936 Paiements

936.1 Limitations des paiements

936.11 Paiements annuels totaux

Les paiements totaux pour un employé au cours d’une année d’allocation ne peuvent dépasser l’allocation maximale prescrite, sauf dans les cas indiqués en 935.25.

936.12 Fonds insuffisants pour les réclamations

Le paiement n’est pas effectué pour un achat effectué en excès de l’allocation annuelle d’un employé. Les employés doivent être particulièrement attentifs à ce que la marchandise ne soit pas facturée avant leur date anniversaire si l’allocation de l’année en cours a été épuisée.

936.13 Dépenses connexes

Le paiement n’est ni réclamé ni effectué pour les dépenses liées à l’achat d’articles d’uniforme d’occasion ni pour le nettoyage, les réparations ou les modifications (sauf les modifications effectuées au moment de l’achat dans le seul but d’assurer un ajustement adéquat).

936.14 Articles non spécifiés

Toutes les branches de service ont des spécifications détaillées spécifiques pour le style et la couleur de leurs uniformes particuliers. Des spécifications détaillées et des styles sont prescrits pour les articles de vêtements uniformes masculins et féminins dans chaque catégorie d’emploi spécifique. Le paiement n’est ni réclamé ni effectué pour tout article de vêtement qui n’est pas conforme aux spécifications et styles détaillés masculins ou féminins pour la catégorie d’emploi de l’employé.

936.15 Achats dépassant les allocations

Chaque employé est personnellement responsable envers le vendeur autorisé sous licence pour tous les achats dépassant son allocation d’uniforme. Dans les cas où les employés achètent un montant supérieur à leur allocation complète ou au solde de l’allocation existante, la facture complète du fournisseur autorisé est traitée quel que soit le montant (même si les dossiers indiquent un solde nul dans l’allocation de l’employé). Le SAC de Saint-Louis ne paie que le maximum restant dans le compte de l’employé et informe le fournisseur de la raison pour laquelle le reste n’a pas été payé.

936.2 Paiement pour l’achat d’un uniforme après la séparation de l’employé

Le paiement au vendeur n’est pas autorisé si les conditions suivantes existent :

1. L’employé se sépare du programme d’uniformes pour quelque raison que ce soit, y compris la retraite, dans les 30 jours suivant l’achat d’articles de vêtements d’uniforme qui ne sont pas reconnaissables comme des articles d’uniforme distinctifs à moins d’être portés avec les vêtements extérieurs de base de l’uniforme. Dans ce cas, il faut en informer l’employé et le fournisseur concerné. Renvoyez la facture au vendeur (voir 936.32). Les articles non distinctifs comprennent les chaussures, les gants, les caoutchoucs, les galoches, les surbottes, les tuyaux, les masques faciaux, les casques de pith et les ceintures.
2. Lorsqu’il existe des preuves qu’avant de faire l’achat, l’employé a indiqué son intention de se séparer du programme d’uniformes pour quelque raison que ce soit, y compris la retraite, le départ involontaire ou la soumission à une affectation ne nécessitant pas la même catégorie d’uniformes, ne traitez pas la facture pour paiement. Après avoir placé une copie de la facture dans le dossier d’uniforme de l’employé avec les remarques appropriées, renvoyer la facture au vendeur en l’informant de la raison pour laquelle elle ne sera pas honorée.

936.3 Approbation par le chef d’installation

936.31 Inspection des achats

Le chef d’installation peut exiger que l’employé présente les achats d’uniformes pour inspection dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de l’article d’uniforme. Un employé qui n’est pas en mesure de se conformer à cette exigence parce qu’il est en congé approuvé peut présenter les articles achetés pour inspection dès son retour à un statut de travail. Tous les articles doivent contenir l’étiquette du certificat délivré par le bureau de contrôle de la qualité des services postaux, sauf dans les cas mentionnés à l’article 936.32. La discrétion est exercée pour permettre l’achat de quantités excessives d’articles uniques, tels que des chaussures, des gants, des chaussettes et d’autres articles de type civil.

936.32 Achats non conformes aux règlements

Si la totalité ou une partie de la marchandise présentée en 936.31 est inacceptable parce qu’elle n’est pas conforme aux règlements postaux en vigueur, les employés responsables de l’examen des factures des fournisseurs (voir 936.53) retournent la facture au fournisseur en indiquant pourquoi elle était inacceptable. L’employé conserve mais ne porte pas la marchandise inacceptable et attend les instructions du vendeur.

936.33 Refus de paiement

Le bureau comptable de district peut refuser le paiement d’articles dont le prix est excessif, d’articles non nécessaires aux conditions climatiques locales et de quantités excessives d’articles de type civil.

