La surcharge de travail est un problème courant dans de nombreux lieux de travail. Il ne s’agit pas nécessairement de travailler de longues heures. La surcharge de travail peut aussi signifier avoir trop d’éléments dans votre liste de tâches, que vous ne terminez tout simplement jamais.

J’ai occupé des rôles où je travaillais de très longues heures pendant de longues périodes pour tout terminer. J’ai également géré des équipes où il se passait tellement de choses qu’il n’était pas possible de tout terminer. Dans ce cas, nous devions simplement choisir ce qui n’allait pas être fait.

Alors, comment savoir si la surcharge de travail est un problème pour vous et votre équipe ? Si vous recherchez les bons signes, ce n’est généralement pas difficile à dire.

Signes courants de surcharge de travail

Les gens ratent constamment les échéances.

Si vous êtes dans une situation où les échéances sont souvent ratées, vous avez peut-être une équipe qui est surchargée de travail. Habituellement, cela indique que vous n’avez pas la capacité dans l’équipe pour faire le travail, donc vous ne pouvez pas respecter toutes les échéances.

Les échéances peuvent être un facteur clé de motivation pour les membres de l’équipe, mais l’inverse est vrai aussi. Si vous ne les respectez pas, elles peuvent être extrêmement démotivantes ! Au bout d’un certain temps, votre équipe peut développer un sentiment d’impuissance où elle a l’impression qu’il ne sert à rien d’essayer, car elle pense qu’elle ne réussira jamais.

En savoir plus : Thoughtful Leader Podcast #86 : Vous voulez améliorer les performances de votre équipe ? Fixez de bonnes échéances.

Une équipe surchargée de travail fera des erreurs.

Dans les situations de surcharge de travail, des erreurs sont commises. Les gens ratent des choses, parce qu’ils prennent des raccourcis. Personne ne se concentre trop sur chaque tâche parce qu’ils sont occupés à s’inquiéter de la prochaine.

Après un certain temps, cela peut avoir votre équipe plus concentrée sur le fait de cocher la tâche sur la liste, plutôt que de s’assurer qu’elle est bien faite.

Si vous dirigez une équipe qui fait constamment des erreurs, cela finira par vous faire paraître mauvais, aussi.

Les membres de l’équipe commencent à devenir « frazzled » ou cessent de s’en soucier.

Parfois, la partie la plus dangereuse de la surcharge de travail est lorsque les gens commencent à être dépassés et « frazzled ».

Cela est généralement dû au fait qu’il y a de nombreuses priorités concurrentes et que les gens ne savent pas vraiment sur quoi se concentrer. Cela se produit également parce que les gens se sentent contrariés parce qu’ils laissent tomber les autres.

Les membres de l’équipe peuvent également abandonner et ne plus s’en soucier. Ils ont l’impression qu’ils ne peuvent pas réussir, alors pourquoi se donner la peine d’essayer ?

Prenez note des personnes qui se plaignent, qui ont l’air stressées, qui sont frustrées ou dépassées. Ce sont des signes révélateurs d’une surcharge de travail.

En savoir plus : Votre équipe est-elle en difficulté ? Comprendre le stress au travail pour mieux diriger.

Comment éviter la surcharge de travail dans votre équipe

Les signes sont relativement faciles à repérer. Mais que pouvons-nous faire à leur sujet ? Il est facile de ne rien faire et d’attendre le week-end, mais devinez quoi ? Ce sera toujours un problème le lundi.

Au lieu de cela, examinons quelques façons de gérer la surcharge de travail.

1. Évitez la surcharge de travail en trouvant la source du problème.

L’un des plus grands défis de la surcharge de travail est qu’elle est difficile à mesurer.

Combien de travail peut supporter Brett, l’agent de maintenance ? C’est difficile à dire, car chacun a des limites et des capacités différentes.

