral Work Study pour les employeurs hors site

Berkeley College offre aux institutions à but non lucratif la possibilité d’embaucher gratuitement des étudiants de Berkeley par le biais du programme fédéral Work Study. En général, les étudiants FWS pourront travailler entre jusqu’à 20 heures par semaine. En retour, l’institution à but non lucratif doit désigner un superviseur qui gérera l’étudiant et suivra les politiques et procédures institutionnelles FWS du Berkeley College, comme la saisie des feuilles de temps dans UltiPro et le maintien de l’intégrité des feuilles de temps.

Obtenir un étudiant fédéral Work Study

Étape 1 : Remplir les formulaires de demande de Federal Work Study

Les organisations intéressées à embaucher des étudiants fédéraux Work Study doivent demander à participer au programme. Au total, trois documents devront être soumis :

  • Demande de services FWS
  • Accord hors site
  • Formulaire de description de poste
  • Preuve du statut à but non lucratif de l’organisation

Ces documents doivent être transmis au département fédéral Work Study à : [email protected]

Étape 2 : Examen des demandes Une fois que la demande d’une institution à but non lucratif a été approuvée, le département des services de carrière enverra les demandes des étudiants à l’institution pour examen. L’établissement à but non lucratif doit informer le représentant des services d’orientation professionnelle des étudiants qu’il souhaite interviewer.

Étape 3 : Interviewer les étudiants

Étape 4 : Prendre la décision d’embauche L’établissement à but non lucratif doit immédiatement informer un représentant des services de carrière après avoir sélectionné un candidat pour l’embauche.

Étape 5 : Remplir les exigences après l’embauche Le premier jour de travail, les étudiants doivent remplir un formulaire I-9. Il s’agit d’un processus en deux étapes. D’abord, les étudiants doivent se connecter à http://www.newi9.com, entrer le code d’employeur 14022 et remplir la partie I de leur I-9. Ensuite, l’étudiant devra voir un vérificateur I-9 et fournir des documents d’identification pour terminer le processus (voir la liste des vérificateurs I-9).

Une fois qu’un étudiant a été placé avec succès, le superviseur assigné à l’organisation hors site devra se conformer aux politiques FWS. Pour plus d’informations, veuillez consulter le document Federal Work Study Information for Supervisors.

Federal Work Study Policies

Les étudiants doivent envoyer un courriel à [email protected] avec leur nom et leur numéro d’identification d’étudiant afin de déterminer leur admissibilité. Un membre du département fédéral Work Study répondra dans les deux jours.

Pour être admissible à une bourse fédérale Work Study dans un semestre particulier, un étudiant doit :

  • être inscrit au moins à mi-temps en tant qu’étudiant inscrit dans un programme d’études admissible
  • démontrer un besoin non satisfait suffisant tel que calculé par les formules d’analyse des besoins fédéraux
  • maintenir des niveaux de progrès académiques satisfaisants

Inscription à mi-temps

L’inscription à mi-temps est définie comme prenant six crédits ou plus dans un semestre donné. Comme la plupart des cours de Berkeley comportent trois crédits, l’exigence de six crédits équivaut à deux cours.

Besoin non satisfait
Le besoin non satisfait est défini comme le coût des études (COA), moins la contribution familiale attendue (EFC), moins toutes les autres ressources, qui consiste généralement en l’aide financière totale reçue par l’étudiant de toutes les sources. Le COA est le montant total des dépenses moyennes qu’un étudiant est censé encourir en fréquentant le collège. L’EFC est le montant que l’étudiant est censé payer de sa poche en fonction des données du FAFSA de l’étudiant et de la méthodologie fédérale. Lorsque le (COA) moins (EFC) moins (toutes les autres ressources) est supérieur à zéro, l’étudiant est considéré comme ayant un besoin non satisfait.

Niveaux de progrès académiques satisfaisants
Les étudiants qui sont inscrits à Berkeley sont considérés comme ayant rempli l’exigence de niveau de progrès académique satisfaisant. Cependant, les étudiants qui sont en probation peuvent être jugés inéligibles. Cette décision est à la seule discrétion du collège.

Bourses et taux de rémunération de la FWS

Tableau des taux de rémunération

Niveau

Crédits

Sur place (à l’exclusion de l’ASC).Site (hors ASC)

ASC/Off-Site

Niveau I/II

$15.00/heure

$17,00/heure

Niveau III/IV

61 et plus

$16,00/heure

$18.00/heure

Hors site 19,00 $ de l’heure

M.B.A. 15 $.00 de l’heure

Les bourses et les taux de rémunération sont basés sur les crédits réussis au semestre d’emploi, plus les crédits transférés. Les crédits en cours ne seront pas pris en compte.

Lorsqu’un étudiant a des besoins limités, la bourse accordée peut être inférieure à celle du tableau ci-dessus. Par conséquent, l’étudiant peut avoir à travailler moins d’heures par semaine. Par exemple, un étudiant dont les besoins non satisfaits ne sont que de 1 500 $ ne recevra pas 2 000 $ de FWS, mais plutôt 1 500 $.

Toute bourse Federal Work Study non utilisée peut être reportée et gagnée au cours des semestres suivants. Cependant, les bourses futures ne doivent pas être gagnées dans un semestre en cours sans l’approbation exceptionnelle du coordinateur fédéral Work Study.

La lettre d’accusé de réception

Après avoir complété et traité avec succès les documents requis pour l’emploi en tant qu’étudiant fédéral Work Study, le coordinateur FWS enverra une lettre d’accusé de réception. La lettre indiquera la date de début de l’étudiant, le taux de rémunération horaire, le montant total de la bourse et d’autres informations pertinentes au moment de sa rédaction.

