Como propietario de una pequeña empresa, usted se preocupa por sus trabajadores. Protegerlos en el trabajo es una de sus principales prioridades. Esa es una de las razones por las que debe conocer los códigos de compensación de los trabajadores correctos de su negocio.

Definición de los códigos de compensación de los trabajadores

Los códigos de compensación de los trabajadores son códigos de tres o cuatro dígitos que las compañías de seguros utilizan para estimar las tarifas en función del nivel de riesgo del trabajo que realizan los empleados. También conocidos como códigos de clase, son mantenidos por el Consejo Nacional de Seguros de Compensación (NCCI, por sus siglas en inglés), una organización independiente que reúne y analiza datos sobre los seguros de compensación de los trabajadores.

El NCCI establece y mantiene los códigos de compensación de los trabajadores para cientos de miles de empresas en todo Estados Unidos. Además, algunos estados tienen oficinas de calificación que cuentan con sus propios conjuntos de códigos de compensación laboral. Este mapa estatal del NCCI muestra los estados que han designado al NCCI como su organización de calificación y estadística autorizada.

¿Es usted nuevo en el mundo del seguro de compensación de trabajadores? Lea nuestra guía del propietario de la pequeña empresa sobre la compensación de los trabajadores para aprender todo lo básico antes de sumergirse en los códigos de comp.

¿Cómo se utilizan los códigos de compensación laboral?

Los códigos de comp o códigos de clase identifican el tipo de trabajo que realiza un empleado. Cada código es utilizado por las aseguradoras para estimar los riesgos asociados a determinadas tareas. Por ejemplo, un empleado administrativo que trabaja frente a un ordenador (es decir, el código de clase 8810) corre menos riesgo de sufrir lesiones que un carpintero que trabaja en los niveles superiores de los edificios (es decir, el código de clase 5403).

Como hay menos riesgo asociado a un trabajo de oficina en comparación con un trabajo en una obra, a la empresa le cuesta menos asegurar al trabajador administrativo. En este caso, el código de clase 8810 está asociado a una tarifa menos costosa que el código de clase 5403.

Para entender qué tarifas de indemnización se asocian a cada código de compensación laboral, puede acceder a este útil directorio.

¿Los códigos de comp repercuten en los costes del seguro?

Los trabajos más arriesgados conllevan primas más altas. Por eso, los códigos de clase de los trabajadores son una parte importante de la fórmula que utilizan las aseguradoras para estimar cuánto costará el seguro de compensación de una empresa.

Hay cuatro factores principales que los propietarios de pequeñas empresas deben tener en cuenta al formular el costo de su cobertura de compensación de los trabajadores:

• Localización – El estado en el que el empleado está trabajando

• Tipo de trabajo – También conocido como el código de compensación de los trabajadores

• Nómina – El tamaño de la plantilla total de la empresa

• Historial de siniestros – Un factor de modificación de la experiencia

Cada uno de los factores anteriores ayudará a determinar la tarifa de su seguro de compensación de trabajadores, que puede variar en cualquier lugar de $ 0.57 en Texas a 2,32 dólares en Alaska por cada 100 dólares de nómina cubierta. Aprenda más sobre el costo del seguro de compensación de los trabajadores.

¿Cómo encontrar los códigos de compensación correctos para sus empleados?

Como empleador, usted tiene ciertas obligaciones bajo las leyes de compensación de trabajadores en su estado. Usted debe informar con precisión los tipos de tareas de trabajo que sus empleados realizan. Por lo tanto, es fundamental que utilice un código de compensación de trabajadores preciso para categorizar a cada empleado.

Una codificación incorrecta o incompleta puede ser un error costoso. Las inexactitudes en la codificación se descubrirán durante las auditorías anuales del seguro y los propietarios de las empresas serán responsables de compensar la diferencia financiera. Además, la falsificación deliberada de los códigos de compensación se considera fraude y puede dar lugar a multas, o incluso tiempo de prisión.

Asegúrese de tomar el tiempo para asignar a los empleados con los códigos correctos de compensación de trabajadores. Tenga en cuenta que los trabajadores que tienen múltiples funciones pueden necesitar tener cada uno un código dividido. Además, recuerde que cuando las responsabilidades de un empleado cambian, sus códigos comp pueden necesitar ser ajustados también.

¿No está seguro de dónde encontrar el código de compensación laboral correcto? Póngase en contacto con el departamento de seguros de su estado o revise la lista de los requisitos de compensación de los trabajadores de cada estado. Además, es posible que desee invertir en el manual NCCI para encontrar los códigos de comp más precisos para sus empleados.

Tengo mis códigos de compensación de trabajadores. ¿Y ahora qué?

Después de identificar los códigos de compensación de trabajadores para todos sus empleados, el siguiente paso es determinar de dónde obtendrá su seguro de compensación. Como propietario de una pequeña empresa, usted tiene un número de opciones.

En algunos estados (como Dakota del Norte, Ohio, Washington y Wyoming), su única opción es obtener un seguro de compensación para trabajadores de un programa financiado por el estado. En otros estados (como California, Nueva York y Texas), puede adquirir la cobertura de compensación de los trabajadores de proveedores de seguros privados, así como del programa financiado por el estado.

Muchos estados también ofrecen seguros autofinanciados. Esto significa que, como propietario de la empresa, usted asumiría todo el riesgo y pagaría de su bolsillo cualquier lesión en el lugar de trabajo. Sin embargo, para estar autoasegurado, debe presentar una solicitud, cumplir con ciertos umbrales financieros y ser aprobado por la junta de compensación de los trabajadores de su estado.

Para la mayoría de los propietarios de negocios, recibir un seguro de compensación de un proveedor experimentado es la mejor opción. Además de sus códigos de compensación de los trabajadores, también necesitará lo siguiente al solicitar una cotización de un proveedor de seguros:

• Nombre y descripción de su negocio
• Número de identificación federal del empleador (FEIN) o número de seguridad social (SSN)
• Estructura empresarial, como sociedad de responsabilidad limitada (LLC), corporación, o sociedad
• La fecha en la que desea comenzar la cobertura
• Ubicación(es) de la empresa
• Número de ubicación(es)
• Número de empleados
• Nómina anual basada en la ubicación y el tipo de trabajo
• Historia de reclamaciones de compensación de trabajadores (también llamada experiencia de pérdidas)

Su historial de reclamaciones de compensación de trabajadores es un elemento importante, ya que le indicará a la aseguradora la frecuencia con la que sus empleados reclaman lesiones, el riesgo asociado a cada función y la precisión de sus códigos de compensación laboral. Asegúrese de que entiende perfectamente las reclamaciones de indemnización de los trabajadores cuando solicite su seguro de compensación.

Es fácil solicitar un presupuesto en línea a través de un ordenador de sobremesa o un smartphone. Usted será contactado por el proveedor a través de correo electrónico o teléfono para cualquier información de seguimiento que se necesita después de aplicar. Su proveedor de seguros entonces enviará su solicitud de compensación de trabajadores a un suscriptor.

Si la aprueban, recibirá el presupuesto de su póliza de compensación de trabajadores. A partir de ahí, sólo tiene que firmarlo para iniciar la póliza, obtener cobertura para su equipo y proteger su pequeña empresa.

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