De nombreux dirigeants ont du mal à dénoncer la surcharge de travail, car ils ont l’impression qu’on leur reprochera d’être  » mous  » ou de sauter sur des ombres. C’est pourquoi vous devez comprendre le problème correctement.

Dans les domaines les plus préoccupants, commencez à cartographier tout le travail dans lequel les gens sont impliqués ainsi que les délais. Vous verrez rapidement si vous avez un problème parce que certaines personnes auront de nombreuses priorités à côté de leur nom qui sont dues dans un court laps de temps.

Ce n’est qu’une fois que vous aurez compris et articulé le problème correctement que vous pourrez réellement aider quelqu’un.

Commencez à dire « non ».

L’une des compétences critiques de leadership que beaucoup de gens négligent est de savoir comment repousser et dire « non ». Le vrai problème est que beaucoup de gens pensent que dire « Non » n’est pas une option. Rappelez-vous que repousser est presque toujours une option, et vous devriez le rappeler à votre équipe également.

Vous ne voulez pas vous entourer de personnes qui disent toujours Oui. Ils promettent trop et ne livrent pas assez, et finissent par s’épuiser. Vous voulez des gens qui repoussent quand vous êtes déraisonnable, et vous devez faire cela à votre patron aussi.

J’ai eu une fois un client de coaching qui était submergé par trop de travail. Je lui ai demandé s’il avait parlé à son manager de sa charge de travail. Il n’y avait même pas pensé.

Votre manager ne pourra pas vous aider s’il ne sait pas comment vous vous sentez et comment vous faites face. Il est peut-être temps d’avoir une conversation sur la quantité de travail que vous avez dans votre assiette.

En savoir plus : Comment les leaders peuvent repousser et dire  » non  » pour améliorer leur carrière.

Donnez à votre équipe la permission d’arrêter de faire les choses.

Lorsque vous êtes dans une situation de surcharge de travail, vous devez protéger le bien-être des personnes qui vous entourent. Une façon de le faire est de leur donner la permission d’arrêter certaines tâches s’ils sont trop occupés.

C’est une question de priorités. Rappelez-vous que si tout est important, alors rien n’est important !

Identifiez certaines des tâches les moins importantes que votre équipe effectue. Donnez à votre équipe la permission de les laisser filer ou de les annuler pendant un mois. Cela donne à votre équipe un espace pour respirer et ils ne se sentiront pas si mal, parce que vous avez dit que c’était OK.

En savoir plus : Podcast Thoughtful Leader #80 : Que faire quand vous avez trop de priorités.

Créer une culture de communication ouverte.

La dernière façon d’éviter la surcharge de travail dans votre équipe est de comprendre sur quoi tout le monde travaille et de garder les lignes de communication ouvertes. Soyez disponible lorsque les gens ont besoin de parler. Essayez de donner à votre équipe toutes les possibilités de soulever des problèmes, si nécessaire.

Veillez à suivre le travail en utilisant une sorte de système, même s’il s’agit d’une simple feuille de calcul ou même d’un bloc-notes et de papier. Vous devez avoir une visibilité sur le travail, afin de pouvoir commencer à voir les problèmes avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

Même lorsque tout le monde est occupé, vous devez prendre le temps de rester en contact avec votre équipe. Cela peut juste vous aider à éviter une malheureuse situation de burnout. Cliquez sur le lien ci-dessous pour apprendre comment créer une communication ouverte dans votre équipe.

En savoir plus : 6 façons puissantes de créer une communication ouverte dans votre équipe.

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Je sais ce que c’est que de lutter avec votre charge de travail et de vous sentir épuisé. Ce n’est pas un bon sentiment !

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La surcharge de travail n’est jamais amusante, et vous voulez l’éviter dans votre équipe. Même si cela semble être une bonne idée de pousser votre équipe à tout faire, il y a des coûts à faire ainsi.

Il ne sert à rien de compléter des quantités incroyables de travail, si tout le monde est épuisé et malheureux à la ligne d’arrivée.