Les lettres d’accusé de réception peuvent être révisées à tout moment pendant le semestre s’il y a un changement dans la bourse FWS de l’étudiant, le taux de rémunération ou la date de début.

Assistants résidents

Bien que le fait de travailler en tant qu’assistant résident ne disqualifie pas un étudiant du programme fédéral Work Study, il existe des limitations spéciales pour les assistants résidents travaillant simultanément dans des postes FWS. Les assistants résidents ne sont autorisés à travailler à un poste FWS que si :

  • L’étudiant démontre un besoin non comblé suffisant tel que calculé par les formules d’analyse des besoins fédéraux avec le crédit d’assistant résident pris en considération
  • L’étudiant est prêt à travailler seulement 10 heures par semaine
  • Le superviseur du RA/FWS reconnaît que l’étudiant employé est limité dans sa disponibilité à travailler en fonction de ce qui précède

En résumé, la recommandation du Collège est que les RA ne devraient pas travailler dans le programme FWS. Cependant, si l’étudiant RA et le superviseur veulent poursuivre le programme FWS malgré ses limitations sur les RA, le Collège ne l’interdira pas.

Gestion de l’attribution

Les étudiants et les superviseurs sont responsables de la gestion du montant de l’étude fédérale du travail attribué par semestre. Le nombre d’heures par semaine figurant sur la lettre d’accusé de réception servira de ligne directrice. Le respect de ces heures répartira uniformément le temps que les étudiants peuvent gagner leur bourse.

Cependant, les heures par semaine peuvent être manipulées dans la mesure où un étudiant peut dépasser le nombre d’heures recommandé une semaine mais travailler moins que les heures recommandées la semaine suivante pour compenser.

Politiques de temps

Maximum d’heures par semaine
Il est recommandé aux étudiants de ne travailler que le nombre d’heures par semaine indiqué sur leur lettre d’accusé de réception. Les étudiants et les superviseurs ont droit à une certaine flexibilité dans leurs heures hebdomadaires.

Par exemple, si un étudiant manque deux heures une semaine, il peut travailler les heures manquées la semaine suivante, même si cela dépasse ses heures hebdomadaires régulières selon sa lettre de reconnaissance. Cependant, en aucun cas un étudiant ne peut travailler plus de 35 heures dans une semaine donnée.

Pauses obligatoires
Les étudiants qui travaillent entre quatre et six heures consécutives ont droit à une pause payée de 15 minutes. Cette pause n’a pas besoin d’être reflétée sur leur feuille de temps. Les étudiants qui travaillent plus de six heures consécutives doivent prendre une pause non rémunérée de 30 minutes. Cela doit être clairement reflété sur leur feuille de temps en créant une tranche de temps supplémentaire (par exemple, 9h00-12h00 puis 12h30-16h00).

Conflits de cours
Les heures de l’étudiant ne doivent pas entrer en conflit avec son horaire de cours. Les étudiants ne peuvent pas travailler lorsqu’ils ont des cours prévus. Lorsqu’un cours est annulé, l’étudiant peut travailler pendant la période où le cours aurait eu lieu. L’étudiant ou le superviseur doit informer le département FWS lorsque cela se produit.

Semaines de pause
Les étudiants fédéraux Work Study ne sont généralement pas budgétisés pour les semaines de pause. Les étudiants et les superviseurs doivent toujours supposer que les étudiants n’ont pas le droit de travailler pendant les semaines de pause.

Une semaine avant la semaine de pause, le département fédéral Work Study vérifie les salaires déjà gagnés et projette le montant de la bourse que l’étudiant aura laissé de son paquet. Les étudiants ayant une projection de bourse restante deviendront éligibles pour travailler pendant la semaine de pause. Un courriel sera envoyé à la fois à l’étudiant et au superviseur pour les informer du nombre d’heures qu’ils sont admissibles à travailler.

Les étudiants qui ne seront pas présents au prochain trimestre ne seront pas admissibles à travailler pendant la semaine de relâche (retraits, diplômés, congés, etc.).

Politiques relatives aux feuilles de temps et aux paiements
Tous les étudiants du programme fédéral de travail-étude doivent soumettre leurs heures dans UltiPro sur une base hebdomadaire. Les feuilles de temps sont dues chaque lundi pour la semaine précédente. Les superviseurs doivent approuver les feuilles de temps soumises chaque mercredi.

Le non-respect des échéances des feuilles de temps peut retarder la rémunération de l’étudiant. En outre, les feuilles de temps en retard peuvent être imputées au budget à temps partiel du département. Le non-respect continu des délais est considéré comme une non-conformité et peut entraîner des sanctions selon la fréquence et la gravité.

Les étudiants de la FWS sont payés le 15 et à la fin du mois par dépôt direct ou par la carte de service du réseau monétaire. La carte de paiement est envoyée à l’étudiant par courrier avant son premier chèque de paie.

Les étudiants peuvent avoir accès à leurs fonds plus rapidement en s’inscrivant au programme de dépôt direct. Une fois inscrits, les fonds sont directement déposés sur le compte bancaire choisi par l’étudiant. Les étudiants peuvent s’inscrire au dépôt direct par le biais d’UltiPro.

Changements et résiliation
Les changements de poste de l’étudiant, tels que les changements de superviseur ou le transfert vers un autre département, doivent être communiqués au département FWS.

Si un étudiant n’est pas fiable ou ne s’acquitte pas de ses tâches assignées de manière responsable, il peut être nécessaire de mettre fin à son emploi. Un étudiant doit être traité de manière équitable et courtoise, comme tout autre employé. Lorsqu’un étudiant est licencié, le département fédéral Work Study doit en être informé dès que possible.