Este artículo explica la Reunión del Ayuntamiento de forma práctica. Después de leerlo, entenderá los fundamentos de esta útil herramienta de comunicación.

¿Qué es una reunión del ayuntamiento?

Las reuniones del ayuntamiento derivan su nombre de los ayuntamientos. Los ayuntamientos existen para servir a todos, desde los ciudadanos hasta los funcionarios. En eso consiste también la reunión del Ayuntamiento. Se trata de una reunión dirigida a todos los miembros de la organización, en la que la dirección informa sobre cuestiones políticas y los empleados tienen la oportunidad de responder, hacer preguntas y debatir con los directivos.

Transparencia total

Muchos empleados creen que los directivos no dedican suficiente tiempo a explicar las políticas organizativas y los planes y objetivos que las acompañan. Lo perciben como una falta de transparencia. Sin embargo, esta transparencia es importante para garantizar el buen funcionamiento de la empresa. Una reunión del Ayuntamiento puede ayudar a ello. La mejora de la transparencia influirá en la innovación y el compromiso de los empleados. A través de los Town Hall Business Meetings, surge la oportunidad de debatir entre los empleados y los directivos. En otras palabras, hace que el liderazgo sea más accesible. Estas reuniones pueden ofrecerse trimestralmente. Al mismo tiempo, también son una buena forma de entablar un debate y buscar una transparencia total en un entorno menos formal. Se puede discutir una amplia gama de temas; cifras trimestrales, hitos que se han logrado, nuevos planes, temas que merecen atención adicional o competencia inminente. Estos son sólo algunos ejemplos.

Lugar

Las reuniones del ayuntamiento pueden celebrarse internamente en la empresa. Por ejemplo, en el comedor de la empresa. También es posible organizar estas reuniones externamente reservando una sala de conferencias (grande). También existe la posibilidad de comunicarse con varias sucursales simultáneamente mediante vídeo, streaming u otros sistemas de comunicación. Así, incluso los empleados que se encuentran en una zona horaria diferente pueden participar y responder. Además, también se puede utilizar una presentación de PowerPoint, que muestre claramente los puntos del orden del día y deje clara la estructura de la reunión.

Una buena reunión del ayuntamiento debe estar dirigida preferentemente por un moderador; se trata de un líder del debate que hace una breve introducción, formula preguntas y da a los participantes (empleados en este caso) la oportunidad de responder. Su tarea es implicar al público en el debate y guiar la reunión en la dirección correcta. Puede ser el gerente o una persona contratada externamente. Es tarea del moderador hacer un breve resumen de lo que se ha dicho, para que todo el mundo entienda el tema en cuestión.

Compromiso

El objetivo de una Town Hall Meeting es más que la simple presentación de información de la empresa. Se trata sobre todo de fomentar el diálogo entre directivos y empleados, para que todos se sientan vinculados a la organización. Da a los empleados la oportunidad de hacer oír su voz y formar parte de la empresa.

Para involucrar a todos los empleados, se recomienda organizar una sesión especial de preguntas y respuestas. Por ejemplo, esto puede hacerse utilizando el llamado método Round Robin; una variante de la forma clásica de lluvia de ideas. Todo el mundo tiene la oportunidad de contribuir, y todas las ideas son igualmente importantes. Previamente, se da a cada participante la oportunidad de aportar su punto de vista sobre el problema o el tema en cuestión. Todos escriben sus propuestas y posibles preguntas en un papel. Esto da a todos la oportunidad de dar rienda suelta a sus pensamientos y evita que nadie se vea directamente influenciado por las ideas de los demás. Permite que todos los empleados reciban toda la atención de los directivos y que haya tiempo suficiente para hacer preguntas e incluir preguntas de seguimiento. Las preguntas se discuten posteriormente durante la propia reunión.

4 pasos

Una reunión municipal puede estructurarse de diferentes maneras. El plan paso a paso que se muestra a continuación suele funcionar bien. Una reunión estructurada garantiza que todos se sientan escuchados y participen activamente, siendo el objetivo principal la comunicación abierta.