936.34 Responsabilité de l’employé pour les excédents

Le chef d’installation avertit tous les employés que les achats d’uniformes dépassant leurs allocations actuelles sont la responsabilité personnelle des employés.

936.35 Notification de la responsabilité

Bien qu’il ne soit pas responsable des achats effectués en sus de l’allocation d’uniforme d’un employé, le service postal avise par écrit les employés de leur responsabilité d’effectuer le paiement lorsqu’ils sont avisés des impayés.

936.4 Employés en cessation d’emploi

936.41 Conditions de non-paiement

Les factures datées avant la date de cessation d’emploi d’un employé et soumises pour paiement sont traitées pour paiement. Toutefois, elles ne sont pas payées dans l’une des conditions suivantes :

1. Lorsque des achats d’articles d’uniforme non reconnaissables comme des articles d’uniforme distinctifs ont été effectués dans les 30 jours précédant la séparation (voir 936.2a).
2. Lorsqu’il existe des preuves qu’avant de faire l’achat, l’employé a indiqué son intention de se séparer pour une raison quelconque, y compris la retraite (voir 936.2b).

936.42 Ajout au formulaire 337

Les maîtres de poste et les chefs d’installation ajoutent « Factures d’allocations d’uniformes soumises » sur le formulaire PS 337, Fiche d’habilitation pour employé séparé, comme élément écrit.

936.43 Présentation des factures par l’employé

Lorsqu’un employé qui quitte le service postal passe à la caisse, le maître de poste, ou un autre employé désigné, demande à l’employé qui se sépare si des achats d’uniformes ont été effectués au cours des 30 derniers jours. Si la réponse est négative, remplir la rubrique de la même manière que les autres rubriques de la feuille de départ. Si la réponse est affirmative, communiquer avec le bureau de comptabilité du district et en aviser l’employé.

936.5 Paiement aux vendeurs autorisés

936.51 Paiement direct

Le paiement est effectué directement aux vendeurs autorisés.

936.52 Remboursement des employés

Les employés ne sont pas remboursés pour l’achat d’uniformes, sauf pour les casquettes (voir 932.21) et selon les dispositions des articles 936.6 et 938.4.

936.53 Examen de la facture

Le bureau du programme d’uniformes peut demander aux vendeurs d’uniformes de fournir des documents pour s’assurer que les achats sont raisonnables dans toutes les circonstances et qu’ils sont conformes aux règlements postaux.

936.54 Preuve d’achat

Le vendeur doit conserver des registres de vente détaillés des transactions individuelles qui comprennent le nom de l’employé, la date d’achat et une description des articles de la transaction – y compris la taille, la couleur et le prix unitaire. Ces registres doivent être conservés à des fins d’audit pendant au moins 3 ans après la date d’achat.

936.6 Procédures d’achat pour le programme des infirmières et infirmiers

936.61 Admissibilité

Les infirmières et infirmiers à temps plein et à temps partiel qui ont terminé leur période de probation reçoivent une carte de remboursement d’uniforme après la date anniversaire de leur uniforme. Les infirmiers à temps partiel qui n’ont pas travaillé au moins 1 560 heures au cours de la période de 12 mois précédant immédiatement leur date anniversaire n’ont pas droit au remboursement de l’uniforme.

936.62 Procédures

936.621 Norme

Les infirmiers peuvent acheter des uniformes auprès de vendeurs d’uniformes agréés par le service postal. Le paiement au vendeur est effectué de la même manière que pour les autres employés ayant droit à des allocations pour uniformes.

936.622 Facultatif

Les infirmières qui ont des difficultés à trouver un vendeur d’uniformes agréé par le service postal qui fournit des uniformes d’infirmières peuvent acheter leurs uniformes auprès de toute source de bonne foi de la manière suivante :

1. Les infirmières doivent présenter des factures détaillées au responsable des ressources humaines du district pour examen afin de s’assurer que les articles sont autorisés à être remboursés conformément à l’article 26 de l’accord national. Les factures doivent comprendre les informations suivantes :
1. Nom de l’employé.
2. Nom de l’entreprise auprès de laquelle l’achat a été effectué.
3. Date de l’achat.
4. Numéro d’identification de l’employé.
5. Description détaillée des articles achetés, y compris la taille et la couleur.
6. Une déclaration de l’employé certifiant que les articles énumérés ont été effectivement achetés, et une explication de la raison pour laquelle cet achat n’a pas pu être effectué auprès d’un vendeur d’uniformes agréé.
2. Le responsable des ressources humaines du district doit soumettre la facture détaillée de l’infirmière approuvée aux services comptables de Saint-Louis pour traitement. Le montant de l’achat approuvé sera déduit de l’allocation disponible de l’employé.