Paso 1: abrir el diálogo

Anunciando la Reunión del Ayuntamiento con suficiente antelación, todos los empleados se darán cuenta de ella. Esta es precisamente la intención. Al fin y al cabo, la reunión es más eficaz si participa el mayor número posible de empleados. El anuncio puede hacerse de varias maneras, incluso a través de la Intranet. Se recomienda mencionar que la presencia y los comentarios de los empleados son más que bienvenidos para que la reunión sea un éxito. Además, durante la preparación, se puede pedir a los empleados que aporten preguntas y/o comentarios anónimos sobre el funcionamiento de la empresa. Este anonimato es atractivo y garantiza que ningún empleado dude en expresar sus verdaderos sentimientos. En otras palabras, es la base de una comunicación bidireccional.

Paso 2: crear una encuesta

Al utilizar una encuesta (en línea), los empleados pueden expresar sus ideas y opiniones sobre la organización de una manera diferente. Además, esta encuesta es totalmente anónima. Por ejemplo, las preguntas pueden referirse al funcionamiento del departamento o de la organización, a posibles mejoras, a sugerencias y a otros temas relacionados con la gestión. De nuevo, el anonimato es importante aquí para obtener respuestas sinceras. Los empleados deben tener libertad para dar respuestas y no sentirse cohibidos por el hecho de que los directivos sabrán inmediatamente su nombre.

Paso 3: recogida de datos

Durante esta fase, se recogen todos los datos y preguntas de los pasos 1 y 2 y se integran en la agenda de la reunión. Hay que tener en cuenta que es esencial que se devuelvan todas las preguntas y los comentarios. De lo contrario, se perderá la credibilidad de los empleados. Las preguntas que no puedan responderse directamente durante la reunión empresarial del ayuntamiento pueden debatirse en otro momento.

Paso 4: lista de acciones

Después de debatir los puntos del orden del día, sin duda habrá varias acciones que deberán llevarse a cabo. Al situarlas en un calendario realista, la dirección demuestra su compromiso con las promesas. Esto no hará más que animar a los empleados. La organización los tomará en serio, por lo que seguirán contribuyendo activamente. Mediante una reunión municipal, una organización demuestra que está comprometida y dispuesta a comunicarse con los empleados de forma abierta y honesta.

Condiciones previas

Para que la reunión municipal sea lo más eficaz posible, hay que tener en cuenta una serie de condiciones previas importantes. En primer lugar, está la presentación en PowerPoint. Si se mantiene el número de diapositivas y la cantidad de texto por diapositiva al mínimo, la audiencia no se aburrirá y los empleados conocerán el tema exacto de discusión. En segundo lugar, es conveniente mantener el contacto con el público. Un directivo que se apoya demasiado en las diapositivas perderá el contacto visual. Además, también se recomienda alternar los temas más pesados con los más ligeros, de modo que se cree un equilibrio y los empleados sigan participando.

Al contar con la participación del mayor número posible de directivos en la Town Hall Meeting, una empresa puede transmitir una señal positiva a los empleados. Aunque algunos de ellos no participen directamente en la presentación, permite la oportunidad de discutir asuntos con los empleados con total transparencia. Como resultado, todos contribuirán a la reunión.

Es tu turno

¿Qué opinas? Has oído hablar alguna vez de una reunión del Ayuntamiento? ¿Reconoces la explicación práctica o tienes más sugerencias? ¿Cuáles son tus factores de éxito para estimular el compromiso de los empleados?

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Más información

1. Hanson, C. M. (2003). La promesa de la universidad de la democracia: La reunión del ayuntamiento como método de enseñanza. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., &Brigham, S. (2002). Taking democracy to scale: Creating a town hall meeting for the twenty-first century. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). La comunicación presidencial como forma cultural: The town hall meeting. Politics, discourse, and American society: new agendas, 173-92.

Cómo citar este artículo:
Mulder, P. (2018). Reunión en el ayuntamiento. Recuperado de ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

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